Voor onze opdrachtgever in de financiële dienstverlening in Haarlem zoeken wij een Jr PMO / Delivery Manager, NL/E, fulltime, Haarlem (young professional) met uitstekende beheersing van de NL/E talen. Het is een nogal andere PMO-functie dan je misschien gewend bent!

Wij zoeken een ‘young professional’ vanwege de balans binnen de organisatie. De verschillende leeftijdscategorieën leren van elkaar.

Het betreft een wereldwijde Tax, Audit & Consulting organisatie met vestigingen in vele landen.
Specifiek richt de afdeling zich op het servicen van a) Nederlandse bedrijven met operaties in het buitenland en b) buitenlandse bedrijven die operationeel zijn in Europa, rechtstreeks dan wel via Nederland. De dienstverlening beslaat meerdere gebieden maar voornamelijk gericht op het gebied van Consulting en Fiscaliteit.
Een illustratief voorbeeld is een buitenlands bedrijf dat haar afzetmarkt heeft verruimd naar Europa en Nederland heeft gekozen als uitvalsbasis om de Europese markt te bedienen.
De betreffende afdeling geeft fiscaal advies en voert opdrachten uit voor en namens haar klanten, waaronder tevens het begeleiden van klanten die een onderneming willen opzetten (start up) of uitbreiden. Begeleiding van de klanten met veelal fiscaal advies en assistentie geschiedt projectmatig. De klant wordt gezien als project.

Wat zijn de werkzaamheden o.a. van de toekomstige PMO / Delivery Manager, NL/E, fulltime, Haarlem?

  • Customer relations: Direct telefoon- en e-mail contact met interne en externe (inter)nationale klanten
  • Regie voeren en bewaken over de toegewezen accounts (klanten) m.b.t. de compliance van de betreffende accounts
  • Proces management: processen in kaart brengen & verbeteren (draaiboek)
  • Bewaken proces
  • Kloppen de uren t.o.v. de contracten en afspraken?
  • Planning & control voor het gehele jaar dient te worden gemonitord
  • Deadlines voor aangiftes etc. monitoren & voorkomen dat die overschreden worden
  • Proces van allerlei activiteiten die in planning gegoten moeten worden (allerhande aangiftes, nationaal en internationaal) en ervoor zorg dragen dat de collega’s deze op tijd kunnen verwerken (delivery management), zodat de aangiftes etc. tijdig worden aangeleverd
  • Time sheets: Wordt tijdschrijven op tijd gedaan? Komen de uren overeen met de contracten? Zijn deze in lijn met het budget? En in lijn met het afgesproken statement of work?
  • Is facturatie regelmatig, conform afspraak en kloppend?
  • Checken van inkomende facturen.
  • En wat verder nog ter tafel komt.
  • Release management
  • Assisteren in projecten die veelal grensoverschrijdend zijn (variërend van 5-25 landen) waarbij het aansturen van buitenlandse collega’s van belang is in combinatie van het mede-managen van deadlines.
  • Monitoren dat je toegewezen accounts voldoen aan de compliance van de betreffende landen en daarmee de tijdige aanlevering van de cijfers (BTW, VPB etc. etc.) aan b.v. de tax authorities
  • Overzichtelijke planning van taken en deadlines voor deliverables van de accounts maken (visueel maken)
  • Assistentie verlenen bij de aankoop / het opzetten van een planning tool
  • Assistentie verlenen bij de invoer van alle betreffende data
  • Databeheer
  • Verzorgen van de administratie, zowel intern als t.b.v. (inter)nationale accounts
  • Anticiperen
  • Aansturen “eigen” kantoren in het buitenland
  • Intensief contact onderhouden met (directe) collega’s teneinde de benodigde gegevens voor klanten en tax authorities aangeleverd te krijgen zonder te hoeven ‘najagen’ (en najagen wanneer wél nodig)
  • Review calls houden met de accounts
  • Verwerken van de administratie
  • Opstellen management rapportages
  • En wat verder ter tafel komt

Vanuit projectmatig opzicht:

  • Projectplanning, projectmanagement en reporting (inclusief notuleren c.q. acties en deadlines vastleggen, bewaken en betreffende personen najagen)
  • Projectmethodiek mee opzetten
  • Projectbudget beheren
  • Account management, communicatie en stakeholder management
  • Samenwerken met het team en binnen- en buitenlandse collega`s
  • Bijwonen en/of leiden van projectvergaderingen, conference calls, etc.
  • Research doen / informatie verzamelen ten behoeve van de klant
  • Management rapportages verzorgen

Eisen, wensen en eigenschappen:

  • WO- of Hbo-opleiding
  • Enige ervaring als Project Management Officer (PMO)
  • Affiniteit met projecten / project control / project methodieken
  • Ervaring in accountancy is een pre
  • Ervaren gebruiker MS Office tools, MS SharePoint, MS Project
  • Gewend om vele projecten tegelijkertijd accuraat te beheren
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
  • Commerciële mindset
  • Zeer dienstverlenend en klantgericht
  • Accuraat en resultaatgericht
  • Anticiperen, signaleren, analyseren, faciliteren, reageren
  • Organisatorisch en communicatief sterk
  • ‘Alle ballen in de lucht kunnen houden’ (multi tasker)
  • Supersnel schakelen (!)
  • 40 uur per week beschikbaar
  • z.s.m. beschikbaar

Veel werkzaamheden en eisen en wensen? Ja, dat klopt. Het IS namelijk een zeer dynamische baan en een mooie kans voor een startende PMO !

Wat biedt de opdrachtgever?

In eerste instantie gaat het om een tijdelijk contract, waarbij verlenging en juist een vaste baan de bedoeling is. Goed salaris; afhankelijk van kennis en ervaring. Goede secondaire arbeidsvoorwaarden!

Ben jij de “klantregisseur” die wij zoeken?

Het betreft een zeer uitdagende functie met heel veel dynamiek voor de structuur meebrengende PMO die sterk in zijn/haar schoenen staat en graag samen het team wil doorgroeien en daar een eigen kenmerkende bijdrage aan wil leveren.
Zeer service verlenend persoon, d.w.z.: een aantal Outsourcing klanten bedienen en de deadlines bewaken en contact houden met de klanten over de voortgang en directe behoeften. Er zal ook contact zijn met collega’s in het buitenland dus een zeer goede kennis van de Engelse taal mondeling en op schrift is van groot belang.
Ook is het van belang om zaken te beheersen zoals: communiceren, plannen, samenwerken, handig met Excel en Word (office).

Interesse? Stuur dan z.s.m. je uitgebreide CV met foto en gedane werkzaamheden naar HQ@PAonline.nl.