Secretaresse Unit Managers, interim, 36 h/wk, Den Haag (vervuld)

Executive Assistant @ PA Online

Secretaresse Unit Managers, interim, 36 h/wk, Den Haag (vervuld)

Het betreft een tijdelijke opdracht op basis van inhuur voor een initiële periode van drie maanden met een mogelijke verlenging van drie maanden tot uiterlijk 1 januari 2019. De omvang is maximaal 36 uur per week.

Over VNG Realisatie

In de gemeentelijke dienstverlening is een groot deel van de uitvoering in potentie gelijk voor alle
gemeenten. Denk aan het aanvragen van identiteitsbewijzen, de voorzieningen voor
telecommunicatie en het vastleggen van raadsinformatie. Tegelijkertijd vragen de ontwikkelingen
in de informatiesamenleving in toenemende mate om kennis en flexibiliteit van de gemeentelijke
organisatie, die moeilijk binnen één gemeente is te verzamelen.
VNG Realisatie ondersteunt gemeenten bij het bundelen van deze kennis zodat zij gezamenlijk hun
gemeentelijke uitvoering kunnen verbeteren. De nadruk van VNG Realisatie ligt nu nog met name
in het informatiedomein, maar zal zich de komende tijd steeds meer richten op andere typen
vraagstukken in de gemeentelijke uitvoering.

Over de Unit Staf & Ondersteuning

De unit Staf & Ondersteuning ondersteunt de VNG Realisatie-organisatie. Dit betreft secretariële
ondersteuning, projectsecretariaat, personeelsbeleid, kwaliteitsborging, communicatie en financiën.
Doelstelling is om de medewerkers van VNG Realisatie zodanig te ontzorgen dat ze zich optimaal
kunnen richten op de dienstverlening aan gemeenten.
Het secretariaat bestaat uit de officemanager, vijf lijnsecretaresses en vier projectondersteuners.
Twee casussen maken onderdeel uit van het gesprek.

Doel van de opdracht

Ondersteunen van twee unitmanagers.

Verantwoordelijkheden en resultaatgebieden

Beheren van een complexe agenda’s;
­ Proactief beheer (signaleren, acties uitzetten en voorbereidend werk) van twee mailboxen;
­ Prioriteren van de mails en waar mogelijk ook zelfstandig afhandelen. Daarmee inhoudelijk ondersteunen in de mailafhandeling zodat de betreffende manager de meest prioritaire zaken krijgt voorgelegd;
­ Organiseren en voorbereiden van presentaties van vergaderingen zodat de managers goed voorbereid zijn;
­ Incidenteel voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
­ Het regelen van reizen en accommodaties;
­ Onderhouden van telefonische contacten met gemeenten, leveranciers, etc.;
­ Archiveren van (digitale) documenten;
­ Regelen van vergaderruimtes;
­ Ondersteunen van collega’s op het secretariaat;
­ Aanmelden en ontvangen van bezoekers.

Kennis- en ervaringsvereisten

MBO+ werk- en denkniveau, blijkend uit opleiding en ervaring;
­ Aantoonbare ruime ervaring in een vergelijkbare functie;
­ Ruime ervaring met het beheer van de mailbox van managers;
­ Ruime ervaring met complexe agendabeheer;
­ Ruime aantoonbare kennis en ervaring met het complete Microsoft-Officepakket
Werkvering bij een (lokale) overheid.

Houdingaspecten

Klantgericht
­ Resultaatgericht
­ Samenwerkingsgericht
­ Dienstverlenend
­ Planmatig
­ Proactief
­ Oplossingsgericht denken
­ Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk)
­ Flexibel
­ Zelfstandig
­ Nauwkeurig
­ Collegiaal

Additionele informatie

Het betreft een tijdelijke opdracht per 1 juli 2018 voor een periode van drie maanden met een
omvang van maximaal 36 uur per week (met een mogelijkheid tot verlenging, voor maximaal drie
maanden), tot uiterlijk 1 januari 2019.

Resultaat van de opdracht

Goede ondersteuning twee unitmanagers.

Procedure

Na sluiting van de reactietermijn wordt een selectie gemaakt. In beginsel worden maximaal drie
kandidaten uitgenodigd voor een gesprek op 4 juli 2018 tussen 9:00 en 12:00 uur. Op basis van
die gesprekken wordt een kandidaat geselecteerd voor een eventueel tweede gesprek.

Interesse?

Ben jij de Secretaresse met werkervaring bij een gemeente of andere overheidsinstelling? Woon je (redelijk) in de regio van Den Haag? Zo ja, dan zien wij je uitgebreide c.v. met foto graag z.s.m. tegemoet via ons inschrijfformulier onder vermelding van deze vacature.