Leuke combifunctie PA / Office Manager, 24 u/wk (kandidaten voorgesteld)

Executive Assistant @ PA Online

Leuke combifunctie PA / Office Manager, 24 uur per week, Zwolle

Voor een opdrachtgever in vastgoed in Zwolle zoeken wij een PA / Office Manager voor 24 uur per week. In eerste instantie wordt de vacature via inhuur ingevuld. Er is optie tot verlenging mogelijk, dan wel nadien een arbeidscontract direct bij de opdrachtgever.

De opdrachtgever heeft verschillende bedrijven, waarvoor hij de administratieve werkzaamheden verwerkt wenst te hebben alsook voor zijn privézaken.

Je werkt voornamelijk op locatie in Zwolle; thuiswerken is soms in overleg mogelijk. Het is voor de opdrachtgever bijzonder belangrijk dat het klikt (natuurlijk) en dat je in de organisatie past. Temeer daar je vaak alleen met de Directeur in kwestie op kantoor bent, of zelfs alleen op kantoor. Contact met de collega’s is vaak telefonisch en online, aangezien zij veelal werken vanuit andere kantoren alsook onderweg zijn.

Wat zijn je werkzaamheden o.a.?

  • Beantwoorden en behandelen telefoonverkeer
  • Complex agendabeheer
  • Verwelkomen van gasten
  • Verzorgen van correspondentie via e-mail en post
  • Regelen en organiseren van meetings, reizen, lunches, diners, transfers etc.
  • Notuleren wanneer van toepassing; acties en deadlines monitoren
  • Zorgen dat gemaakte afspraken met en door collega’s worden nagekomen
  • Behandelen van ‘expense reports’
  • Behandelen van inkomende facturen (boekhouding wordt verzorgd door de boekhouder)
  • Verzorgen van het office management, waaronder in- en aankoop van kantoorbenodigdheden en uitzoeken van credit card issues
  • Relatie management; onderhouden van contacten met klanten, leveranciers en collega’s
  • Afhandelen van privézaken voor de Directeur
  • En alles wat verder ter tafel komt

Wensen en eisen:

  • Je hebt HBO werk- en denkniveau
  • Je hebt een afgeronde Directiesecretaresse opleiding
  • Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als Directiesecretaresse en of Personal Assistant
  • Je hebt ‘secretaressebloed’
  • Je hebt werkervaring binnen de vastgoedbranche (pre)
  • Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend
  • Je beheerst MS Office uitstekend
  • Je bent zeer dienstverlenend, geduldig en klantvriendelijk
  • Je bent collegiaal en behulpzaam
  • Je bent een echte gastvrouw
  • Je werkt zelfstandig en hebt er geen probleem mee als je alleen op kantoor werkt
  • Je bent 24 uur per week beschikbaar (dagen en werktijden in overleg)
  • Je bent per 1 juni a.s. beschikbaar
  • Je woont in Zwolle of omgeving

Wat biedt de opdrachtgever?

Een leuke veelzijdige en zelfstandige baan die je behoorlijk zelf kunt invullen en opzetten. Een marktconform salaris en werkdagen en -uren in overleg in te delen.

In eerste instantie word je ingehuurd, waarbij het de bedoeling is dat – als alle partijen dat wensen – je een arbeidscontract van de opdrachtgever krijgt aangeboden.

Interesse in deze leuke job?

Ben je geïnteresseerd in deze leuke job en heb jij de gevraagde werkervaring? Ben jij de PA / Office Manager die wij zoeken? Woon je in Zwolle of omgeving? Neem dan gauw contact met ons op via kerende mail aan HQ@paonline.nl met vermelding van deze vacature, waarbij je je uitgebreide cv stuurt met foto en gedane werkzaamheden en verantwoordelijkheden alsook je laatst verdiende salaris bruto per maand op basis van een 40-urige werkweek.