PA Online Gratis download voor PA & EA
Gratis praktijktool

Het besluitvormingsprotocolvoor de PA

Jij regisseert het overleg. Dit protocol geeft je een kant-en-klaar systeem voor elk overleg dat je organiseert. Vóór, tijdens en erna. Direct toepasbaar vanaf de volgende vergadering.

Meer over Vergader-Mastery
1
A4
Eén overzichtelijk formulier. Niet meer dan je nodig hebt. Uitprintbaar of digitaal invulbaar.
3
Momenten
Vóór het overleg, tijdens het overleg en erna. De drie momenten waarop jij het verschil maakt.
0
Theorie
Geen abstracte modellen. Alleen wat je morgen direct kunt gebruiken in je volgende vergadering.
Eigenaarschap in vergaderingen
Het probleem
Besluiten verdampen als niemand eigenaarschap heeft
PA in actie
De oplossing
De PA die de structuur neerlegt vóór het overleg begint
Het protocol in drie fasen

Van voorbereidingnaar geborgd besluit

Vergaderingen mislukken niet tijdens het overleg. Ze mislukken ervoor. Dit protocol geeft je controle over alle drie de momenten die bepalen of een vergadering iets oplevert.

01
Voor het overleg
Voorbereiding die richting geeft
Beslisvraag per agendapunt Elk punt op de agenda heeft één concrete vraag die beantwoord moet worden. Geen vraag? Dan hoeft het punt er niet op.
Deelnemers bevestigd en voorbereid Alleen de mensen die nodig zijn voor de besluiten zijn uitgenodigd. De pre-read is kort, concreet en op tijd verstuurd.
Tijden per agendapunt vastgelegd Elk punt heeft een vaste tijdsgrens. Jij bewaakt de klok en meldt twee minuten voor het verstrijken van de tijd.
Eindtijd en doel gecommuniceerd Iedereen weet voor aanvang hoe laat het overleg eindigt en wat er aan het einde besloten moet zijn.
02
Tijdens het overleg
Besluitvorming die niet vervliegt
Besluit helder geformuleerd Elk agendapunt sluit je af met een concreet besluit in één zin. Niet "we bespreken dit verder", maar "we besluiten X".
Eigenaar aangewezen per actie Elke actie heeft één persoon die verantwoordelijk is. Niet een team, niet "iedereen". Eén naam.
Deadline vastgelegd Geen actie zonder datum. "Zo snel mogelijk" is geen deadline. Een datum wel.
Samenvatting uitgesproken voor afsluiting Jij vat aan het einde van elk punt samen: wat is besloten, wie doet wat en wanneer. Iedereen bevestigt.
03
Na het overleg
Opvolging die uitvoerbaar is
Besluitenlijst verstuurd binnen 24 uur Geen uitgebreide notulen, maar een kort besluit-first verslag. Besluiten, acties, eigenaren en deadlines. Alles op één pagina.
Acties geborgd in systeem Elke actie staat in het systeem dat de organisatie gebruikt. Niet in e-mail. Niet in een apart document. In het systeem.
Follow-up moment ingepland Voor acties met een langere doorlooptijd plan je een tussentijds check-in. Zo voorkom je dat besluiten verdampen voor de volgende vergadering.
PA aan het werk

"De PA die dit protocol gebruikt, geeft haar directeur tijd terug.
En zichzelf zichtbaarheid."

Wat verandert erals je dit gebruikt?

Vergaderingen eindigen niet meer met vage afspraken. Ze eindigen met een besluit, een naam en een datum.

Acties worden opgepakt omdat er een eigenaar is. De volgende vergadering begint niet met herhaling maar met voortgang.

En jij bent niet langer de notulist. Je bent de regisseur van de besluitvorming.

Sectie 2: tijdens het overleg

Agendapunt
Beslissing Q3 budget
Beslisvraag
Goedkeuren of terugsturen?
Besluit
Goedgekeurd, max €45.000
Eigenaar
M. de Vries (CFO)
Actie
Opdracht verstrekken leverancier
Deadline
15 mei 2026
Samenvatting uitgesproken
✓ Bevestigd door voorzitter
De PA die eigenaarschap bewaakt, geeft haar directeur zijn agenda terug. En daarmee zijn functie.

Van vergaderCULTUUR naar vergaderSTRUCTUUR

Het besluitvormingsprotocol is de instap. Vergader-Mastery is de verdieping. Zeven praktische lessen waarmee jij de vergaderstructuur in jouw organisatie definitief verandert.

Meer over Vergader-Mastery
Franziska Szabo, PA Online
Over Franziska Szabo

Vijftien jaar boardroom.
Ze zag het dagelijks.

Franziska werkte als international C-suite PA voor toonaangevende organisaties. Ze zat aan tafel bij de besluitvorming. Ze zag wat er niet besloten werd. En ze zag wat dat kostte.

Het besluitvormingsprotocol is gebouwd op die vijftien jaar ervaring. Niet op theorie. Op elke vergadering waarbij een besluit verdampte, een actie bleef liggen of een eigenaar ontbrak.

In 2000 richtte ze PA Online BV op. Sindsdien plaatste ze honderden PA's en EA's bij organisaties die begrijpen wat goede ondersteuning op directieniveau oplevert.

Klaar om de regisseur te worden van elk overleg?

Download het besluitvormingsprotocol gratis. Direct toepasbaar. Geen verplichtingen.