PA Partner, Management Assistant Team tax planning & control (kandidaten op gesprek)

PA Online's Office Manager, the allround support in your office

PA Partner, Management Assistant Team tax planning & control

Voor een internationaal georiënteerde financiële organisatie in Haarlem zoeken wij een PA Partner, Management Assistant tax planning & control.
Dit is een interessante functie waarbij je écht de spil bent van de afdeling en bovendien contact hebt met interne en externe klanten; een soort secretariéle Binnendienst Medewerk(st)er van de international tax afdeling.

De opdrachtgever

De opdrachtgever in Haarlem is een wereldwijde Tax, Audit & Consulting organisatie met vestigingen in vele landen.
Specifiek richt de afdeling zich op het servicen van a) Nederlandse bedrijven met operaties in het buitenland en b) buitenlandse bedrijven die operationeel zijn in Europa, rechtstreeks dan wel via Nederland. De dienstverlening beslaat meerdere gebieden maar voornamelijk gericht op het gebied van Consulting en Fiscaliteit.
Een illustratief voorbeeld is een buitenlands bedrijf dat haar afzetmarkt heeft verruimd naar Europa en Nederland heeft gekozen als uitvalsbasis om de Europese markt te bedienen.
De betreffende afdeling geeft advies en voert opdrachten uit voor en namens haar klanten, zoals het begeleiden van klanten die een onderneming willen opzetten (start up) of uitbreiden. Begeleiding van de klanten met advies en assistentie geschiedt projectmatig.

In het kort:

De international Tax, Audit & Consulting afdeling geeft belastingtechnisch advies, zowel nationaal als internationaal, en verzorgt voor zowel interne als externe klanten o.a. allerhande belastingaangiftes in binnen- en buitenland. Dit pakt men planmatig c.q. projectmatig aan. Dit teneinde structuur aan te brengen ten behoeve van hun klanten alsook e.e.a. te vergemakkelijken voor de eigen organisatie.
Als zodanig is het zaak dat de juiste kandidaat (jij ?) de structuur vanuit de partner van de afdeling uitrolt naar de afdeling.
Bovendien zorg je voor de planning van en de controle daarop van de verschillende belastingaangiftes, rekening houdend met de aanvoer van gegevens van de klanten en monitor je al die processen.
Deze processen noemen wij projecten en zijn veelal grensoverschrijdend (variërend van 5-25 landen) waarbij het aansturen van binnen- en buitenlandse collega’s van belang is in combinatie van het mede-managen van deadlines. ¬In het kader van de projecten zal er direct contact zijn met de klanten, dus ervaring met klantenservice is van groot belang.

Anticiperen, signaleren, reageren en organiseren van werkzaamheden namens de klanten.

Kernwoorden

  • Ondersteuning partner & management team
  • Beheer zeer complexe agenda’s
  • Regelen en organiseren van business trips, hotels, diners etc.
  • Planmatige / projectmatige aanpak
  • Planning & control
  • Teamspeler
  • Werken onder druk
  • Planning / structuur opzetten
  • Monitoren
  • Najagen
  • Resultaat boeken
  • Reporting (inclusief notuleren c.q. acties en deadlines vastleggen, bewaken en betreffende personen najagen)
  • Communicatie
  • Stakeholder management
  • Samenwerken met PMO’ers en collega’s in binnen- en buitenland
  • Bijwonen van projectvergaderingen, conference calls, etc.
  • Research doen / informatie verzamelen ten behoeve van de klant
  • Management rapportages verzorgen
  • Nationale en internationale klanten
  • Nederlandse en Engelse talen erg belangrijk

Functie en werkzaamheden van de Management Assistant tax planning & control

  • Je assisteert het management
  • Je zorgt voor de roll-out van de ‘directives’ van het management binnen het team
  • Je bent het eerste aanspreekpunt via de telefoon
  • Je beheert verschillende mailboxen
  • Je plant afspraken voor meetings en regelt locaties etc.
  • Je zorgt mede voor de planning voor de interne en externe klanten m.b.t. de aangiftes en allerhande zaken die met het belastingtechnische advies te maken hebben
  • Je plant en checkt of de klanten hun aanvoer van gegevens voor je collega’s tijdig hebben aangereikt
  • Je monitort en indien nodig jaagt je collega’s na teneinde de nationale en internationale belastingaangiftes op tijd geregeld te hebben
  • Je houdt als zodanig een duidelijk overzicht bij en zorgt dat deadlines niet overschreden worden
  • Je noteert / notuleert afspraken tijdens meetings en/of telecons
  • Je ondersteunt bovendien je collega’s waar nodig
  • Je zorgt voor een ‘smooth’ proces, hetgeen jouw werk en dat van je collega’s vergemakkelijkt
  • En verder alles wat verder ter tafel komt

Eisen, wensen en eigenschappen:

  • HBO werk- en denk niveau
  • Afgeronde Directiesecretaresse opleiding
  • Werkervaring als Management Assistaant
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
  • Uitstekende beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift
  • Andere talen een pre
  • Financieel inzicht
  • Klantgericht
  • Service minded
  • Motiverend
  • Coachend
  • Uitstekende planner
  • Daadkrachtig
  • Verantwoording nemen
  • Ervaren gebruiker MS Office
  • Ervaring met Siebel is een pre
  • Zeer dienstverlenend
  • Accuraat
  • Ondernemend
  • Resultaatgericht
  • Hard werkend
  • Flexibel
  • Stressbestendig
  • Gewend ‘alle ballen in de lucht te houden’ (multi tasker)
  • Snel schakelen
  • 40 uur per week beschikbaar (minder is niet mogelijk)
  • Zeer stevig in de schoenen staand
  • Geen 9-5
  • z.s.m. beschikbaar
  • Bij voorkeur werkervaring bij een accountantskantoor
  • Bij voorkeur wonend in Haarlem en/of in de regio

Voor wie?


Het betreft een zeer uitdagende functie met heel veel dynamiek voor de structuur meebrengende Management Assistant die sterk in zijn/haar schoenen staat en graag samen het team wil doorgroeien en daar een eigen kenmerkende bijdrage aan wil leveren.
Zeer service verlenend persoon, d.w.z.: een aantal klanten bedienen en de deadlines bewaken en contact houden met de klanten over de voortgang en directe behoeften. Er zal ook contact zijn met collega’s in het buitenland dus een zeer goede kennis van de Engelse taal mondeling en op schrift is van groot belang.
Ook is het van belang om zaken te beheersen zoals: communiceren, plannen, samenwerken, handig met Excel en Word (office). Deze persoon zal in een team van 3-4 mensen werken maar uiteraard met een grotere groep daarom heen.

Wat biedt de opdrachtgever?

In eerste instantie gaat het om een tijdelijk contract, waarbij verlenging of zelfs een vaste baan tot de mogelijkheden behoort. Het salaris is afhankelijk van kennis en ervaring en ligt tussen de € 3.250-3.700 bruto per maand op basis van een 40-urige werkweek (afhankelijk van leeftijd en werkervaring) en goede secondaire arbeidsvoorwaarden.

Interesse?

Voldoe je aan het hierboven gestelde? Ben jij de commerciële planner en collegiale najager met financieel inzicht en woon je in Haarlem regio? Zo ja, dan zien wij je uitgebreide CV met foto en gedane werkzaamheden graag z.s.m. tegemoet via ons inschrijfformulier.