Managementassistent, fulltime, tijdelijk, Den Haag

PA van PA Online bellend

Inhuur Managementassistent, fulltime, tijdelijk, Den Haag

Voor onze opdrachtgever zoeken wij een managementassistent voor een tijdelijke opdracht op basis van inhuur

Specifieke gegevens opdracht

  • Plaats tewerkstelling Den Haag
  • Gewenste startdatum 1 oktober 2019
  • Einddatum 31 december 2019
  • Optie tot verlenging In overleg (telkens voor drie maanden).
  • De maximale duur van dit contract is 36 maanden. Aantal uren per week Maximaal 36 uren per week. De functieschaal van deze opdracht is 8.
  • Dit betreft een nieuwe aanvraag.
  • Voorgenomen planning
  • Geplande datum eerste gesprek 4 september 2019 , van 9.00 tot 12.00 uur.

Over VNG Realisatie

VNG Realisatie ondersteunt gemeenten bij het bundelen van kennis en expertise, zodat zij gezamenlijk hun gemeentelijke uitvoering kunnen verbeteren. De ontwikkelingen in de informatiesamenleving vragen in toenemende mate om kennis en flexibiliteit van de gemeentelijke organisatie. Ook is in de gemeentelijke dienstverlening een groot deel van de uitvoering in potentie gelijk voor alle gemeenten. Daarom willen gemeenten meer als collectief optrekken. Het gezamenlijk organiseren en invullen van gemeentelijke uitvoering leidt tot betere dienstverlening voor inwoners en bedrijven en tot een efficiëntere inzet van middelen.

Over Bedrijfsvoering

Het basisteam bedrijfsvoering ondersteunt de VNG Realisatie organisatie. Dit betreft secretariële ondersteuning, projectsecretariaat, personeelsbeleid, kwaliteitsborging, communicatie en financiën.

Doelstelling is om de medewerkers van VNG Realisatie zodanig te ontzorgen dat ze zich optimaal kunnen richten op de dienstverlening aan gemeenten. Het secretariaat bestaat uit de officemanager, vier lijnsecretaresses, vijf projectondersteuners en twee algemene medewerkers secretariaat.

Omschrijving van de opdracht

Ondersteunen van manager Ontwikkelen Domeinen en onderliggende teams.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

  • • Beheren van en regie hebben op een complexe agenda;
  • • Proactief beheer van de inbox, prioriteren van mails en zelfstandig afhandelen, zodat de manager de meest prioritaire zaken krijgt voorgelegd (signaleren, acties uitzetten en voorbereidend werk);
  • • Organiseren van vergaderingen en voorbereiden van presentaties;
  • • Proactief informeren van manager en projectleider zodat zij goed voorbereid zijn voor vergaderingen en presentaties;
  • • Werken met Ibabs;
  • • Ruime ervaring met het notuleren van vergaderingen;
  • • Onderhouden van contacten in het netwerk;
  • • Verantwoordelijk voor het (digitale) documentbeheer van één of meer projecten;
  • • Actief samenwerken met andere projectsecretaris(sen) en programmasecretaris(sen) op inhoud, proces en procedures;
  • • Treedt op als plaatsvervangend programmasecretaresse binnen het team Omgevingswet;
  • • Ophalen en verzamelen van input bij medewerkers voor de voortgangsrapportage;
  • • Aanmelden, ontvangen en begeleiden van bezoekers;
  • • Ondersteunen en achtervang zijn van collega’s op het secretariaat;
  • • Acties bijhouden en bewaken van lopende activiteiten.

Resultaat van de opdracht

Het ondersteunen van de manager Ontwikkelen Domeinen en onderliggende domeinen. Zodanig ontzorgen van de manager dat ze zich optimaal kunnen richten op de dienstverlening aan gemeenten.

Eisen

  • • Afgeronde MBO opleiding, met bijbehorend werk- en denkniveau, blijkend uit opleiding en ervaring;
  • • Aantoonbaar minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
  • • Aantoonbaar minimaal 3 jaar ervaring met het beheer van een mailbox op MT niveau in een complexe omgeving.

Competenties

De functie vereist de volgende competenties, die worden getoetst in de (eventuele) gespreksronde:

  • Klantgericht
  • Resultaatgericht
  • Samenwerkingsgericht
  • Dienstverlenend en snel kunnen schakelen
  • Planmatig
  • Proactief meedenken en vooruit kunnen denken
  • Oplossingsgericht denken \
  • Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk)
  • Flexibel
  • Zelfstandig
  • Nauwkeurig
  • Collegiaal
  • Ervaring in een vergelijkbare (managementassistent) functie
  • Ervaring met het beheer van een mailbox op MT niveau in een complexe omgeving
  • Ervaring met complex agendabeheer
  • Ervaring met notuleren
  • Ervaring met het complete Microsoft-Officepakket (Excel, Word, Powerpoint, Outlook)
  • Ervaring met Microsoft Teams 

Gesprek

Na evaluatie wordt in een gesprek de kandidaat beoordeeld op werk- en opdrachtinhoudelijke aspecten, de match met de organisatie en de benodigde competenties. Op basis van de uitkomst van deze gesprekken vindt gunning van de opdracht plaats en/of wordt een kandidaat geselecteerd voor een eventueel tweede gesprek. Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat de kandidaat op het afgesproken tijdstip aanwezig is. Als de kandidaat, zonder voorafgaande afmelding, op de door ons gecommuniceerde datum en tijdstip afwezig is, kan dit leiden tot uitsluiting van de procedure.

Als u binnen zeven werkdagen na de sluitingstermijn geen uitnodiging heeft ontvangen voor een gesprek kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een eerste gesprek.

Reageren?

Ben je geïnteresseerd in deze tijdelijke Managementassistent functie? Voldoe je volledig aan alle eisen en wensen van de opdrachtgever? Zo ja, stuur ons dan s.v.p. je uitgebreide cv met foto via ons inschrijfformulier. Dan nemen wij z.s.m. contact met je op. Dank je.