Office Manager, 3 maanden, Amsterdam

Directiesecretaresse bij PA Online

Voor onze opdrachtgever Gemeente Amsterdam zoeken wij een Office Manager voor het project Varen.

• Startdatum: 30-09-2019
• Einddatum: 31-12-2019
• Werklocatie: Rembrandttoren Amsterdam
• Aantal fte: 0,89
• Aantal uren per week: 32
• Optie tot verlenging: ja, maximaal 6 maanden
• Aantal kandidaten op interview:2

Functieomschrijving

We zoeken een vooruitdenkende, pro actieve kandidaat die in een paar maanden de ondersteuning van het Programma Varen op orde kan brengen met vooral een focus op de tijdige en adequate ondersteuning van de Programma manager en de planning en organisatie van het bestuurlijke overlegproces. Tevens ervaring met de digitalisering van het vergaderproces. Vervolgens organiseert deze persoon de overdracht van de werkwijze naar een (liefst) interne opvolger.

Gemeentelijke organisatie

De gemeentelijke organisatie bestaat uit vier clusters, een bestuurs- en concernstaf en zeven bestuurscommissies (stadsdelen). De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De clusters Ruimte en Economie, Sociaal, Dienstverlening en Informatie en Interne Dienstverlening bestaan uit afdelingen die expertise hebben op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken, inzamelen van huishoudelijk afval en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad.

De opdrachtgever(s)

Programma Varen, gemeente Amsterdam ontwikkelt beleid op het terrein van het binnenwater beheer en gebruik en voert dit beleid zelf uit, m.u.v. de handhaving van het beleid.

Werkzaamheden

  • Strak opzetten van de organisatie van office management binnen een paar maanden en de overdracht aan het einde van de periode
  • Het inplannen en organiseren van bestuurlijke overleggen
  • Directe ondersteuning en assistentie van de programmamanager
  • Eventuele aanvullende Personeel &Organisatie taken
  • Voorbereiden van management overleggen, notuleren en uitzetten van actiepunten

Absolute eisen:

  • Je hebt in de afgelopen 2 jaar geen ambtelijke aanstelling gehad bij de gemeente Amsterdam.
  • Je bent een ervaren Office Manager.
  • Je hebt een afgeronde secretariële opleiding.
  • Je hebt HBO werk- en denkniveau.
  • Je hebt 5-10 jaar ervaring in complexe ondersteunende functies bij een of meerdere overheidsorganisaties opgedaan.
  • Je hebt ervaring met inplannen en organiseren van bestuurlijk overleggen.
  • Je beheerst MS Office uitstekend.
  • Je hebt kennis van en ervaring met iBabs en kan anderen hierin instrueren.
  • Je hebt ervaring met het werken in een gemeentelijke organisatie.
  • Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.
  • Je bent een kei in kortbondig notuleren.
  • Je beheerst het system Decos.

Interesse?

Is dit de functie die je graag tijdelijk wilt vervullen? Voldoe je aan ALLE eisen (knock out)? Zo ja, dan zien wij je uitgebreide cv met foto en gedane werkzaamheden waaruit dit blijkt graag z.s.m. tegemoet. Graag tot spoedig!