Tijdelijke opdracht: Projectsecretaresse, 16 h/wk, Den Haag (wordt al ingevuld)

PA Online's Office Manager, the allround support in your office

Tijdelijke opdracht: Projectsecretaresse, 16 h/wk, Den Haag (wordt al ingevuld)

Het betreft een tijdelijke opdracht op basis van inhuur voor een initiële periode van 3 maanden met een mogelijke verlenging, telkens voor drie maanden. De maximale duur van dit contract op grond van deze aanbesteding is 36 maanden. De omvang is maximaal 16 uur per week, de beoogde startdatum is/ligt rond 16 april 2018.

Over VNG Realisatie

In de gemeentelijke dienstverlening is een groot deel van de uitvoering in potentie gelijk
voor alle gemeenten. Denk aan het aanvragen van identiteitsbewijzen, de voorzieningen
voor telecommunicatie en het vastleggen van raadsinformatie. Tegelijkertijd vragen de
ontwikkelingen in de informatiesamenleving in toenemende mate om kennis en
flexibiliteit van de gemeentelijke organisatie, die moeilijk binnen één gemeente is te
verzamelen.

VNG Realisatie ondersteunt gemeenten bij het bundelen van deze kennis zodat zij
gezamenlijk hun gemeentelijke uitvoering kunnen verbeteren. De nadruk van VNG
Realisatie ligt nu nog met name in het informatiedomein, maar zal zich de komende tijd
steeds meer richten op andere typen vraagstukken in de gemeentelijke uitvoering.

Over de te ondersteunen projecten

Werk en Inkomen:

Het Digitaal Klantdossier wordt gebruikt door gemeenten, SVB, UWV en diverse andere
overheidsinstellingen binnen de sociale sector om gegevens over werkzoekenden en
uitkeringsgerechtigden bij te houden en met elkaar te delen. Het dossier dient ertoe om
professionals binnen de keten Werk en Inkomen toegang te geven tot alle digitale
gegevens die relevant zijn voor de werkzaamheden van deze instellingen. Er is nog werk
blijven liggen op het gebied van de gegevensuitwisseling tussen gemeenten en
ketenpartners en er is nadere analyse nodig om tot oplossingen te komen. Het huidige
stelsel vereist onderhoud om de gegevensuitwisseling in de keten goed te laten verlopen.

Toekomstige Gegevensuitwisseling SUWI 2018:

Dit is een vervolg op het project Toekomst Gegevensuitwisseling Werk en Inkomen van
2017. Na analyse van een groot aantal burgerregie/gegevensuitwisseling rapporten is
door alle deelnemers (vanuit UWV, BKWI, SVB, Inlichtingenbureau, VNG, Divosa, VNG
Realisatie) geconstateerd dat de verschillende actielijnen een zodanig sterke samenhang
kennen dat een meer integrale aanpak beter past om tot samenhangende keuzes te
komen en van het programma een succes te maken. Door middel van klantreizen zullen
praktijk cases worden uitgewerkt die aansluiten bij de live-events van een burger in de
keten van Werk en Inkomen. Op basis van de praktijk cases worden prototypes
gerealiseerd om samen met alle stakeholders (eerder genoemd) te bepalen op welke
wijze de toekomstige gegevensuitwisseling Werk en Inkomen vorm kan krijgen vanuit
een cliënt perspectief.

Doel van de opdracht

De ondersteuner beheert de inbox en de agenda van de projectmanager, is zijn vaste
aanspreekpunt en voelt feilloos aan waar de urgentie zit en waar de behoefte is. Hij/zij is
eerste aanspreekpunt voor de medewerkers van het project m.b.t.
ondersteuningswerkzaamheden, beheert de agenda’s, plant vergaderingen in en heeft
telefonisch contact met gemeenten, leveranciers, etc. (incidenteel voorbereiden van
stukken voor de vergadering, notuleren van vergaderingen en andere overleggen indien
de projectmanager dat nodig acht), archiveert (digitaal) documenten, regelt
vergaderruimtes, meldt bezoekers aan en ontvangt bezoekers.

Verantwoordelijkheden en resultaatgebieden

 Zorgvuldig inbox- en agenda beheer van de projectmanager;
 Onderhouden van contacten met gemeenten/ketenpartijen/interne medewerkers etc.;
 Regelen van facilitaire zaken;
 (Helpen) organiseren van bijeenkomsten;
 Verzorgen van de registratie van binnenkomende vragen (via telefoon en e-mail) en
bewaken van de afhandeling daarvan;
 Ad hoc werkzaamheden.

Kennis- en ervaringsvereisten

 MBO werk- en denkniveau, blijkend uit opleiding en ervaring;
 Aantoonbaar (meerjarige) ervaring in een vergelijkbare functie bij een vergelijkbare
werk-/opdrachtgever;
 Aantoonbaar werkzaam geweest bij een gemeente;
 Aantoonbaar werkzaam geweest in een landelijke projectorganisatie;
 Verantwoordelijk geweest voor agenda en inbox van een projectmanager.

Houdingaspecten

 Samenwerkingsgericht
 Kwaliteitsgericht
 Resultaatgericht
 Klantgericht
 Omgevingsbewust
 Enthousiast
 Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk)

Resultaat van de opdracht

 Leveren van bijdrage aan adequate planning van de projecten toekomstige
gegevensuitwisseling en uitvoering werkplan Werk en Inkomen;
 Verantwoordelijk voor goed dossierbeheer van beide projecten;
 Zorgdragen voor integrale afwikkeling van vragen vanuit de verschillende
stakeholders over de beide projecten.

Vergoeding en meer informatie

Het betreft een tijdelijke opdracht voor een periode tot 30 juni 2018 met een omvang
van maximaal 16 uur per week (met een mogelijkheid tot verlenging, telkens voor
maximaal drie maanden tot eind 2020). 

Procedure

Na sluiting van de reactietermijn wordt een selectie gemaakt. In beginsel worden
maximaal drie kandidaten uitgenodigd voor een gesprek op donderdag 12 april tussen
13:00 en 16:00 uur. Op basis van die gesprekken wordt een kandidaat geselecteerd voor
een eventueel tweede gesprek op maandag 16 april tussen 13:00 en 14:00 uur.

Interesse?

Neem dan zo snel mogelijk contact met ons op via ons inschrijfformulier met verzending van je uitgebreide c.v. met foto en behaalde resultaten. Dan nemen wij daarna contact met jou op.