Tijdelijke opdracht: Secretaris Unit III (aanbesteding verlopen)

Directiesecretaresse bij PA Online

Tijdelijke opdracht: Secretaris Unit III (aanbesteding verlopen)

Het betreft een tijdelijke opdracht: Secretaris Unit III voor een initiële periode van 3 maanden met de mogelijkheid tot verlenging, telkens voor 3 maanden tot maximaal eind 2019. Het betreft een opdracht met een verwachte tijdsbesteding van gemiddeld 32 uur per week.

De beoogde startdatum is/ligt rond 15 augustus 2018. Dit betreft een vervangende aanvraag voor een opdracht die drie jaar geleden via een aanbesteding is ingevuld.

Over VNG Realisatie

VNG Realisatie ondersteunt gemeenten bij het bundelen van kennis en expertise, zodat zij
gezamenlijk hun gemeentelijke uitvoering kunnen verbeteren. De ontwikkelingen in de
informatiesamenleving vragen in toenemende mate om kennis en flexibiliteit van de gemeentelijke
organisatie. Ook is in de gemeentelijke dienstverlening een groot deel van de uitvoering in potentie
gelijk voor alle gemeenten. Daarom willen gemeenten meer als collectief optrekken. Het
gezamenlijk organiseren en invullen van gemeentelijke uitvoering leidt tot betere dienstverlening
voor inwoners en bedrijven en tot een meer efficiënte inzet van middelen. VNG Realisatie is een
volledige dochter BV van VNG Diensten B.V. VNG is volledig eigenaar van VNG-Diensten B.V. Beide
handelen exclusief in opdracht van Nederlandse gemeenten. VNG en VNG Realisatie hebben beide
geen winstoogmerk.

Over de Unit Innovatie, Impactanalyse en Implementatie-ondersteuning

De secretaris werkt binnen de unit Innovatie, Impactanalyse en Implementatie-ondersteuning
(hierna unit III). De unit III is één van de zes onderdelen van VNG Realisatie en bestaat op dit
moment uit drie teams: team Innovatie, team Impactanalyse en team Implementatie. De unit
ondersteunt gemeenten bij de realisatie van gemeentelijke vernieuwing door zoveel mogelijk
belemmeringen voor opschaling en implementatie weg te nemen. Daarnaast inventariseert de unit
nieuwe innovaties en goede voorbeelden, duidt deze en deelt de opgedane expertise in een
netwerk met koepels en ketenpartners. Vanuit de unit III ondersteunen we gemeenten bij het in
gebruik nemen van collectieve voorzieningen, innovaties en producten via www.vngrealisatie.nl en
bundelen we gemeentelijke uitvoeringskracht.

Doel van de opdracht

De unit realiseert projecten op het gebied van innovatie, impactanalyse en implementatie. Elk van
deze projecten ondersteunt de veranderende rol van gemeenten in de informatiesamenleving. De
secretaris is de ondersteunende schakel tussen de verschillende teams binnen de unit en vervult
daarnaast een schakelrol binnen de teams. Een voorbeeld van dit laatste, is het zijn van een
schakel tussen het team implementatie en de accountmanagers. De secretaris denkt proactief mee
en ondersteunt de unit in de breedste zin van het woord.

Verantwoordelijkheden en resultaatgebieden

Is verantwoordelijk voor een goede facilitering, planning en organisatie van de werkzaamheden van verschillende medewerkers binnen de unit;
­ Vertaalt signalen en ideeën naar oplossingsrichtingen en vernieuwingsvoorstellen;
­ Stemt af met in- en externe gesprekspartners om te komen tot gedragen doelstellingen;
­ Organiseren en plannen van bijeenkomsten zoals regiobijeenkomsten van gemeenten en begeleidingsgroepen van impactanalyses;
­ Verslagleggen en ondersteunen in rapportages;
­ Behandelen van verschillende vragen van verschillende personen;
­ Zorgt voor adequate beantwoording en verzameling van vragen.

Kennis- en ervaringsvereisten

HBO werk- en denkniveau;
­ Inhoudelijk goede en actuele kennis (laatste 5 jaar) van de gemeentelijke beleidsterreinen en werkprocessen;
­ Aantoonbare recente (afgelopen 5 jaar) ervaring als inhoudelijk ondersteuner en vraagbaak voor een extern werkend accountteam, interne experts en projectleiding en gemeenten;
­ Aantoonbare werkervaring in het leveren van rapportages en vraagafhandeling in een binnendienstfunctie;
­ Aantoonbare ervaring (laatste 5 jaar) met betrekking tot het structureren en reviewen van teksten;
­ Aantoonbare ervaring (laatste 5 jaar) met betrekking tot het ontwikkelen van handleidingen, FAQ’s en factsheets;
­ Aantoonbaar organiserend vermogen. Je bent in staat bijeenkomsten, zoals regiobijeenkomsten van gemeenten en begeleidingsgroepen van impactanalyses te organiseren en te plannen;
­ Uitgebreide kennis van Excel is een pré.

Houdingaspecten

Klantgericht
­ Accuraat
­ Analytisch
­ Creatief
­ Kwaliteitsgericht
­ Resultaatgericht
­ Initiatiefrijk
­ Samenwerkingsgericht
­ Accuraat
­ Plannen en organiseren
­ Communicatief vaardig (zowel verbaal als schriftelijk)

Vergoeding en meer informatie

Het betreft een tijdelijke functie voor een initiële periode van 3 maanden met een omvang van
gemiddeld 32 uur per week (met een mogelijkheid tot verlenging, telkens met een periode van 3
maanden). De functie is in het functiehuis van VNG Realisatie gewaardeerd in schaal 9 midden.

We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop.

Resultaat van de opdracht

De secretaris moet de ondersteunende schakel zijn tussen verschillende teams binnen de unit en
vervult daarnaast een schakelrol binnen de teams. De secretaris is verantwoordelijk voor een
goede facilitering, planning en organisatie van de werkzaamheden van verschillende medewerkers
binnen de unit.

Procedure

Na sluiting van de reactietermijn wordt een selectie gemaakt. In beginsel worden maximaal drie
kandidaten uitgenodigd voor een gesprek op 10 juli 2018 tussen 9:00 en 12:00 uur. Op basis van
die gesprekken wordt een kandidaat geselecteerd voor een eventueel tweede gesprek.

Interesse?

Ben jij DE ervaren Secretaris met werkervaring binnen gemeenten die wij zoeken? Wil jij deze uitdaging aan? Zo ja, dan zien wij je uitgebreide c.v. met foto en behaalde resultaten graag z.s.m. tegemoet via ons inschrijfformulier en onder vermelding van deze vacature.