Medisch secretaresse / team assistant, 24-36 uur per week, Limburg

PMO @ PA Online

Medisch secretaresse / team assistant, 24-36 uur per week, Limburg

Voor een zorginstelling in de regio Limburg zijn wij zoek naar een medisch secretaresse / team assistant voor 24-36 uur per week. Je beschikt over een MBO Medisch Secretaresse diploma, niveau 4, je bent gemotiveerd, creatief, enthousiast, proactief, zelfstandig, hebt passie voor je vak, beschikt over een opgewekt karakter en neemt initiatief.

Doel van de functie:

Het bieden van secretarieel-administratieve ondersteuning aan de (medisch) specialist(en) en/of behandelaar(s) binnen het toegewezen aandachtsgebied. Het verrichten van werkzaamheden ten behoeve van de te voeren cliënt- en zorgadministraties en het toezien op de juiste registratie en verantwoording (DBC en WMO) in de informatie- en registratiesystemen in overeenstemming met geldende voorschriften en richtlijnen.

Plaats van de functie in de organisatie:

De medisch secretaresse ontvangt hiërarchisch leiding van de Manager Zorgondersteuning.
Functionaris ontvangt zo nodig functionele aanwijzingen en/of richtlijnen van (medisch) specialist(en), behandelaar(s) en/of van de Registratie regisseur.

Secretarieel-administratieve werkzaamheden

  • Beheert de agenda van de medisch) specialist(en) en/of behandelaar(s), plant in en stemt afspraken af. Bewaakt gemaakte afspraken en daarmee verband houdende tijdslimieten. Regelt zo nodig faciliteiten.
  • Handelt in- en externe (medische) correspondentie binnen de aangegeven kaders af; concipieert daartoe brieven, verwerkt aangeleverde concepten voor brieven, teksten, notities en verslagen, legt deze ter goedkeuring en ondertekening voor, draagt zorg voor verspreiding hiervan en bewaakt de toepassing van de huisstijl.
  • Plant en notuleert – indien daartoe aangewezen – vergaderingen en/of bijeenkomsten
  • Registreert de inkomende post voor de toegewezen behandelaar(s).
  • Alle medisch secretariële werkzaamheden voor de toegewezen (medisch) specialist(en) en/of behandelaar(s) zijn nauwkeurig, tijdig en goed verzorgd uitgevoerd.

Overige taken

  • Verricht – indien daarmee belast – uitvoerende werkzaamheden de organisatie van jubilea, afscheidsrecepties e.d. en verricht hieruit voortvloeiende representatieve taken.
  • Voert – indien daartoe aangewezen – het voorraadbeheer van kantoormiddelen.
  • Resultaat: alle overige uit de functie voortvloeiende werkzaamheden zijn tijdig, nauwkeurig en goed verzorgd uitgevoerd.

Cliënten- en zorgadministratie toegewezen aandachtsgebied

  • Verricht voorbereidende handelingen ten behoeve van de registratie van cliëntgegevens in de cliëntadministratie.
  • Registreert en muteert cliëntgegevens in het administratiesysteem en ten behoeve van de administratieve procesgang.
  • Controleert, beoordeelt en toetst de in het administratiesysteem verwerkte cliënt- en zorgproductiegegevens op tijdigheid, juistheid en volledigheid, draagt zorg voor de verwerking daarvan en controleert de output.
  • Stelt overzichten en/of gegevensverzamelingen uit de cliënten- en zorgadministratie samen ten behoeve van de periodieke rapportages.
  • Signaleert termijnen m.b.t. wet- en regelgeving aan (medisch) specialist(en) en/of behandelaar(s).
  • Bewaakt de nauwgezette registratie van geleverde producten en diensten met inachtneming van wet- en regelgeving en voorschriften van (DBC)registratie en/of WMO-beschikkingen.
  • Voert controles uit op de toepassing van richtlijnen, werkwijzen en protocollen ten aanzien van de cliënten- en zorgadministraties, signaleert afwijkingen en rapporteert daaromtrent aan de Registratie regisseur.
  • Legt (cliënten)dossiers aan, beheert ze en stelt ze beschikbaar aan de (medisch) specialist(en) en/of behandelaar(s).
  • Signaleert knelpunten in de cliënt- en zorgadministraties en/of m.b.t. de administratieve organisatie daarvan en doet ter zake verbetervoorstellen aan de Registratie regisseur.
  • Resultaat: de (controle)werkzaamheden ten behoeve van de te voeren cliënten- en zorgadministraties zijn op kwalitatieve en kwantitatieve wijze uitgevoerd in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, afspraken met ketenpartners en interne voorschriften.

Functie-eisen team assistant

  • De functie vereist een mbo werk- en denkniveau verkregen door MBO Medisch Secretaresse, niveau 4 aangevuld met door training verkregen kennis van wet- en regelgeving en voorschriften op het gebied van zorgproductie- en cliëntadministraties en van de kaders voor zorgfinanciering.
  • Functionaris is op de hoogte van de functie en doelstelling van het organisatieonderdeel en voornamelijk het werkterrein van de toegewezen (medisch) specialisten of overige behandelaar(s).
  • Beschikt over kennis van en is vaardig met de functierelevante kantoorautomatisering systemen.
  • Zelfstandigheid
  • De werkzaamheden worden verricht binnen relevante wet- en regelgeving, voorschriften, richtlijnen, procedures en protocollen.
  • Functionaris organiseert het eigen werk, is creatief en neemt initiatief bij de secretarieel, administratief en procesmatige ondersteuning.
  • Zich voordoende problemen in de functie-uitvoering worden zelfstandig opgelost waarbij zo nodig kan worden teruggevallen op de manager Zorg-ondersteuning of de medisch) specialist(en) en/of behandelaar(s).

Sociale vaardigheden

  • Sociale vaardigheden zijn vereist bij het bij het voeren van het agendabeheer voor de medisch) specialist(en) en/of behandelaar(s).
  • Het mede bewaken van de juiste registraties in de toegewezen (deel)administraties stelt enige eisen aan overtuigingskracht en het bewaren van een professionele houding.
  • In deze contacten wordt een beroep gedaan op in het bijzonder tact, luisteren, hulpvaardigheid en het bewaren van de eigen houding.
  • Je bent tactvol, klant- en samenwerkingsgericht.
  • Functionaris heeft invloed op dienstverlening aan en procesondersteuning van de medisch) specialist(en) en/of behandelaar(s).
  • Er bestaat kans op financiële schade door het niet tijdig signaleren van fouten in de gegevensverwerking en op imagoschade voortvloeiende uit de diverse in- en externe contacten.
  • Je beschikt over een uitstekende schriftelijke- en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid.
  • Je beschikt over de bewegingsvaardigheid, benodigd voor veelvuldig pc-gebruik, waarbij uitdrukkelijk eisen worden gesteld aan snelheid, nauwkeurigheid en accuratesse.
  • Oplettendheid is vereist bij registreren, controleren en/of verwerken van cliënt- en zorggegevens, de toepassing van richtlijnen en het signaleren van afwijkingen.
  • Ook de uitvoering van (medische) correspondentie, het archief- en agendabeheer t.b.v. de toegewezen leidinggevende(n) stelt eisen op dit punt.

Overige functie-eisen

  • Volharding en doorzettingsvermogen zijn vereist bij het controleren en verwerken van gegevens in de cliënt- en zorgadministratie.
  • Gevoel voor systematiek en ordelijkheid is vereist bij het verwerken van secretarieel- administratieve gegevens en het (digitaal) documentbeheer.
  • Integriteit en discretie zijn vereist bij het zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke cliëntgegevens en/of financiële gegevens.
  • Voorkomen en gedrag zijn vereist m.b.t. de in- en externe contacten.

Interesse?

Ben jij de Medisch Secretaresse die volledig in dit profiel past? Heb jij de relevante opleiding en werkervaring? Zo ja, dan zien wij je uitgebreide c.v. graag met foto en behaalde resultaten tegemoet naar breda@paonline.nl t.a.v. Marieke.