Wil jij altijd op de hoogte zijn van alles wat er speelt? Ben je graag de spil in een internationale en multiculti organisatie? De steun en toeverlaat van de Directeur en de persoon waar iedereen zich graag tot richt?
Ja? Lees dan snel verder!
De rol: PA / Bestuurssecretaris, 4 dagen per week, Den Haag
Wij zoeken voor ‘International Statistical Institute’ (ISI) een PA / Bestuurssecretaris die de strategische schakel vormt tussen de directeur, de Executive Committee (EC) en de Council. Je coördineert de bestuurlijke overleggen.
Je stelt de agenda op, zorgt voor heldere, kort, bondige maar duidelijke verslaglegging en bewaakt je agendapunten. Je kijkt met een scherp oog naar de kwaliteit en routing van de aangeleverde stukken.
Je bent bereid om 1 tot 2 keer per jaar voor 2 dagen met de directeur mee te reizen voor de EC vergaderingen die – naast eenmaal per jaar in Den Haag – overal ter wereld plaatsvinden.
Je bent een geboren procesmanager die zorgt voor efficiënte en doelmatige besluitvormingsprocessen binnen de organisatie in samenhang met betrokken stakeholders. En zijn er besluiten genomen, dan zorg je dat de hele organisatie daarvan op de hoogte wordt gesteld. Je bent in staat procesmatige verbeteringen door te voeren. Je bent communicatief ingesteld, hebt een breed cultureel bewustzijn en werkt nauwkeurig. Je signaleert tijdig knelpunten, denkt vooruit en zorgt voor oplossingen (bij voorkeur al voordat de problemen zich voordoen).
Voor de directeur ben je de ondersteuner voor governance vraagstukken en bewaak je de naleving van de wet- en regelgeving. Je werkt hierin zeer zelfstandig. Verder werk je mee en ben je de coördinator van verschillende projecten.
Als PA / Bestuurssecretaris rapporteer je rechtstreeks aan de directeur.
Jouw taken in het kort
- Ondersteunen van de directeur
- Zelfstandig voorbereiden, notuleren en opvolgen van EC en Council vergaderingen en de Algemene Leden Vergadering (1x per maand 1 uur online, vaak in de avond, en 1x per jaar op locatie, soms in Den Haag en soms ergens anders)
- Verantwoordelijk voor de jaarplanning van het Permanent Office en monitoren van processen en het communiceren hierover met directie en collega’s van Permanent Office
- Programmamanager voor team-overstijgende projecten zoals AVG, compliance of structuur van documentbeheer
- Officemanagement.
Jouw kennis en ervaring
- HBO werk- en denkniveau
- Een goed begrip van bedrijfsmatige processen en compliance vraagstukken
- Minimaal 10 jaar ervaring in een vergelijkbare functie
- Ervaring met coördineren
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in zowel het Engels als Nederlands
- Uitstekende kennis van Microsoft Office
- Juridische kennis is een pre
Jouw competenties en persoonlijke kenmerken
- Een intrinsieke motivatie om steeds weer nieuwe mogelijkheden te verkennen
- Het vermogen om zelfstandig en in teamverband te werken
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en aandacht voor detail
- Vermogen om te multitasken, prioriteiten te stellen en snel te schakelen in een dynamische omgeving
- Pro-actief, resultaatgericht, daadkrachtig en hands-on
Arbeidsvoorwaarden
- Tijdelijk contract voor 1 jaar met optie op verlenging
- Salaris is maximaal € 5.659 bruto voor 38 uur per week
- 8% vakantiegeld
- Reiskostenvergoeding van EUR 0,23 per km of 100% vergoeding openbaar vervoer op basis van tweede klas (het kantoor van ISI ligt naast het metrostation Leidschenveen)
- Hybride werken: maandag en donderdag op kantoor, de andere dagen naar keuze thuis of op kantoor
- 24 vakantiedagen per jaar en vanaf 40 jaar 25 vakantiedagen, vanaf 45 jaar 26 vakantiedagen en vanaf 50 jaar 27 vakantiedagen; 5 mei en 1 religieuze dag naar keuze zijn vaste feestdagen
- Deelname aan het pensioenfonds
Over het International Statistical Institute
Het International Statistical Institute (ISI) is een niet-gouvernementele organisatie zonder winstoogmerk, opgericht in 1885. ISI is een internationale vereniging waarbij nationale statistiek bureaus, centrale banken, wetenschappelijke instellingen en bedrijven zijn aangesloten. Wij hebben leden uit meer dan 130 landen. We verbinden onze leden en delen de meest recente ontwikkelingen op het gebied van statistiek en data science. We bieden wetenschappelijke content van hoge kwaliteit op onze wetenschappelijke congressen en in onze tijdschriften. Via onze strategische prioriteit Capacity Building ondersteunen wij de ontwikkeling van statistici over de hele wereld. Ons werk en onze invloed binnen de internationale statistische gemeenschap wordt gesteund door commissies, special interest groepen en regionale netwerken.
Het grootste evenement van ISI is het tweejaarlijkse World Statistics Congress (WSC). Het brengt duizenden statistici bijeen op steeds weer een andere locatie in de wereld. Daarnaast organiseren wij Regionale Statistische Conferenties (RSC’s), talrijke kleinere bijeenkomsten, workshops en webinars, onder auspiciën van het ISI en zijn zeven Associations.
Het ISI Permanent Office (PO) is gevestigd in Den Haag in het pand van het Centraal Bureau voor de Statistiek en bestaat uit een team van 11 personen. Dit team is verantwoordelijk voor de financiële en ledenadministratie van ISI en de Associations, voor de organisatie van het WSC en de RSC’s, voor de ondersteuning van de Executive Committee, de Council en Committees en draagt bij aan de uitvoering van de strategische prioriteiten.
Interesse of meer weten over deze mooie rol: PA / Bestuurssecretaris, 4 dagen per week, Den Haag?
Neem dan snel contact met me (Franziska) op. Bij voorkeur via je uitgebreide cv met foto en gedane werkzaamheden. Dan spreken we elkaar snel! Of wil je eerst even bellen? 0255 500048.
Geselecteerde kandidaten zal worden gevraagd een bewijs van goed gedrag en een recente referentie te verstrekken.
P.S.: Rechtstreekse sollicitaties aan ISI worden naar ons doorgestuurd.