Of, hoe stuur je vijf totaal verschillende lezers met precies dezelfde feiten richting een softwarebesluit?
Stel. Je onderzoekt nieuwe software. De feiten liggen vast. Alleen de lezer verschilt. De e CEO wil snelheid. De CFO wil zekerheid. Het team wil houvast. Het bestuur wil risicobeheersing. De externe stakeholder wil vertrouwen.
Met stijlwissels stuur je ieders aandacht met exact dezelfde inhoud. Geen ruis. Wel impact.
Met stijlwissels laat je dezelfde inhoud landen bij ieder publiek. Kort. Helder. Doelgericht.
De feiten liggen vast
- Project: keuze en aanschaf nieuwe software voor recruitment en rapportage
- Doel: livegang op 1 februari
- Status: twee leveranciers getest, A en B
- Resultaat pilot: doorlooptijd vacatures −28 procent, rapportage in 2 minuten, tevredenheid team 8,4
- KPI’s: implementatie ≤ 30 dagen, CTO ≤ € 24.000 per jaar, uptime ≥ 99,9 procent
- Kosteninschatting: A € 1.900 p maand all in, B € 1.450 p maand plus add-ons
- Risico: datamigratie en verwerkersovereenkomst nog niet bevestigd
- Besluit nodig: keuze leverancier en budgetplafond vóór vrijdag 12.00
Vijf keer dezelfde feiten, vijf keer een andere toon
1. CEO versie. Snel. Besluitgericht.
We kunnen op 1 februari live met leverancier A of B. In de pilot verkorten we de doorlooptijd met 28 procent en rapporteren we in 2 minuten. Het team waardeert dit met 8,4. Voorwaarde is akkoord op datamigratie en de verwerkersovereenkomst. Mijn voorstel. Kies vandaag voor A. All in, geen verrassingen, en we halen de datum. Ik regel de handtekeningen en start maandag met implementatie.
2. CFO versie. CTO. Rendement. Risico.
CTO onder de grens blijft haalbaar. A kost € 1.900 per maand all in. B is € 1.450 per maand maar vereist add-ons, waardoor de realistische CTO gelijk of hoger is. Pilotresultaat levert 28 procent tijdwinst op, goed voor circa 22 uur managementtijd per maand. Break-even binnen 4 tot 6 maanden. Grootste risico is datamigratie. Mitigatie is een schriftelijke migratiegarantie en een exit-clausule in de verwerkersovereenkomst. Besluit gevraagd: keuze A of B en budgetplafond vandaag.
3. Team update. Actie. Eigenaarschap. Ritme.
Doel blijft live op 1 februari. Vandaag maakt Lisa de datamigratielijst af. Mark plant twee configuratiesessies. Ik finaliseer de rapportagesjablonen. Voorwaarde is keuze leverancier. Zodra die binnen is, starten we maandag met onboarding. Iedereen werkt in het implementatielog. We sluiten om 16.45 met besluiten en volgende stappen.
4. Bestuursnotitie. Compliance. Continuïteit. Beheersing.
Risico. Migratie van kandidaatdata en verwerkersovereenkomst nog niet bevestigd. Impact. Vertraging en compliance-risico. Kans. Gemiddeld. Maatregel. Vooraf een migratieplan met testbatch, DPIA en auditlog toestaan. Contractueel uptime 99,9 procent en exit-clausule op data-teruggave. Plan B. Gefaseerd live met kritieke modules, rest in week 2. Besluit gevraagd. Keuze leverancier en akkoord op contractvoorwaarden.
5. Leveranciersbericht. Transparant. Concreet. Duidelijke verwachtingen.
Dank voor de pilots. We zijn klaar om te beslissen. Voor livegang op 1 februari hebben we nog drie bevestigingen nodig. Een gemigreerde testbatch met testrapport, een verwerkersovereenkomst met exit-clausule en een planning met twee configuratiesessies volgende week. Na bevestiging ontvangen jullie dezelfde dag het formele akkoord.
Doordat jij dit proces aanstuurt
- Krijgt iedereen precies wat hij nodig heeft om te besluiten of te handelen.
- Wordt de keuze versneld zonder nieuwe feiten te verzinnen.
- Voorkom je ruis tussen directie, financiële kolom, operatie en leveranciers.
Zo maak je jouw eigen toon-switchers in zes minuten
➡Leg de feiten vast. Project. Doel. Status. KPI’s. Kosten. Risico. Besluit nodig.
➡Kies je vijf lezers. CEO. CFO. Team. Bestuur. Leverancier.
➡Geef elke versie één doel. Besluit. CTO. Actie. Beheersing. Duidelijkheid.
➡Schrijf per lezer één alinea met een duidelijke slotactie.
➡Hergebruik het sjabloon wekelijks. Feiten erin, toon erop.
Copy-klaar sjabloon voor softwarebesluiten
Feiten
• Project: …
• Doel: …
• Status: …
• Resultaat pilot: …
• KPI’s: …
• Kosteninschatting: …
• Risico: …
• Besluit nodig: …
CEO: We kunnen … Pilot laat … Team … Voorwaarde … Voorstel … Start …
CFO: CTO … Vergelijking A vs B … Effect op uren en break-even … Risico … Mitigatie … Besluit …
Team: Doel … Vandaag doet … Voorwaarde … Start … Log … Afsluitmoment …
Bestuur: Risico … Impact … Kans … Maatregel … Plan B … Besluit gevraagd …
Leverancier: Dank … We beslissen … Nog nodig voor akkoord … Na bevestiging volgt …
Meer van dit soort vergader- en project-weetjes? https://paonline.nl/pa-ai/