Projectsecretaris team analyse, Den Haag (ingevuld)

Executive Assistant @ PA Online

Tijdelijke opdracht: inhuur projectsecretaris team analyse

Specifieke gegevens opdracht

  • Plaats tewerkstelling Den Haag
  • Gewenste startdatum 11 maart 2020
  • Einddatum 30 juni 2020
  • Optie tot verlenging In overleg (telkens voor drie maanden). De maximale duur van dit contract is 36 maanden.
  • Aantal uren per week Maximaal 32 uren per week, definitief aantal uren per week in overleg
  • De functieschaal van deze opdracht is 10.
  • Dit betreft een nieuwe aanvraag

Voorgenomen planning

  • Uiterste datum indienen voorstel kandidaat (met cv en uitgebreide motivatiebrief) 2 maart 2020, 12:00 uur
  • Geplande datum eerste gesprek 10 maart 2020, 10.30-14.00 uur
  • Eventueel tweede gesprek Ntb

Specificatie

Over VNG Realisatie

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werkt aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door het actief participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, daar samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.

Zo draagt VNG Realisatie bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

  • werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
  • verbeteren van de dienstverlening;
  • een efficiënte en wendbare organisatie;
  • anticiperen op de toekomst.

Over basisteam strategie

Het Basisteam Strategie richt zich op de vraag hoe VNG Realisatie blijft aansluiten op de voor gemeenten relevante uitvoeringsvraagstukken. Het team telt drie onderdelen.

Strategie en domeinregie signaleert relevante trends en ontwikkelingen voor VNG Realisatie, die bijvoorbeeld afkomstig zijn uit de VNG-organisatie, uit gemeenten of die voortvloeien uit nieuwe wetgeving. Innovatiekracht richt zich op de gezamenlijke innovatie met gemeenten. Analyses gaat na wat de gevolgen van nieuwe wet- en regelgeving zijn voor gemeenten. Zo ondersteunen we niet alleen de invoering ervan, maar leveren we ook argumenten voor het proces van belangenbehartiging. Zo zorgen we voor een betere verbinding tussen uitvoering en beleid.

Omschrijving van de opdracht

Het team analyse is op zoek naar een proactieve projectsecretaris. De secretaris werkt zelfstandig en ontzorgt de projectleider en het team. De te werven projectsecretaris maakt voor de duur van de opdracht onderdeel uit van team analyse.

Team analyse voert regelmatig impactanalyses en uitvoeringstoetsen uit op wettelijke wijzigingen waar gemeenten mee te maken krijgen. Dat wordt gedaan op basis van de afspraken over samenwerking tussen Rijk en gemeenten bij voorgenomen wet- en regelgeving zoals die gemaakt zijn in de Code Interbestuurlijke Verhoudingen. Daarbij is afgesproken dat het Rijk bij beleidsvoornemens die relevant zijn voor gemeenten, inzicht biedt in de financiële consequenties en in de bestuurlijke, praktische en informatiekundige gevolgen.

In het team werken 7 senior analisten en een teamcoördinator. De senior analisten voeren de impactanalyses en uitvoeringstoetsen uit. De resultaten van de impactanalyse / uitvoeringstoets worden door hen vastgelegd in een, met gemeenten afgestemde, rapportage. Om tot die rapportage te komen worden door de analisten de volgende activiteiten uitgevoerd:

  • Deskresearch
  • Expertinterviews/ -sessies
  • Interviews/workshops bij gemeenten
  • Uitzetten online vragenlijst
  • Analyseren verzamelde input
  • Toetsen analyse bij klankbordgroep
  • Vastleggen resultaten in rapportage
  • Adviseren over vervolgacties o.b.v. bevindingen analyse.

De projectsecretaris ondersteunt en ontzorgt de analisten bij het uitvoeren van deze werkzaamheden. Daarnaast ondersteunt en ontzorgt de projectsecretaris de teamcoördinator bij het voorbereiden van rapportages en het bewaken van de voortgang van de verschillende projecten.

Voor deze rol van projectsecretaris is het belangrijk dat je makkelijk schakelt met verschillende mensen. Je hebt oog voor detail en je bent gedreven het overzicht te bewaren. Je bent er op gebrand een resultaat te behalen en werkt zelfstandig. Je trekt daarbij wel tijdig aan de bel mocht daarbij hulp nodig zijn. Ervaring in het werken binnen een overheidsorganisatie is wenselijk.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

  • Voorbereiden en opstellen van notities voor inbreng van stukken in MT;
  • Structureren en bijhouden workflow en capaciteitsplanning. Het inrichten van tooling hiervoor. Zelfstandig in staat om eisen en wensen hieromtrent op papier te zetten ( met onze input uiteraard) en opties te onderzoeken;
  • Rapporteren over de voortgang. MT-rapportages voorbereiden door input te halen bij de collega’s en te verwerken tot een rapportage in Pepperflow. Voorkennis van Pepperflow is geen vereiste;
  • Bewaken van planning van de verschillende projecten en tijdig signaleren van mogelijke knelpunten en checken of processtappen goed uitgevoerd worden. Aanspreken van professionals op gesignaleerde knelpunten;
  • Opstellen van profielen voor inhuur van tijdelijke krachten op specifieke opdrachten;
  • Het benaderen van gemeenten en andere partijen om de juiste contactpersonen te vinden voor een impactanalyse op een specifiek onderwerp. Daarbij door kunnen vragen en toe kunnen lichten op het onderwerp van de analyse.
  • Het plannen van afspraken voor interviews bij gemeenten voor de analisten. Agendabeheer voor het plannen van deze afspraken.
  • Plannen, organiseren en voorbereiden van afspraken en werkgroepen bij gemeenten;
  • Verslaglegging van de bijeenkomsten. Daarbij kunnen vertalen van complexe inhoudelijke materie in gedragen actiepunten.
  • Bewaken van de financiële voortgang van de projecten die het team uitvoert;
  • Zorgdragen voor de administratieve afhandeling van opdrachtverstrekking tussen VNG Realisatie en opdrachtgevende partijen en het opstellen van offertes;
  • Review van rapportages op consistentie, taalgebruik en spelfouten;
  • Voorbereiden agenda voor overleg en verslaglegging;
  • Overige administratieve en secretariële werkzaamheden.

Resultaat van de opdracht

  • Betrouwbare en goede ondersteuning van verschillende projecten en processen in team analyse.
  • Team en manager zijn ontzorgd op gebied van (inhoudelijke) voorbereiding, organisatie, logistiek en rapportage.
  • Waar mogelijk verbeterde werk- en beheerprocessen.
  • Zorgvuldige follow up van acties.

Kennis en expertise

Eisen

Uit het cv en de aangeleverde motivatiebrief blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar (door opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten et cetera.) beschikt over:

  • Afgeronde HBO opleiding;
  • HBO werk -en denkniveau;
  • Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris zoals omschreven in deze offerteaanvraag (blijkend uit motivatiebrief);

Competenties

De functie vereist de volgende competenties, die worden getoetst in de (eventuele) gespreksronde:

  • Klantgericht
  • Resultaatgericht
  • Samenwerkingsgericht
  • Dienstverlenend en snel kunnen schakelen
  • Planmatig
  • Proactief meedenken en vooruit kunnen denken
  • Oplossingsgericht denken
  • Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk)
  • Flexibel
  • Zelfstandig
  • Nauwkeurig
  • Collegiaal

Wensen

  • De kandidaat heeft ervaring met projectmatig werken (blijkend uit motivatiebrief)
  • De kandidaat heeft ervaring met het werken binnen een overheidsorganisatie (blijkend uit cv)
  • De kandidaat heeft ervaring met het opstellen van notities voor management/bestuur (blijkend uit motivatiebrief)
  • De kandidaat heeft ervaring met het voorbereiden en organiseren van werksessies
  • De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring in (project)administratie
  • De kandidaat heeft ervaring met het maken van interviewafspraken waarbij gesprekspartners nog geïdentificeerd moeten worden (blijkend uit motivatiebrief)

Gesprek

Na evaluatie (eisen/wensen/prijs) worden aan de hand van de ranking één of meerdere (in de regel drie) kandidaten uitgenodigd voor het gesprek. Deze ranking wordt niet meegenomen in de beoordeling van het gesprek: het gesprek is uiteindelijk doorslaggevend. In dit gesprek wordt de kandidaat beoordeeld op werk- en opdrachtinhoudelijke aspecten, de match met de organisatie en de benodigde competenties.

Als u binnen zeven werkdagen na de sluitingstermijn geen uitnodiging heeft ontvangen voor een gesprek, kunt u ervan uitgaan dat u niet eselecteerd bent voor een eerste gesprek.

Reageren?

Interesse? Voldoe je aan ALLE eisen en wensen van VNG? Zo ja, dan zien wij graag je uitgebreide cv en motivatiebrief tegemoet waar dit uit blijkt naar HQ@paonline.nl. Dank je wel en graag tot ziens.