Secretaresse Raad van Bestuur, 20-24 uur, Regio Eindhoven

PA via PA Online

Secretaresse Raad van Bestuur, 20-24 uur, Regio Eindhoven

Voor een organisatie in Eindhoven zijn wij per direct op zoek naar een secretaresse Raad van Bestuur voor 20-24 uur, die op respectvolle wijze assertief en sensitief is op zowel niveau van organisatie als communicatie en in staat is om snel te schakelen waar nodig.
De Secretaresse Raad van Bestuur kenmerkt zich door het bieden van ondersteuning aan de Raad van Bestuur op secretarieel en administratief gebied.

Doel van de functie

Het zorgdragen voor adequate secretariële en organisatorische ondersteuning aan de Raad van Bestuur, zodanig dat de Raad van bestuur optimaal en naar tevredenheid ondersteund is.

De ideale kandidate beschikt over de volgende eigenschappen

Organisatiesensitiviteit, gevoel hebben voor de diverse prioriteiten de doelstellingen en de grote lijnen hiervan zien.
Plannen en organiseren.
Senioriteit en zelfstandigheid.
Representatief, gezicht van de organisatie, ontvangst van afspraken van de RvB.
Proactief in handelen.
Flexibel, in staat om gemaakte planning waar nodig aan te passen aan de actuele behoefte van het moment.
Mogelijkheid om 36 uur te werken bij afwezigheid van collega secretaresse RvB.
Passend bij de stijl van de organisatie, vriendelijk en respectvol.

Resultaatgebieden

Agenda beheer. Beheert en bewaakt de (elektronische) agenda van de Raad van Bestuur en maakt in- en externe afspraken.
Fungeert als eerste aanspreekpunt voor de Raad van Bestuur voor in- en externe relaties.
Beoordeelt afspraken op een efficiënte en effectieve tijdsindeling.
Signaleert stagnaties en attendeert op gemaakte afspraken/ te ondernemen acties en op mogelijke problemen met werk/ afstemming en planning.
Ontvangt en faciliteert bezoekers.
Resultaat: Agenda beheerd, zodanig dat is bijgedragen aan een gestructureerd verloop van de werkprocessen.
Screent en beoordeelt inkomende stukken op belang, prioriteit en aard van afhandeling. Brengt spoedeisende zaken onder de aandacht en handelt minder specifieke correspondentie/ stukken zelfstandig af.
Bewaakt voor de Raad van Bestuur de doorlooptijden en afhandeltermijnen van ingekomen en uitstaande vragen en anticipeert hier proactief op.
Stelt zelfstandig correspondentie op en verwerkt correspondentie en andere bescheiden van inhoudelijke aard aan de hand van summiere aanwijzingen.
Bereidt (beleid)notities voor door het ordenen, selecteren, bewaken en verwerken van relevant materiaal.
Resultaat: Correspondentie/ stukken opgesteld en afgehandeld, zodanig dat deze na fiat van de leidinggevende/ betreffende opdrachtgever correct en op tijd beschikbaar zijn.
Bijeenkomsten organiseren en notuleren
Bereidt vergaderingen voor door het opstellen van de agenda en het gereedmaken en distribueren van vergaderstukken.
Bereidt, op aanwijzing van de Raad van Bestuur, speciale stukken/ presentaties voor.
Notuleert bijeenkomsten van de Raad van Bestuur, maakt verslagen en/ of samenvattingen en neemt acties die nodig zijn om de voortgang van de gemaakte afspraken te bewerkstelligen.
Biedt administratieve en procedurele ondersteuning bij de uitvoering van het bestuurlijke besluitvormingsproces. Bereidt besluiten voor, eventueel in samenwerking met anderen en verzorgt informatie hieromtrent.
Resultaat: Bijeenkomsten georganiseerd en genotuleerd, zodanig dat vergaderingen en bijeenkomsten efficiënt en effectief verlopen en er sprake is van adequate verslaglegging.
PR activiteiten uitvoeren
Je voert, op verzoek van de Raad van Bestuur, PR- en communicatieactiviteiten uit.
Je verzorgt, in overleg met de Raad van Bestuur, in- en externe mailings en levert een bijdrage aan de in- en externe informatievoorziening.
Je beantwoordt vragen, verstrekt informatie en zoekt hiertoe informatie uit.
Resultaat: PR activiteiten uitgevoerd, zodanig dat deze een bijdrage leveren aan de doelstellingen en uitvoering van het PR beleid.

Teamtaken uitvoeren

Je signaleert maatschappelijke ontwikkelingen en wijzigingen in wet- en regelgeving, vertaalt deze naar het eigen vakgebied en meldt deze aan de Raad van Bestuur ten behoeve van beleidsontwikkeling.
Je denkt actief mee over het verbeteren van de dienstverlening en doet verbetervoorstellen.
Je levert een bijdrage aan het vertalen van het vastgestelde beleid en de kaders naar een teamplan in lijn met de leidende principes en draagt bij aan de realisatie hiervan.
Resultaat: Teamtaken uitgevoerd, zodanig dat een bijdrage is geleverd aan het optimaliseren van de dienstverlening en het opstellen en realiseren van het teamplan.

Profiel

HBO werk- en denkniveau.
Je bent een kei in plannen en organiseren. Je plant en organiseert zelfstandig werkzaamheden en deelprocessen die belangrijk zijn om doelstellingen te behalen.
Je stemt activiteiten, tijd en middelen effectief op elkaar af om doelen te bereiken.
Je bent zorgvuldig, integer en stressbestendig.
Je handelt eerlijk en betrouwbaar.
Je wekt vertrouwen door eigen authenticiteit en verantwoordelijkheid en handelen binnen de gangbare ethische normen.
Je hebt in je eigen werk en in dat van anderen oog voor detail en de precieze afhandeling van zaken.
Je blijft kalm, houdt overzicht en reageert kalm bij een wisselende werkdruk en tegenslag.
Je handelt conform de voorschriften en/of protocollen (van de organisatie) voor integer
handelen.

Heb je interesse in deze interessante functie? Voldoe je aan alle eisen en wensen? Zo ja, dan zien wij je uitgebreide c.v. met foto en behaalde resultaten graag tegemoet via ons inschrijfformulier en onder vermelding van deze functie, of rechtstreeks aan Marieke via breda@paonline.nl.