Programmasecretaris, 36 uur per week, Den Haag (kandidaten voorgesteld)

PA Online PA with laptop and phone

In samenwerking met een bevriende zakenrelatie zoeken wij per z.s.m. een Programmasecretaris, 36 uur per week, Den Haag

Functieomschrijving:

Voor een overheidsinstantie in Den Haag zijn wij op zoek naar een Programmasecretaris.

De focus van de werkzaamheden voor de programmasecretaris ligt voor 2/3 van de tijd op:

  • Het organiseren van events waarbij door de programmasecretaris ook een inhoudelijke bijdrage geleverd wordt (werksessies, workshops, etc.);
  • Begeleiden en inhoudelijke advisering over de communicatie(strategie) en te ontwikkelen implementatieplan;
  • Ontsluiten van kennis t.b.v. de organisatie (niet de ontsluiting van de kennis t.b.v. het project);
  • Inhoudelijk adviseren over de te volgen veranderstrategie en implementatie;
  • Actieve rol in het stakeholdermanagement waaronder het bijhouden van de ontwikkeling die stakeholders doormaken tijdens de uitvoering van het programma en adviseren over hoe stakeholders ingezet kunnen worden t.b.v. het programma;
  • Actieve rol in het risicomanagement waaronder het bijhouden en actualiseren van de risico´s en maatregelen.

Voor ongeveer 1/3 van de tijd ben je verantwoordelijk voor:

  • Organisatie en administratieve voorbereiding van het programmateamoverleg;
  • Verantwoordelijk voor stukkenstroom, verslaglegging van inhoudelijke sessies, bijhouden van actie en besluitenlijsten en follow up, opstellen programma rapportage, versturen van vergaderverzoeken/afspraken, plannen, opzet jaar vergaderplanning en administratief voorbereiden van de stuurgroep overleggen;
  • Organisatorische, logistieke en inhoudelijke ondersteuning en algemeen advies geven aan programmamanagement;
  • Verbindende schakel vormen tussen mensen en projecten;
  • Op orde houden van documentatie op sharepoint;
  • Ondersteuning en advisering omtrent programma budget;
  • Bijhouden van integrale planning, organogram en accountverdeling, zorgdragen voor (in)formele berichtgeving/informatieverstrekking binnen het cluster.

Functie eisen:

  • Minimaal een HBO-opleidingsniveau
  • Je hebt minimaal 2 jaar consultancy ervaring in of met de publieke sector op het snijvlak van ICT
  • Je hebt ervaring met programma’s en het werken binnen een programmabureau
  • Je hebt ervaring met het verbinden van “business” en ICT
  • Kennis van en meerjarige ervaring met methoden/technieken/standaarden voor projectmanagement zoals MSP, PRINCE2, Agile
  • Je hebt ruime ervaring met Webex en Microsoft Office pakketten
  • Je hebt ervaring met het verbinden van “business” en ICT

Functie Wensen:

  • Je hebt ervaring in een interne en/of externe organisatieadviesrol, liefst bij de overheid
  • Je beschikt over organisatiesensitiviteit, hebt een helikopterview en bent sensitief
  • Ruime ervaring met programma- en projectondersteuning vanaf de (pre)-initiatiefase t/m in beheer name
  • Ervaring met ondersteunen van programmamanagers over de opzet, inrichting en uitvoering van de administratie binnen het programma
  • Je bent een stevige gesprekspartner en weet daarbij als geen ander verbinding te maken op alle niveaus door de hele organisatie.
  • Je krijgt mensen in beweging
  • Je hebt een can/do mentaliteit

Overige informatie:

Locatie: Den Haag
Start: 1 juli 2020, 36 uur per week
Einddatum: 30 juni 2021, optie tot verlenging.