Secretaresse Kenniscentrum Dienstverlening en Samen Organiseren, 36 u/wk, Den Haag (opnieuw uitgezet)

Executive Assistant @ PA Online

Voor VNG in Den Haag zoeken wij een Secretaresse ter ondersteuning van Kenniscentrum Dienstverlening en Samen Organiseren (opnieuw uitgezet)

Het betreft een tijdelijke opdracht op basis van inhuur voor een initiële periode van vier maanden met een mogelijke verlenging, telkens voor drie maanden. De maximale duur van dit contract op grond van deze aanbesteding is 36 maanden. De omvang is maximaal 36 uur per week, de beoogde startdatum is/ligt rond 1 maart 2019. Dit betreft een vervangende aanvraag voor een opdracht die drie jaar geleden via een aanbesteding is ingevuld.

Over team Samen Organiseren

Gemeenten, VNG Realisatie en de Taskforce Samen Organiseren geven gezamenlijk invulling aan de ambitie om meer als collectief te doen. Team samen organiseren ondersteunt, faciliteert en begeleidt de collega’s bij gemeenten. Het team brengt netwerken bij elkaar, houdt het overzicht en reikt relevante en beproefde methodieken aan voor gezamenlijke realisatie van het resultaat. Het eigenaarschap van de gemeenten staat hierbij voorop.

Doel van de opdracht

Ondersteunen van unit Dienstverlening & Bedrijfsvoering, team Samen Organiseren, de unitmanager, de manager Dienstverlening en eerstelijns projectondersteuning blended learning.

Verantwoordelijkheden en resultaatgebieden

  • Aanmaken accounts in online leeromgeving voor blended learning;
  • 1e lijns helpdesk voor gebruikers met inlogproblemen wbt blended learning;
  • 2-wekelijkse rapportage uitdraaien voor leermodules/deelnemers, vanuit aNewspring;
  • Bijhouden notificaties VNG Forum Dienstverlening;
  • Beheren van een complexe agenda van de unitmanager;
  • Proactief beheer dienstverlenings-inbox en Samen Organiseren-inbox (signaleren, acties uitzetten en voorbereidend werk);
  • Sharepoint projectpagina’s bijhouden;
  • Organiseren, voorbereiden en bewaken van overzichten van Taskforce bezoeken aan gemeenten en VGS kringen;
  • Incidenteel voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
  • Het regelen van reizen en accommodaties;
  • Onderhouden van telefonische contacten met gemeenten, leveranciers, etc.;
  • Archiveren van (digitale) documenten;
  • Regelen van (externe)vergaderruimtes;
  • Aanmelden en ontvangen van bezoekers;
  • Ondersteunen van collega’s op het secretariaat.

Kennis- en ervaringsvereisten

  • MBO+ werk- en denkniveau, blijkend uit opleiding en ervaring;
  • Aantoonbare ruime ervaring in een vergelijkbare functie;
  • Ruime ervaring met het beheer van de mailboxen;
  • Ruime ervaring met complexe agendabeheer;
  • Ruime aantoonbare kennis en ervaring met het complete Microsoft-Officepakket.

Houdingaspecten

  • Klantgericht
  • Resultaatgericht
  • Samenwerkingsgericht
  • Dienstverlenend
  • Planmatig
  • Proactief
  • Oplossingsgericht denken
  • Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk)
  • Flexibel
  • Zelfstandig
  • Nauwkeurig
  • Collegiaal

Interesse

Als je geïnteresseerd bent in deze functie en je werkervaring sluit helemaal aan op bovengenoemde tekst zien wij graag je uitgebreide CV met foto en beschikbaarheid tegemoet via ons inschrijfformulier.

Onze deadline om één kandidaat/kandidate aan de opdrachtgever voor te stellen is 7 april a.s..

In het geval je wordt uitgenodigd voor een gesprek bij VNG, zal het eerste gesprek plaats hebben op 15 april 2019 tussen 15:00-16:30 uur. Deze datum en tijden zijn reeds gereserveerd. Daar valt niet van af te wijken.

Indien wij binnen 7 dagen geen bericht van de opdrachtgever hebben ontvangen, heeft men een andere kandidaat/kandidate gekozen.