Tijdelijke opdracht: Projectsecretaris Beheer ENSIA, 20 uur/week, Den Haag

Online PA via PA Online

Tijdelijke opdracht: Projectsecretaris Beheer ENSIA, 20 uur/week, Den Haag

Het betreft een tijdelijke opdracht op basis van inhuur voor een initiële periode van drie maanden met een mogelijke verlenging, telkens voor drie maanden. De maximale duur van dit contract op
grond van deze aanbesteding is 36 maanden. De omvang is maximaal 20 uur per week, de beoogde startdatum is/ligt rond 1 januari 2019. Dit betreft een nieuwe uitvraag,
momenteel wordt deze functie voor korte termijn onderhands ingevuld.

Over VNG Realisatie.

VNG Realisatie ondersteunt gemeenten bij het bundelen van kennis en expertise, zodat zij gezamenlijk hun gemeentelijke uitvoering kunnen verbeteren. De ontwikkelingen in de
informatiesamenleving vragen in toenemende mate om kennis en flexibiliteit van de gemeentelijke organisatie. Ook is in de gemeentelijke dienstverlening een groot deel van
de uitvoering in potentie gelijk voor alle gemeenten. Daarom willen gemeenten meer als collectief optrekken. Het gezamenlijk organiseren en invullen van gemeentelijke
uitvoering leidt tot betere dienstverlening voor inwoners en bedrijven en tot een meer efficiënte inzet van middelen. VNG Realisatie is een volledige dochter BV van VNG
Diensten B.V. VNG is volledig eigenaar van VNG-Diensten B.V. Beide handelen exclusief in opdracht van Nederlandse gemeenten. VNG en VNG Realisatie hebben beide geen
winstoogmerk.

Over ENSIA

ENSIA staat voor Eenduidige Normatiek Single Information Audit en betekent eenmalig informatieverstrekking en eenmalige IT-audit. ENSIA heef tot doel het ontwikkelen en
implementeren van een zo effectief en efficiënt mogelijk ingericht verantwoordingsstelsel voor informatieveiligheid gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse
Gemeenten (BIG). ENSIA helpt gemeenten in één keer slim verantwoording af te leggen over informatieveiligheid gebaseerd op de BIG. Uitgangspunt is het horizontale
verantwoordingsproces aan de gemeenteraad. Dit vormt de basis voor het verticale verantwoordingsproces aan de nationale partijen die een rol hebben in het toezicht op
informatieveiligheid. De verantwoordingssystematiek over de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoortuitvoeringsregeling (PUN), Digitale persoonsidentificatie (DigiD),
Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), Basisregistratie Basisregistratie Ondergrond (BRO) en Inkomen (SUWInet) is
samengevoegd en gestroomlijnd. ENSIA is een initiatief van de VNG en de ministeries van BZK (BRP, PUN, BAG, BGT en BRO) en SZW.
In 2019 wordt ENSIA gereedgemaakt voor de verantwoording op basis van de nieuwe overheidsbrede richtlijn Informatieveiligheid de BIO. Het doel voor 2019 is om daarvoor
een pilotomgeving ENSIA te creëren naast de bestaande reguliere verantwoording. In 2020 vindt gemeentelijke verantwoording over informatieveiligheid geheel over de BIO
plaats.

Doel van de opdracht

  • Fungeren als ‘spin in het web’ en sparring partner voor teamleden ENSIA;
  • Bieden van voorbereiding, inhoudelijke en administratieve ondersteuning ten behoeve van diverse ketenoverleggen (regiegroep, partneroverleg, auditcomittee en
    gebruikersoverleg) en werkoverleg team ENSIA;
  • Organiseren van diverse bijeenkomsten en opleidingsdagen, zorg dragen voor de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken;
  • Procesverantwoordelijk voor het beheer van administratie van ENSIA-coördinatoren.

Verantwoordelijkheden en resultaatgebieden

  • Ondersteunen bij de uitvoering en het bewaken van planning, processen en beheerproducten;
  • Signaleren, aankaarten en oppakken van verbeterpunten t.a.v. werkprocessen;
  • Maken van afspraken met collega’s over het uitvoeren, ontwikkelen en beheren van project- en teamprocessen, vergadertools & templates en gebruik van Sharepoint;
  • Organiseren van overleggen (en notuleren daarvan) en bijeenkomsten;
  • Vertalen inhoudelijke discussies, besluiten en gestelde vragen naar concrete acties voor het team (in afstemming en waar mogelijk zelfstandig);
  • Zorgdragen voor een up-to-date administratie ENSIA-coördinatoren;
  • Voorbereiden en bijdragen aan rapportages.

Kennis- en ervaringsvereisten

  • MBO+/HBO denk- en werkniveau;
  • Ervaring (tenminste drie jaar) met het ondersteunen van projectteams en managers;
  • In staat om inhoud te vertalen naar actiepunten en deze, eventueel met behulp van of in overleg met teamleden, te vertalen naar een aanpak, planning etc;
  • Ruime ervaring met het MS office pakket en daarbinnen veel ervaring met het werken met Excel;
  • Aantoonbare ervaring met het organiseren van bijeenkomsten voor meer dan 20 personen uit verschillende organisaties;
  • Ruime ervaring met het notuleren van complexe inhoudelijke bijeenkomsten en kan deze vertalen naar gedragen beslispunten en acties;
  • Ervaring met de gemeentelijke organisatie en bedrijfsvoering is een pré;
  • Kennis van informatiebeveiliging en verantwoording is een pré.

Houdingaspecten

  • Dienstverlenend;
  • Klantgericht;
  • Resultaatgericht;
  • Samenwerkingsgericht;
  • Praktisch;
  • Omgevingsbewust;
  • Pro-actief;
  • Zelfstandig.

Meer informatie

Het betreft een tijdelijke opdracht voor een periode tot 31 maart 2019 met een omvang van maximaal 20 uur per week (met een mogelijkheid tot verlenging, telkens voor maximaal drie maanden. De maximale duur van dit contract op grond van deze aanbesteding is 36 maanden.). De standplaats voor deze opdracht is Den Haag. We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop.

Resultaat van de opdracht

  • Betrouwbare en goede ondersteuning van verschillende projecten en processen in team ENSIA.
  • Team en manager zijn ontzorgd op gebied van (inhoudelijke) voorbereiding, organisatie, logistiek en rapportage.
  • Waar mogelijk verbeterde werk- en beheerprocessen.
  • Tevreden stakeholders en gemeenten over de door ENSIA georganiseerde bijeenkomsten.
  • Zorgvuldige follow up van acties.

Procedure

Na sluiting van de reactietermijn wordt een selectie gemaakt. In beginsel worden maximaal drie kandidaten uitgenodigd voor een gesprek op 12 december 2018, tussen 14:00 – 17:00 uur. Op basis van die gesprekken wordt een kandidaat geselecteerd voor een eventueel tweede gesprek.

Interesse?

Ben je ervaren Projectsecretaris in het publieke domein? Voldoe je aan de wensen en eisen als hierboven gesteld? Ben je z.s.m. beschikbaar? Zo ja, dan zien wij je uitgebreide CV met foto en behaalde resultaten graag snel tegemoet via ons inschrijfformulier en onder vermelding van deze vacature.