Management Assistente, 14 uur/week, NL/E, Hoofddorp (ingevuld)

Management Assistente bij PA Online

Management Assistente, 14 uur/week, NL/E, Hoofddorp (ingevuld)

Jouw uitdaging

Voor een kantoor in Hoofddorp met 7 medewerkers zoeken wij een tijdelijke Management Assistente voor de twee directeuren. Daarnaast zijn de professionals in de organisatie afwisselend aanwezig op kantoor én bij de klant, met name voor het uitvoeren van Risico inventarisaties, trainingen en andere arbeidsveiligheid gerelateerde activiteiten. Het betreft een zeer dynamische praktijk met veel oog voor kwaliteit.
Aangezien de eigen assistente momenteel afwezig is, zijn wij op zoek naar een enthousiaste Management Assistent(e) voor ongeveer 14 uur per week. Je werkt nauw samen in klein team en biedt op hoog niveau volledige, professionele ondersteuning.

Functieomschrijving:

  • Je verricht onder andere de volgende werkzaamheden ten behoeve van de Partner(s):
  • Agendabeheer en planning van afspraken en vergaderruimtes (via de gastvrouw);
  • Je agendeert, bereidt voor en notuleert vergaderingen, verspreidt notulen en bewaakt de opvolging van gemaakte afspraken;
  • Je werkt memo’s, brieven, verslagen en rapporten nader uit;
  • Je beheert de e-mailbox en agenda voor de Partner(s);
  • Je staat interne en externe klanten te woord (telefonisch en face-to-face) en verwijst hen door naar de juiste contactpersoon;
  • Je stelt offertes op;
  • Je verzorgt correspondentie ten behoeve van de afdeling en Partner;
  • Je bent verantwoordelijk voor de juiste verwerking van zowel de inkomende als de uitgaande post;
  • Je bent verantwoordelijk voor een juiste archivering en inrichting van de digitale dossiers van de klanten;
  • Je bent uitvoerend betrokken bij bijzondere activiteiten ten behoeve van de locatie;
  • Je vervangt waar mogelijk overige business support collega’s bij afwezigheid;

Jouw profiel

  • Je hebt een afgeronde opleiding op HBO-niveau, bijvoorbeeld Schoevers of vergelijkbaar en minimaal 5 jaar werkervaring binnen de zakelijke dienstverlening;
  • Gedegen ervaring met Word, Excel, PowerPoint en overige automatiseringsprogramma’s;
  • Organisatorisch vermogen;
  • Een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
  • Je denkt pro-actief mee met de Partner(s) waar je voor werkt en bent ‘stijlflexibel’;
  • Representatief in taalgebruik en verschijning;
  • Goed kunnen werken in teamverband;
  • Gezien de aard van de werkzaamheden zoeken wij iemand die onder tijdsdruk accuraat kan blijven werken, meedenkt in het drukke schema van de Partner(s) en volledige ontzorging biedt;
  • Tot slot beschik je over de nodige tact en humor, ben je dienstverlenend ingesteld en heb je geen 9-tot-5-mentaliteit.

Ben jij de interim Management Assistente die wij zoeken voor een paar weken of maanden voor 14 uur per week? Voldoe je aan de hierboven genoemde eisen? Zo ja, dan zien wij je uitgebreide c.v. met foto en behaalde resultaten graag tegemoet via ons inschrijfformulier en onder vermelden van de betreffende vacature.