Ervaren Secretaresse RvB Zaandam, detavast (intern ingevuld)

PA via PA Online

Ervaren Secretaresse Raad van Bestuur, detavast, Zaandam (intern ingevuld)

Ten behoeve van het Zaans Medisch Centrum (ZMC) zoeken wij met spoed een ervaren Secretaresse Raad van Bestuur, (deta)vast, Zaandam voor 36-40 uur/week.

De organisatie is met een ‘lean traject’ bezig, waarover vergaderd, gecommuniceerd en waarnaar gehandeld wordt. Het is als zodanig een interessante periode voor een ervaren Secretaresse Raad van Bestuur met een medische achtergrond die stevig in haar schoenen staat. De secretaresse Lid van de Raad van Bestuur is de Personal Assistant (PA) van het Lid Raad van Bestuur en voert diverse, secretariële en administratieve taken uit met het streven de output, slagvaardigheid en dat van de Raad van Bestuur te vergroten. Het betreft een zéér hectische baan!

Tevens worden er vergaderingen gehouden over medische zaken en de dagelijkse gang van zaken. Het is dus belangrijk dat je gewend bent te notuleren op hoog niveau.

Werkzaamheden in het kort

Ondersteuning Lid Raad van Bestuur
Complex agendabeheer
Mail
Telefoonbeheer
Correspondentie Voorbereiden vergaderingen
Notuleren en uitwerken
Bewaken acties en deadlines
Planning vergaderingen, notuleren en uitwerken van RvT, auditcommissie en bewaken acties en deadlines
Primair aanspreekpunt Lid RvB
Anticiperen, signaleren, faciliteren, reageren, organiseren
Ondersteuning Lid RvB bij prioritering en bewaken voortgang, signaleren knelpunten
Communicatie (mailings, uitnodigingen, presentaties)
Archivering (registratie en ordening)
Coördineren en administratief en secretarieel begeleiden van diverse processen (procedureel organiseren en volledig voorbereiden van diverse vergaderingen)
Ondersteuning traject werving en selectie medisch specialisten (onder leiding van voorzitter toelatingscommissie uitnodigingen versturen, gesprekken plannen en toelatingsovereenkomst versturen) (bewaking voortgang)
Vergaderingen (CMO, PAZ, regionaal huisartsenoverleg en bij afwezigheid van de office-manager RvB en RvT) (voorbereiden, notuleren, opvolging/bewaking)
Ondersteuning diverse commissies (klachtencommissie, watercommissie, werkgroep transmurale diabeteszorg, begeleidingscommissie SEH, Ok-commissie, meldingscommissie, oncologiecommissie, decubituscommissie)
Representatieve functie (ontvangst gasten, verzorgen koffie/thee, verzorging werkomgeving).

Eisen en wensen

HBO werk- en denkniveau
Afgeronde directiesecretaresse opleiding
Ervaring als Secretaresse Raad van Bestuur
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
Uitstekende beheersing van MS Office
Kennis van andere software systemen (bijv. CRM) is een pre
Kennis en ervaring in de zorg en medische terminologie is een pre
Organisatorisch en communicatief sterk
Kennis van en ruime werkervaring met diverse software, zoals het MS-officepakket
Volharding en geduld
Snel en efficiënt maar toch accuraat kunnen werken
Een representatieve en klantgerichte instelling
Systematiek en ordelijkheid
Betrouwbaarheid en integriteit
Doorzettingsvermogen
Collegiaal
Absoluut stressbestendig
Ervaring met notuleren voor een Raad van Bestuur
Representatief
Zelfstandig
Teamspeler
Diplomatiek
Communicatief sterk
Uitstekende planner
Ziet de details/houdt van details
Organisatietalen
Accuraat
Integer
Discreet
Betrouwbaar
Loyaal
Oplossingsgericht
Initiatiefrijk
Doorzetter
Daadkrachtig
Creatief en vindingrijk
Snel kunnen schakelen
Multitasker
Gastvrouw
36-40 Uur per week beschikbaar
Z.s.m. beschikbaar
Woonachtig in NH.
In je manier van werken ben je doelgericht, staat excellente service hoog in het vaandel en ben je altijd op zoek naar verbetermogelijkheden.

Onze opdrachtgever biedt

De arbeidsvoorwaarden zijn conform de cao Ziekenhuizen (FWG 45/50). In eerste instantie wordt (bij voorkeur) een inhuurovereenkomst geboden van een half jaar via PA Online, met optie tot vast dienstverband. Startdatum: z.s.m..

Ben je geïnteresseerd?

Ben jij de ervaren Secretaresse Lid Raad van Bestuur die wij zoeken?
Ben jij op zoek naar een nieuwe baan voor 36-40 uur per week?
Ben je snel beschikbaar?
Zo ja, dan zien wij je uitgebreide c.v. met foto en behaalde resultaten via ons inschrijfformulier graag z.s.m. tegemoet onder vermelding van deze betreffende vacature. Graag tot spoedig ziens!