T.b.v. VNG Realisatie in Den Haag zoeken wij een (Project)secretaresse ter ondersteuning van manager Proberen en project(en). Het betreft een tijdelijke opdracht op basis van inhuur (geen ZZP).

Specifieke gegevens opdracht:

Plaats tewerkstelling Den Haag
Gewenste startdatum 25 oktober 2021
Einddatum 31 december 2021
Optie tot verlenging In overleg (telkens voor drie maanden). De maximale duur van dit contract is 36 maanden.
Aantal uur per week Maximaal 36 uur per week.

Uitvraag

Dit betreft een vervangende aanvraag voor een opdracht die drie jaar geleden via een
aanbesteding is ingevuld.

Voorgenomen planning
Uiterste datum voorstellen kandidaten: 12 oktober 2021, 12:00 uur
Geplande datum eerste gesprek 20 oktober 2021, 9.00 tot 12.00 uur.
Eventueel tweede gesprek 25 oktober 2021, 13.00 tot 14.00 uur.

Over VNG Realisatie

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werkt aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door het actief participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, daar samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.

Zo draagt VNG Realisatie bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
Verbeteren van de dienstverlening;
Een efficiënte en wendbare organisatie;
Anticiperen op de toekomst.

Over Bedrijfsvoering

Het basisteam bedrijfsvoering ondersteunt de VNG Realisatie organisatie. Dit betreft secretariële ondersteuning, projectsecretariaat, personeelsbeleid, kwaliteitsborging, communicatie en financiën. Doelstelling is om de medewerkers van VNG Realisatie zodanig te ontzorgen dat ze zich optimaal kunnen richten op de dienstverlening aan gemeenten.
Het secretariaat bestaat uit manager secretariaat, vier lijnsecretaresses, twee projectondersteuners en een algemene medewerker secretariaat.

Over project GBI en GIBIT

GBI (4 uur)

Om de dienstverlening op het gebied van inkomenszekerheid te verbeteren, nemen gemeenten samen het initiatief om op basis van ervaringen goede oplossingen te bedenken die snel en eenvoudig toepasbaar zijn. Eerst worden deze toepassingen door koplopergemeenten beproeft en waar nodig verbeterd, daarna kunnen andere gemeenten de toepassing ook gebruiken. Door gezamenlijk op te trekken binnen het inkomensdomein wordt bijgedragen aan een betere en gepersonaliseerde dienstverlening en efficiëntere processen. Op dit moment wordt gewerkt aan de processen rondom Bbz, IIT, ALO en terug-en invordering.

GGB (8 uur)

Het Gemeentelijk Geo-Beraad, kortweg het GGB, is het intergemeentelijk en interbestuurlijk kennisplatform op het gebied van vastgoed-, WOZ- en geo-informatie. In 2011 hebben de VNG, DataLand en gemeenten het GGB opgericht om (geo-)managers van gemeenten de gelegenheid te geven invloed uit te oefenen op de ontwikkelingen en beleidsvoornemens op het gebied van vastgoed-, WOZ- en geo-informatie en gemeentelijke bestuurders te ondersteunen bij het komen tot een gezamenlijk advies op dit gebied.

De doelstellingen van het GGB zijn dan ook:

  1. Optimale kennisinteractie en standpuntbepaling tussen VNG en gemeenten;
  2. Gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen;
  3. Verzorgen van actuele communicatie.

Omschrijving van de opdracht

Het doel van de inzet van (project)ondersteuning is dat werkzaamheden van secretariële- administratieve-, organisatorische- en planmatige aard worden uitgevoerd ter ondersteuning van basisteam Proberen en projecten bij VNG Realisatie.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

  • Proactief beheer (signaleren, acties uitzetten en voorbereidend werk) van de mailbox van de manager;
  • Prioriteren van de mails en waar mogelijk ook zelfstandig afhandelen. Daarmee inhoudelijk ondersteunen in de mailafhandeling zodat de betreffende manager de meest prioritaire zaken krijgt voorgelegd;
  • Beheren van een complexe agenda van de manager;
  • Het organiseren van bijeenkomsten en overleggen, zorgdragen voor het tijdig klaarzetten (tevens in Ibabs) van presentaties, op- en afbouw van vergaderruimten/locaties;
  • Voorbereiding, deelneming en verslaglegging van vergaderingen;
  • Acties bijhouden en bewaken van lopende activiteiten;
  • Het ondersteunen van basisteamleden en hen attenderen op momenten dat activiteiten starten, onderhoud vergen of afgerond kunnen worden (procesondersteuning);
  • Archiveren van (digitale) documenten;
  • Aanmelden en ontvangen van bezoekers;
  • Onderhouden van telefonische contacten met gemeenten, leveranciers, etc.;
  • Ondersteunen van collega’s op het secretariaat.

Resultaat van de opdracht

De (project)secretaresse werkt met meerdere collega’s aan de Realisatie van resultaten bij VNG Realisatie. Daarnaast is de (project)secretaresse dienstbaar, ontzorgd, jaagt na en weet zijn of haar plaats in de dynamiek van alledag. Bijeenkomsten zijn tiptop in orde, de administratie is op orde, publicaties op tijd en afgestemd met communicatie en collega’s voelen zich gesteund, begrepen en geholpen. Geen werk is te veel en er zijn weinig woorden benodigd.

Eisen

Je voldoet volledig aan de eisen en wensen, kennis en expertise zoals hier(onder) vermeld.

Kennis en expertise

  • Afgeronde secretariële MBO- opleiding niveau 4
  • Minimaal 2 jaar ervaring op MBO werk- en denkniveau
  • Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in vergelijkbare functie, blijkend uit CV/ motivatiebrief.
  • Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie in een bestuurlijke omgeving, bijv. koepelorganisatie, middelgrote tot grote gemeente;
  • Minimaal 2 jaar ervaring met het Microsoft-Officepakket (Word, Excel, PowerPoint en Outlook);
  • Minimaal 2 jaar ervaring met het beheer van mailboxen;
  • Minimaal 2 jaar ervaring met complex agendabeheer;
  • Minimaal 1 jaar ervaring met IBABS;

Competenties

  • Proactief
  • Verbindend
  • Enthousiast
  • Dienstverlenend
  • Resultaatgericht
  • Samenwerkingsgericht
  • Nauwkeurig
  • Zelfstandig
  • Planmatig

Reageren?

Ben jij de Projectsecretaresse die volledig aan het hierbovenstaande voldoet? Zo ja, dan zien wij je uitgebreide CV waaruit dit blijkt met foto en motivatiebrief graag z.s.m. tegemoet; HQ@PAonline.nl.

Graag tot ziens/spreeks!