Senior Personal Assistant met flair t.b.v. multinational in Utrecht (ingevuld)

PMO-er via PA Online

Senior Personal Assistant met flair t.b.v. multinational in Utrecht, FT 40 uur per week (ingevuld)

Ben jij een PA met flair die energie krijgt van het ontzorgen van een veeleisende directeur? Ben je gewend om te “ontlasten en zichtbaar onzichtbaar’’ te zijn? Dan zij wij op zoek naar jou.
Onze opdrachtgever is een internationaal opererende organisatie. Wij zijn op zoek naar een professionele en ervaren rechterhand voor de directeur. Wij zoeken een kandidaat die aantoonbaar bewezen heef te beschikken over een groot organisatorisch vermogen, gevraagd en ongevraagd acties weet op te pakken, de voortgang hiervan controleert en zaken ook afrondt.
Het kunnen stellen van prioriteiten en hierover zelfstandig beslissingen kunnen nemen is een vereiste. Proactief en accuraat zijn vaardigheden die wij zoeken. HBO werk- en denkniveau en 15 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie is een eis.
Om succesvol te zijn in deze rol beschikt de kandidaat over een gezonde dosis zelfvertrouwen, relativeringsvermogen, assertiviteit en sensitieve eigenschappen. Werken onder druk is voor jou een uitdaging, je bent het immers gewend. Uiteraard ben je communicatief vaardig en beheers jij de Nederlandse en Engelse taal uitstekend in woord en geschrift.

Werkzaamheden:

  • Als Personal Assistant heb je de taak om de directeur proactief te ondersteunen in de meest ruime zin, waardoor hij op een efficiënte en effectieve manier kan functioneren. In deze verantwoordelijke en zelfstandige rol ben je de rechterhand van de Director;
  • Jij begrijpt wat er gedaan moet worden en neemt waar mogelijk werk uit handen, brengt structuur aan in de dagelijkse gang van zaken, bewaakt en beheert de drukke agenda, plant, coördineert en zorgt voor een adequate follow-up;
  • Beheren en controleren van de informatiestromen, het stellen van prioriteiten en het aanbrengen van structuur in de dag;
  • Het fungeren als eerste aanspreekpunt en het zorgdragen voor de verbindende schakel tussen andere partijen, zowel intern als extern;
  • Het fungeren als rechterhand voor de Director voor zakelijke aangelegenheden;
  • Het bewaken en beheren van een zeer drukke en complexe agenda;
  • Het filteren van e-mail, telefoon en correspondentie en deze zoveel mogelijk zelfstandig afhandelen;
  • Het organiseren en notuleren van onder meer Boardmeetings, zorgdragen voor de juiste stukken, informatie en documentatie;
  • Het bewaken van deadlines en actiepunten;
  • Verantwoordelijk voor alle reguliere secretariële taken;
  • Het bewaken van de opvolging van mailverkeer en afspraken van de Director;
  • Mede organiseren van managementdagen;
  • Bijhouden van diverse rapportages en bestanden;
  • Boeken van lunches, diners, reizen, hotels en eventueel vervoer;
  • Coördineren en afhandelen van facilitaire zaken binnen het kantoor;
  • Beheren van contracten van klanten, leveranciers, onroerend goed e.d.;
  • Prioriteitstelling m.b.t. agendabeheer en het mailverkeer. De juiste inschatting kunnen maken van wat wel en niet belangrijk is;
  • Er wordt verwacht dat je mee- en vooral vooruit denkt en als een professionele sparringpartner van de director kan functioneren;
  • Moet tegengestelde belangen en strijdende prioriteiten met elkaar trachten te verzoenen.
  • Er wordt verwacht dat je inspeelt op onverwachte situaties en ook in hectische situaties het overzicht houdt.

Wij vragen

  • Nederlands is je moedertaal, daarnaast beheers je de Engelse taal uitstekend, goede beheersing van de Duitse taal is een pre;
  • Je bent een sprankelende, zelfstandige, warme en assertieve persoonlijkheid met veel energie;
  • Je bent optimistisch, vrolijk en stressbestendig, daarbij sta je stevig in je schoenen;
  • Je bent een snelle denker die aan 1 woord genoeg heeft en je weet waar je over praat;
  • Je beschikt over een gezonde dosis zelfvertrouwen;
  • Je bent gezond eigenwijs;
  • Je hebt gevoel voor timing, bent tactisch, betrouwbaar, beschikt over ‘Fingerspitzen Gefühl’;
  • Je bent initiatiefrijk en beschikt over inlevingsvermogen;
  • Je hebt een eigen mening;
  • HBO werk- denkniveau;
  • Je bent een PA in hart en ziel met een grote passie voor het vak;
  • Je bent een zeer representatieve, professionele, doortastende en moderne vakvrouw met een flexibele en no-nonsense instelling;
  • Je bent geen mantelpakjes type;
  • Je kunt professioneel anticiperen op situaties, je bent georganiseerd en gestructureerd;
  • Je beschikt over ruime, relevante, succesvolle werkervaring als Personal Assistant;
  • Je bent accuraat, weet het overzicht te behouden en kunt snel schakelen;
  • Je bent in staat een absolute vertrouwensrelatie met je leidinggevenden op te bouwen en te fungeren als klankbord voor hem en anderen in de organisatie;
  • Je denkt mee en vooruit, bent klantgericht, stabiel, accuraat, en goed georganiseerd;
  • Je beschikt over een flexibele instelling / geen 9-5 mentaliteit;
  • Een proactieve, gezonde nieuwsgierige houding evenals inhoudelijke betrokkenheid, eigen initiatief en creativiteit zijn essentiële elementen voor de juiste invulling van deze spilfunctie

Reageren

Ben jij de Sr. PA met flair die helemaal op dit profiel past? Zo ja, dan ontvangen wij graag je uitgebreide c.v. met foto, behaalde resultaten en motivatiebrief aan breda@paonline.nl t.a.v. Marieke. Graag tot ziens!