Inhuur Projectondersteuner Ontwikkelen Domeinen, Den Haag

PA Online's Office Manager, the allround support in your office

Ten behoeve van VNG Realisatie in Den Haag zoeken wij per z.s.m. een Projectondersteuner Ontwikkelen Domeinen, Den Haag voor 36 uur per week.

Specifieke gegevens opdracht

  • Plaats tewerkstelling: Den Haag
  • Gewenste startdatum: 12 augustus 2020
  • Einddatum: 31 december 2020
  • Optie tot verlenging: In overleg (telkens voor drie maanden). De maximale duur van dit contract is 36 maanden.
  • Aantal uren per week: Maximaal 36 uren per week.
  • De functieschaal van deze opdracht is 7.
  • Uitvraag: Dit betreft een nieuwe aanvraag, momenteel wordt deze functie voor korte termijn onderhands ingevuld.
  • Geplande datum eerste gesprek: 11 augustus tussen 9.00-12.00.
  • Eventueel tweede gesprek: ntb

Over VNG Realisatie

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werkt aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal.
Onder meer door het actief participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, daar samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.

Zo draagt VNG Realisatie bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

  • werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van
    maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
  • verbeteren van de dienstverlening;
  • een efficiënte en wendbare organisatie;
  • anticiperen op de toekomst.

Over Bedrijfsvoering

Het basisteam bedrijfsvoering ondersteunt de VNG Realisatie organisatie. Dit betreft secretariële ondersteuning, projectsecretariaat, personeelsbeleid, kwaliteitsborging, communicatie en financiën.

Doelstelling is om de medewerkers van VNG Realisatie zodanig te ontzorgen dat ze zich optimaal kunnen richten op de dienstverlening aan
gemeenten.

Het secretariaat bestaat uit de officemanager, vijf lijnsecretaresses, vier
projectondersteuners en twee algemene medewerkers secretariaat.

Basisteam Ontwikkelen Domeinen

Het Basisteam Ontwikkelen Domeinen ondersteunt gemeenten met collectieve oplossingen voor vraagstukken op specifieke beleidsdomeinen.
Het team verbindt de expertise en instrumenten uit de basisteams van VNG Realisatie met ‘beleidsrijke’ domeinen, zoals het sociaal domein, het fysiek domein en de lokale democratie.

De programma’s en projecten van het team zijn vaak ingebed in een keten. Enkele voorbeelden van de aandachtsgebieden van het team zijn:

  • Werk en Inkomen
  • Schuldhulpverlening
  • WmO
  • Jeugdhulp
  • PGB.

Over de Programma’s Werk en Inkomen

Met de decentralisaties in het sociaal domein krijgen gemeenten de kans om hun dienstverlening veel meer integraal aan te bieden. Ze zijn daarmee aan de slag, op allerlei manieren. Gemeenten lopen daarbij tegen vraagstukken aan die zij niet alleen kunnen oplossen. VNG pakt deze vragen op en zoekt op landelijk niveau met ketenpartners naar oplossingen. Daarvoor werken VNG Beleid en VNG Realisatie nauw samen in het programma’s Werk en Inkomen.
Het uiteindelijke doel van de projecten binnen het programma is om gemeenten in staat stellen om hun inwoners zodanig te ondersteunen dat zij optimaal kunnen participeren in de samenleving en te kunnen ‘werken naar vermogen’.

De programma’s Werk en Inkomen worden gefinancierd door het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en uit het fonds Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU).

Op dit moment wordt vanuit het team Werk en Inkomen (mede) uitvoering gegeven aan diverse programma’s en projecten. De ontwikkellijn ‘Moderniseren Werkdomein is opgestart, waarvan het project ‘UitwisselingsMechanisme Werk voor gemeenten’ (UMW)
onderdeel is. Met het project UMW wordt een adequate flexibele infrastructuur ingericht om de gegevensuitwisseling binnen en met het gemeentelijk domein mogelijk te maken.
Daarnaast worden momenteel nog twee projecten opgestart om de keteninrichting en gegevensstandaarden te ontwerpen (VUM) en om gestructureerd te werken aan werkzoekenden- en werkgeversdienstverlening (instrumentengidsen Dennis en Eva),
conform het gemeentelijke werklandschap.
Vanuit het (beheer)team Werk, Inkomen (en Schulden) worden ook o.a. de belangen behartigd van de gemeenten op informatiekundig gebied en ICT-ontwikkelingen. Het Suwinet wordt namens gemeenten in ketenverband met UWV en SVB beheerd.

Ook vindt voorlichting plaats aan gemeenten over de informatiekundige kant van onderhavige weten regelgeving, het gebruik van Suwinet en andere ICT-voorzieningen. Dit team heeft een sterk adviserende en voorlichtende rol.

Omschrijving van de opdracht

Het doel van de inzet van projectondersteuning is dat werkzaamheden van secretariëleadministratieve-, organisatorische- en planmatige aard worden uitgevoerd ter ondersteuning van Ontwikkelen Domeinen bij VNG Realisatie.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

  • Proactief beheer (signaleren, acties uitzetten en voorbereidend werk) van de mailbox van de manager;
  • Prioriteren van de mails en waar mogelijk ook zelfstandig afhandelen. Daarmee inhoudelijk ondersteunen in de mailafhandeling zodat de betreffende manager de meest prioritaire zaken krijgt voorgelegd;
  • Beheren van een complexe agenda van de manager;
  • Het organiseren van bijeenkomsten en overleggen, zorgdragen voor het tijdig klaarzetten (tevens in Ibabs) van presentaties, op- en afbouw van vergaderruimten/locaties;
  • Voorbereiding, deelneming en verslaglegging van vergaderingen;
  • Acties bijhouden en bewaken van lopende activiteiten;
  • Het ondersteunen van basisteamleden en hen attenderen op momenten dat activiteiten starten, onderhoud vergen of afgerond kunnen worden (procesondersteuning).
  • Archiveren van (digitale) documenten;
  • Aanmelden en ontvangen van bezoekers;
  • Onderhouden van telefonische contacten met gemeenten, leveranciers, etc.;
  • Ondersteunen van collega’s op het secretariaat.

Resultaat van de opdracht

De projectondersteuner werkt met meerdere collega’s aan de Realisatie van resultaten bij VNG Realisatie. Daarnaast is de projectondersteuner dienstbaar, ontzorgd, jaagt na en weet zijn of haar plaats in de dynamiek van alledag. Bijeenkomsten zijn tiptop in orde, de administratie is op orde, publicaties op tijd en afgestemd met communicatie en collega’s voelen zich gesteund, begrepen en geholpen. Geen werk is te veel en er zijn weinig woorden benodigd.

Eisen

Kennis en expertise

Uit het cv en/of de aangeleverde motivatiebrief blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar (door opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten et cetera.) beschikt over:

  • Afgeronde secretariële MBO- opleiding niveau 4
  • Minimaal twee jaar werkervaring op MBO werk en denk
  • Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in vergelijkbare functie zoals omschreven in deze offerteaanvraag;
  • Minimaal 2 jaar ervaring met het beheer van mailboxen;
  • Minimaal 2 jaar ervaring met complex agendabeheer;
  • Minimaal 2 jaar ervaring met het Microsoft-Officepakket (Word, Excel, Powerpoint en Outlook);
  • Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met Ibabs;
  • Minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare functie in een bestuurlijke omgeving (bijv. koepelorganisatie, middelgrote tot grote gemeente).

Competenties

De functie vereist de volgende competenties, die worden getoetst in de (eventuele) gespreksronde:

  • Proactief
  • Initiatiefrijk
  • Verbindend
  • Enthousiast
  • Klantgericht
  • Dienstverlenend,
  • Kwaliteitsgericht
  • Resultaatgericht
  • Samenwerkingsgericht
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk)
  • Nauwkeurig
  • Zelfstandig
  • Planmatig
  • Collegiaal

Wensen

  • Werkervaring als managementassistent/projectondersteuner.
  • Werkervaring bij een overheidsorganisatie zoals gemeenten (blijkend uit CV)
  • Kennis van gemeentelijke dienstverlening in een politiek bestuurlijk krachtenveld in gemeentelijke context.
  • Kennis van het Sociaal Domein, toegelicht in motivatiebrief.
  • Aantoonbare ervaring met het uitvoeren van werkzaamheden in een politiek bestuurlijk krachtenveld in gemeentelijke context.

Gesprek

Als u binnen zeven werkdagen na de sluitingstermijn geen uitnodiging heeft ontvangen, kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent
voor een eerste gesprek.

Reageren?

Ben je geïnteresseerd en voldoe je aan alle eisen en wensen? Dan zien wij je uitgebreide cv met foto en motivatie, toegeschreven aan en onder vermelding van deze vacature, graag tegemoet aan HQ@paonline.nl.