Management Assistent m/v lid College van Bestuur, Amsterdam, 0,7 FTE

Office Manager van PA Online

Voor een onderwijsinstelling in Amsterdam zoeken wij een Management Assistent m/v lid College van Bestuur, Amsterdam, 0,7 FTE, mogelijk jaarcontract.

De onderwijsinstelling biedt mbo-onderwijs dat studenten goed voorbereidt op de arbeidsmarkt of een vervolgstudie. Men onderscheidt zich door de persoonlijke aandacht voor studenten en intensieve samenwerking met bedrijven.

Er heerst een open sfeer en bestuur en management zijn zeer aanspreekbaar. Als jonge school heerst er een startup-mentaliteit.

Voor het Bestuurssecretariaat zijn wij op zoek naar een tijdelijke collega die het bestuurssecretariaat vanaf begin december 2019 (bij voorkeur) komt versterken:   

MANAGEMENT ASSISTENT M/V (0,7 FTE)

Als Management Assistent vorm je samen met een collega Management Assistent en de Bestuurssecretaris het bestuurssecretariaat van de onderwijsinstelling. Op dagelijkse basis ondersteun je één van de bestuurders en als secretariaat ondersteun je samen het College van Bestuur, de Raad van Toezicht, de Ondernemingsraad en de Studentenraad. Als Management Assistent ben je goed op de hoogte van wat er speelt en ondanks wisselende agenda’s bied jij de bestuurder rust en overzicht. Jouw professionele ondersteuning stelt het College van Bestuur in staat haar werkzaamheden goed georganiseerd te kunnen uitvoeren.

Het is de bedoeling om 24 uur per week te werken, verdeeld over 4 dagen, waarbij de dinsdag en woensdag vereist zijn.

De functie

In de functie van Management Assistent wordt van je verwacht dat je accuraat en integer handelt en het leuk vindt om actief mee te bouwen aan de verdere ontwikkeling en professionalisering van het bestuurssecretariaat. De voornaamste werkzaamheden zijn: 

  • Je hebt een goed begrip van onze organisatie en de omgeving waarin deze opereert;
  • Je behoudt samen met je directe collega’s zorgvuldig overzicht over de uit te zetten acties, de voortgang en de communicatie van genomen besluiten;
  • Je beheert de mailbox en agenda van één van de bestuurders en filtert deze door zelfstandig mails op te pakken, uit te zetten en af te handelen;
  • Je bent representatief in woord en geschrift, je correspondeert namens de bestuurder in mails en formele documentatie.
  • Het organiseren en coördineren van bijeenkomsten en overleggen; je zorgt daarbij voor de benodigde faciliteiten en logistiek, je stelt agenda’s op, legt besluiten vast, verzamelt en verspreidt documentatie, ontvangt deelnemers en gasten en bewaakt de voortgang van actiepunten.
  • On the spot verslaglegging (overleggen College van Bestuur, directie en ondernemingsraad);
  • In deze rol ondersteun je hoofdzakelijk één bestuurder en zorg je samen dat het College van Bestuur goed ondersteund wordt.

Wij vragen

  • Schoevers opleiding Management Assistent/ Directiesecretaresse of een vergelijkbare opleiding;
  • Minimaal 4 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur als management assistent van een College van Bestuur of bestuurder;
  • Je beschikt over zelfleiderschap en maakt zelf keuzes;
  • Je levert een actieve en individuele bijdrage aan de verbetering van het bestuurssecretariaat;
  • Kennis van of affiniteit met het onderwijs; kennis van het MBO is een pré;
  • Veel werk goed kunnen prioriteren, en je bent daarbij integer en accuraat;
  • Computervaardigheden (Office 365);
  • Ervaring met werken in een duo-baan is een pré;
  • Beschikbaarheid op maandag t/m donderdag.

Inlichtingen / sollicitaties

De onderwijsinstelling biedt een tijdelijke aanstelling voor 0,7 fte – uitgaande van een fulltime werkweek van 36,86 uur- voor de duur van  een jaar. Bij goed functioneren is er uitzicht op een vast  dienstverband. Inschaling vindt plaats conform carrièrepatroon 7 van de cao MBO, te weten een bruto maandsalaris van maximaal € 2916 ,- bij een fulltime aanstelling.  

Het kunnen overhandigen van een verklaring omtrent het gedrag is een vereiste.

De onderwijsinstelling stelt zich als doel gelijkheid, diversiteit en inclusie te bevorderen en nodigt alle geïnteresseerden van harte uit te reageren.

Solliciteren kan tot uiterlijk tot 10 november 2019 via ons inschrijfformulier onder vermelding van deze vacature, waarbij je je uitgebreide cv met foto en motivatie stuurt.