Tijdelijke opdracht: coördinerend directiesecretaresse (kandidaat voorgesteld)

PA via PA Online

Tijdelijke opdracht: coördinerend directiesecretaresse (kandidaat voorgesteld)

Het betreft een tijdelijke opdracht op basis van inhuur voor een initiële periode van drie maanden met een mogelijke verlenging, telkens voor drie maanden. De maximale duur van dit contract op grond van deze aanbesteding is 36 maanden. De omvang is maximaal 36 uur per week, de beoogde startdatum is uiterlijk op 1 juli 2018. Dit betreft een nieuwe uitvraag, momenteel wordt deze functie voor korte termijn onderhands ingevuld.

Over VNG Realisatie

In de gemeentelijke dienstverlening is een groot deel van de uitvoering in potentie gelijk
voor alle gemeenten. Denk aan het aanvragen van identiteitsbewijzen, de voorzieningen
voor telecommunicatie en het vastleggen van raadsinformatie. Tegelijkertijd vragen de
ontwikkelingen in de informatiesamenleving in toenemende mate om kennis en
flexibiliteit van de gemeentelijke organisatie, die moeilijk binnen één gemeente is te
verzamelen.

VNG Realisatie ondersteunt gemeenten bij het bundelen van deze kennis zodat zij
gezamenlijk hun gemeentelijke uitvoering kunnen verbeteren. De nadruk van VNG
Realisatie ligt nu nog met name in het informatiedomein, maar zal zich de komende tijd
steeds meer richten op andere typen vraagstukken in de gemeentelijke uitvoering.

Over de Unit Staf en Ondersteuning

De Unit Staf en Ondersteuning bestaat uit de onderdelen Communicatie,
kwaliteitsmanagement, HRM & Organisatie en secretariaat/officemanagement. Het
secretariaat bestaat uit enkele secretaresses die werken voor en onder aansturing van de
units managers en een directiesecretaresse.

Doel van de opdracht

De directiesecretaresse ondersteunt de algemeen directeur, coördineert de bezetting van
het secretariaat (inzet capaciteit en onderlinge vervanging van de secretaresses) en is
liason tussen VNG-Realisatie en het VNG Bureau voor zaken als inkoop kantoorartikelen,
facilitaire zaken en ICT-ondersteuning (kantoorautomatisering).

Verantwoordelijkheden en resultaatgebieden

 Beheren van een complexe agenda;
 Proactief beheer van de mailbox;
 Onderhouden van telefonische contacten met gemeenten, leveranciers, etc.;
 Incidenteel voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
 Archiveren van (digitale) documenten;
 Regelen van vergaderruimtes;
 Aanmelden en ontvangen van bezoekers;
 Zorg dragen voor beheer kantoorartikelen (inkoop via VNG-Bureau);
 Eerste aanspreekpunt binnen VNG Realisatie m.b.t. kantoorautomatisering en facilitaire zaken;
 Zorg dragen voor het onderhouden van contacten/vertegenwoordiging (belangenbehartiging en afstemming) van VNG Realisatie bij overleggen over kantoorautomatisering en facilitaire zaken;
 Zorg dragen voor de communicatie over ontwikkelingen rond kantoorautomatisering en facilitaire zaken naar de medewerkers van VNG Realisatie.

Coördinatie:

 Plant en verdeelt de werkzaamheden en verzorgt de afstemming;
 Bewaakt, borgt en toetst voortgang van de werkzaamheden;
 Treedt op als vraagbaak en klankbord voor de medewerkers van het secretariaat;
 Verzorgt de vakinhoudelijke ondersteuning van medewerkers bij de uitvoering van de werkzaamheden;
 Is informant bij gesprekken in het kader van het functioneren.

Kennis- en ervaringsvereisten

 HBO werk- en denkniveau, blijkend uit opleiding en ervaring;
 Aantoonbare ruime ervaring in een vergelijkbare functie in een bestuurlijke omgeving (bijv. koepelorganisatie, middelgrote tot grote gemeente);
 Ruime ervaring met het beheer van de mailbox van managers;
 Ruime ervaring met agendabeheer;
 Ruime kennis van en ervaring met het complete Microsoft-Officepakket;
 Ervaring met het coördineren van facilitaire zaken in een kleine organisatie;
 Basale kennis van de inrichting van ICT/kantoorautomatisering in organisaties.

Houdingaspecten

 Samenwerkingsgericht
 Kwaliteitsgericht
 Resultaatgericht
 Klantgericht
 Planmatig
 Pro-actief
 Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk)
 Flexibel
 Zelfstandig
 Nauwkeurig

Vergoeding en meer informatie

Het betreft een tijdelijke opdracht voor een periode van drie maanden, met een omvang
van maximaal 36 uur per week (met een mogelijkheid tot verlenging, telkens voor
maximaal drie maanden. De maximale duur van dit contract op grond van deze
aanbesteding is 36 maanden).

We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop.

Resultaat van de opdracht

Goede ondersteuning van de directeur van VNG Realisatie, te allen tijde bereikbaar
secretariaat en goed lopende samenwerking met het VNG Bureau op het terrein van
inkoop kantoorartikelen, kantoorautomatisering en facilitaire zaken.

Procedure

Na sluiting van de reactietermijn wordt een selectie gemaakt. In beginsel worden
maximaal drie kandidaten uitgenodigd voor een gesprek op 24 april van 14:30 tot 16:30 en
25 april van 9:00 tot 11:00 uur. Op basis van die gesprekken wordt een kandidaat
geselecteerd voor een eventueel tweede gesprek.

Interesse in deze tijdelijke opdracht: coördinerend directiesecretaresse, 36 h/wk, Den Haag ?

Voldoe je volledig aan het bovenstaande profiel? Ben jij snel en fulltime beschikbaar? Zo ja, dan zien wij je uitgebreide c.v. met opsomming van werkzaamheden en behaalde resultaten en foto graag z.s.m. via ons inschrijfformulier tegemoet, onder vermelding van deze vacature.