Projectondersteuner, tijdelijk, Den Haag (ingevuld)

Online PA via PA Online

Voor VNG in Den Haag zoeken wij een ervaren Projectondersteuner, tijdelijk, Den Haag, voor in eerste instantie 3 maanden, met optie tot verlenging.

Plaats tewerkstelling: Den Haag
Gewenste startdatum: 15 oktober 2019
Einddatum: 31 december 2019
Optie tot verlenging In overleg (telkens voor drie maanden). De maximale duur van dit contract is 36 maanden.
Aantal uren per week: maximaal 36 uren per week.
Geplande datum eerste gesprek: 9 oktober 2019, tussen 09:00 tot 12:00 uur

Over VNG Realisatie

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werkt aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door het actief participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, daar samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren. Zo draagt VNG Realisatie bij aan vier gemeentelijke speerpunten: * werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein; * verbeteren van de dienstverlening; * een efficiënte en wendbare organisatie; * anticiperen op de toekomst.

Over het Basisteam Veiligheid, Architectuur en Standaarden

Het Basisteam Veiligheid, Architectuur en Standaarden helpt gemeenten bij het aanbrengen van samenhang in de basis van hun informatievoorziening. Het team telt twee onderdelen. Architectuur en Standaarden helpt gemeenten met het inrichten van hun informatievoorziening en gegevensuitwisseling. Met welke standaarden en modellen kunnen we deze vereenvoudigen, op orde brengen en op elkaar laten aansluiten? De Informatiebeveiligingsdienst (IBD) zorgt voor beschikbaarheid van systemen en waakt over hun integriteit. We helpen gemeenten met het voorkomen en bestrijden van verschijnselen als hacking, DDoS-aanvallen en phishing. Daartoe zorgt de IBD 24×7 voor coördinatie, preventie en detectie van incidenten en crisissituaties. Vanuit deze expertise biedt de IBD ook antwoorden op vraagstukken op het gebied van privacy bij het omgaan met gegevens van burgers en ondernemers.

Omschrijving van de opdracht

Het doel van de inzet van projectondersteuning is dat werkzaamheden van secretariële administratieve-, organisatorische- en planmatige aard worden uitgevoerd ter ondersteuning van gebruikers en projecten bij VNG Realisatie. De opdracht is om in samenwerking met andere leden van het Basisteam de werkzaamheden zelfstandig uit te voeren en collega’s op die manier te ontzorgen. Naast de secretariële taken voert de projectondersteuner inhoudelijk werkzaamheden uit op onder andere de instrumenten Gemmaonline, de Softwarecatalogus en het StuF Testplatform.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

  • Het organiseren van bijeenkomsten, bijdragen aan de programmering, het nalopen en ondersteunen van ‘sprekers’, zorgdragen voor het tijdig klaarzetten van presentaties, op- en afbouw van vergaderruimten/locaties, het organiseren van resultaten voor publicaties etc.
  • Voorbereiding, deelneming en verslaglegging van vergaderingen.
  • Voorkomende administratieve werkzaamheden zijn het bijhouden van ‘abonnementen’, het toegang geven tot systemen en het aanleveren van gegevens ten behoeve van facturaties.
  • Het ondersteunen van basisteamleden en hen attenderen op momenten dat activiteiten starten, onderhoud vergen of afgerond kunnen worden (procesondersteuning).
  • Het bieden van eerstelijnsgebruikersondersteuning zoals: het beantwoorden en doorgeleiden van vragen en monitoren dat beantwoording plaats vindt van o.a. de mailboxen. Onderwerpen/vragen die hier aan de orde komen zijn: Gemma, de softwarecatalogus en het stuftestplatform.
  • Het mede-opstellen van rapportages over het gebruik en de gebruikersondersteuning
  • Het deelnemen aan fora, discussie-en gebruikersgroepen
  • Het bijwerken van webpagina’s in overleg functioneel beheer, communicatie en verschillende producteigenaren.
  • Het operationeel beheer van instrumenten en tooling bij het Basisteam waaronder het beheren van verschillen mailboxen op inhoudelijk niveau.

Resultaat van de opdracht

De projectondersteuner werkt met meerdere collega’s aan de Realisatie van resultaten bij VNG Realisatie. Hij is dienstbaar, ontzorgd, jaagt na en weet zijn of haar plaats in de dynamiek van alledag. Bijeenkomsten zijn tiptop in orde, de administratie is op orde, publicaties op tijd en afgestemd met communicatie en collega’s voelen zich gesteund, begrepen en geholpen. Geen werk is te veel en er zijn weinig woorden benodigd. De projectondersteuner werkt ook als eerstelijns functioneel beheerder voor de instrumenten Gemmaonline, Softwarecatalogus en het StuF Testplatform. Samen met de functioneel beheerder, zorgt de projectondersteuner dat (inhoudelijke) vragen over deze instrumenten via de e-mail worden beantwoord en wordt een bijdrage geleverd aan ‘community-ontwikkeling’ samen met gemeenten.

Eisen

Kennis en expertise

Uit het cv en/of de aangeleverde motivatiebrief blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar (door opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten et cetera.) beschikt over:

  • Afgeronde MBO- of HBO-opleiding met het bijbehorende werk- en denkniveau;
  • Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in vergelijkbare functie zoals omschreven in deze offerteaanvraag;
  • Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met het beheer van mailboxen;
  • Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer;
  • Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het complete Microsoft-Officepakket;
  • Kennis van Gemma architectuur en standaarden;
  • Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met database beheer, functioneel beheer/gebruikersondersteuning;
  • Kennis (2 jaar) van (semantische) wiki en (rapportage) tooling.

Competenties

De functie vereist de volgende competenties, die worden getoetst in de (eventuele) gespreksronde:

  • Proactief
  • Initiatiefrijk
  • Verbindend
  • Enthousiast
  • Klantgericht
  • Dienstverlenend
  • Kwaliteitsgericht
  • Resultaatgericht
  • Samenwerkingsgericht
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk)
  • Analytisch
  • Zelfstandig
  • Planmatig

Wensen

  • Aantoonbare werkervaring op een facilitaire- of officemanagement afdeling.
  • Aantoonbare werkervaring bij een overheidsorganisatie bij voorkeur bij gemeenten.
  • Aantoonbare kennis van gemeentelijke dienstverlening.
  • Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van werkzaamheden in een politiek bestuurlijk krachtenveld in gemeentelijke context.

Gesprek

Na evaluatie (eisen/wensen/prijs) worden aan de hand van de ranking één of meerdere (in de regel drie) kandidaten uitgenodigd voor het gesprek. Deze ranking wordt niet meegenomen in de beoordeling van het gesprek: het gesprek is uiteindelijk doorslaggevend. In dit gesprek wordt de kandidaat beoordeeld op werk- en opdrachtinhoudelijke aspecten, de match met de organisatie en de benodigde competenties. Op basis van de uitkomst van deze gesprekken vindt gunning van de opdracht plaats en/of wordt een kandidaat geselecteerd voor een eventueel tweede gesprek.

Opm.:

VNG gaat uit van gebruik van (je) eigen laptop en mobiel.

Interesse?

Voldoe jij aan alle eisen en wensen van deze overheidsinstelling? Wil jij die klus namens ons klaren? Zo ja, dan zien wij je uitgebreide cv met foto + motivatie en aantoonbare werkervaring graag tegemoet via ons inschrijfformulier en onder vermelding van deze functie ‘Projectondersteuner VNG’. Dan nemen wij daarna contact met je op. Tot snel.