Projectsecretaresse ter ondersteuning van het ketenbureau i-Sociaal 

PA's en Directiesecretaresses, PA Online

Projectsecretaresse ter ondersteuning van het ketenbureau i-Sociaal 

Het betreft een tijdelijke opdracht op basis van inhuur  voor een initiële periode van drie maanden met een mogelijke verlenging, telkens voor drie maanden. De maximale duur van dit contract op grond van deze aanbesteding is 36 maanden. De omvang is maximaal 36 uur per week, de beoogde startdatum is/ligt rond 1 januari 2019. De locatie is Den Haag.

Over VNG Realisatie

VNG Realisatie ondersteunt gemeenten bij het bundelen van kennis en expertise, zodat zij gezamenlijk hun gemeentelijke uitvoering kunnen verbeteren. De ontwikkelingen in de informatiesamenleving vragen in toenemende mate om kennis en flexibiliteit van de gemeentelijke organisatie. Ook is in de gemeentelijke dienstverlening een groot deel van de uitvoering in potentie gelijk voor alle gemeenten. Daarom willen gemeenten meer als collectief optrekken. Het gezamenlijk organiseren en invullen van gemeentelijke uitvoering leidt tot betere dienstverlening voor inwoners en bedrijven en tot een meer efficiënte inzet van middelen. VNG Realisatie is een volledige dochter BV van VNG Diensten B.V. VNG is volledig eigenaar van VNG-Diensten B.V. Beide handelen exclusief in opdracht van Nederlandse gemeenten. VNG en VNG Realisatie hebben beide geen winstoogmerk.

Over het Ketenbureau i-Sociaal Domein Gemeenten en aanbieders willen samen vermijdbare administratieve lasten in het sociaal domein beperken. Zij zetten daarvoor instrumenten in: de landelijke standaarden iWmo en iJw voor geautomatiseerde, digitale gegevensuitwisseling, met daarbij ondersteunende producten en voorzieningen. De partijen die destijds het Programma geïnitieerd hebben, verenigd in een Stuurgroep, willen zich voor langere tijd committeren aan een gezamenlijk doel. Het is om die reden dat deze partijen een samenwerkingsovereenkomst hebben gesloten waarin de samenwerking wordt gewaarborgd voor een initiële looptijd van vijf jaar met tussentijdse evaluatie. In deze samenwerkingsovereenkomst worden de gezamenlijke ambities voor de samenwerking benoemd. Deze samenwerking wordt vormgegeven middels een Stuurgroep en een uitvoeringsorganisatie, het Ketenbureau. Het Ketenbureau wordt geaccommodeerd door VNG Realisatie, onder inhoudelijke sturing door de Stuurgroep.

Over de Unit Staf & Ondersteuning De unit Staf & Ondersteuning ondersteunt de VNG Realisatie-organisatie. Dit betreft secretariële ondersteuning, projectsecretariaat, personeelsbeleid, kwaliteitsborging, communicatie en financiën. Doelstelling is om de medewerkers van VNG Realisatie zodanig te ontzorgen dat ze zich optimaal kunnen richten op de dienstverlening aan gemeenten.

Het secretariaat bestaat uit de officemanager, vijf lijnsecretaresses en vier projectondersteuners.

Doel van de opdracht

Ondersteunen van ketenbureau i-Sociaal Domein.

Verantwoordelijkheden en resultaatgebieden

  • Zorgvuldig inbox- en agendabeheer van hoofdketenbureau i-Sociaal Domein;
  • Plannen van complexe overleggen (bijv. regiobijeenkomsten);
  • Voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
  • Acties bijhouden en bewaken van lopende activiteiten;
  • Regelen van vergaderruimtes;
  • Aanmelden en ontvangen van bezoekers;
  • Projectadministratie opzetten, onder begeleiding van. Denk hierbij aan: ondersteuning financiën, inrichten van SharePoint);
  • Ondersteuning bieden bij onderhouden van website i-Sociaal Domein;
  • Het regelen van reizen en accommodaties;
  • Onderhouden van telefonische contacten met gemeenten, leveranciers, etc.;
  • Archiveren van (digitale) documenten.

Kennis- en ervaringsvereisten

  • MBO+ werk- en denkniveau, blijkend uit opleiding en ervaring;
  • Aantoonbare ruime ervaring in een vergelijkbare functie;
  • Ruime ervaring met het beheer van de mailboxen;
  • Ruime ervaring met complexe agendabeheer;
  • Aantoonbare ervaring met verslaglegging;
  • Ruime aantoonbare kennis en ervaring met het complete Microsoft-Officepakket.

Houdingaspecten

  • Klantgericht
  • Resultaatgericht
  • Samenwerkingsgericht
  • Dienstverlenend
  • Planmatig
  • Proactief
  • Oplossingsgericht denken
  • Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk)
  • Flexibel
  • Zelfstandig
  • Nauwkeurig
  • Collegiaal

Meer informatie

Het betreft een tijdelijke opdracht voor een periode tot 31 maart 2019 met een omvang van maximaal 36 uur per week (met een mogelijkheid tot verlenging, telkens voor maximaal drie maanden. De maximale duur van dit contract op grond van deze aanbesteding is 36 maanden.).

De standplaats voor deze opdracht is Den Haag. We gaan uit van gebruik van eigen laptop.

Resultaat van de opdracht

Goede ondersteuning van het ketenbureau.

Procedure

Na sluiting van de reactietermijn wordt een selectie gemaakt. In beginsel worden maximaal drie kandidaten uitgenodigd voor een gesprek op maandag 3 december 2018, tussen 9:00-12:00 uur. Op basis van die gesprekken wordt een kandidaat geselecteerd voor een eventueel tweede gesprek.

Reageren?

Ben jij de Projectsecretaresse voor VNG die wij zoeken? Ben jij op z’n laatst per 1 januari a.s. fulltime beschikbaar? Voldoe je aan alle hierboven gestelde eisen? Zo ja, dan zien wij je uitgebreide c.v. met foto en gedane werkzaamheden graag tegemoet via ons inschrijfformulier en met vermelding van deze vacature.

Indien u binnen 7 werkdagen na sluitingstermijn geen uitnodiging ontvangen heeft voor een selectiegesprek, kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een eerste gesprek en niet voor gunning in aanmerking komt.