Ervaren Secretaresse Raad van Bestuur, detavast, Zaandam (ingevuld)

Office Manager van PA Online

Ervaren Secretaresse Raad van Bestuur, detavast, Zaandam (ingevuld)

Ten behoeve van het Zaans Medisch Centrum (ZMC) zoeken wij met spoed een ervaren Secretaresse Raad van Bestuur, (deta)vast, Zaandam voor 36 uur/week.

De organisatie is met een ‘lean traject’ bezig, waarover vergaderd, gecommuniceerd en waarnaar gehandeld wordt. Het is als zodanig een interessante periode voor een ervaren Secretaresse Raad van Bestuur met een medische achtergrond die stevig in haar schoenen staat.
De secretaresse Lid van de Raad van Bestuur is de Personal Assistant (PA) van het Lid Raad van Bestuur en voert diverse, secretariële en administratieve taken uit met het streven de output, slagvaardigheid en dat van de Raad van Bestuur te vergroten. Het betreft een zéér hectische baan!

Tevens worden er vergaderingen gehouden over medische zaken en de dagelijkse gang van zaken. Het is dus belangrijk dat je gewend bent te notuleren op hoog niveau.

Werkzaamheden in het kort

  • ­Ondersteuning Lid Raad van Bestuur
  • Complex agendabeheer
  • Mail
  • Telefoonbeheer
  • Correspondentie
    Voorbereiden vergaderingen
  • Notuleren en uitwerken
  • Bewaken acties en deadlines
  • Planning vergaderingen, notuleren en uitwerken van RvT, auditcommissie en bewaken acties en deadlines
  • Primair aanspreekpunt Lid RvB 
  • Anticiperen, signaleren, faciliteren, reageren, organiseren
  • Ondersteuning Lid RvB bij prioritering en bewaken voortgang, signaleren knelpunten
  • Communicatie (mailings, uitnodigingen, presentaties)
  • Archivering (registratie en ordening)
  • Coördineren en administratief en secretarieel begeleiden van diverse processen (procedureel organiseren en volledig voorbereiden van diverse vergaderingen)
  • ­Ondersteuning traject werving en selectie medisch specialisten (onder leiding van voorzitter toelatingscommissie uitnodigingen versturen, gesprekken plannen en toelatingsovereenkomst versturen) (bewaking voortgang)
  • ­Vergaderingen (CMO, PAZ, regionaal huisartsenoverleg en bij afwezigheid van de office-manager RvB en RvT) (voorbereiden, notuleren, opvolging/bewaking)
  • ­Ondersteuning diverse commissies (klachtencommissie, watercommissie, werkgroep transmurale diabeteszorg, begeleidingscommissie SEH, Ok-commissie, meldingscommissie, oncologiecommissie, decubituscommissie)
  • Representatieve functie (ontvangst gasten, verzorgen koffie/thee, verzorging werkomgeving).

Eisen en wensen

  • HBO werk- en denkniveau
  • Afgeronde directiesecretaresse opleiding
  • Ervaring als Secretaresse Raad van Bestuur
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
  • Uitstekende beheersing van MS Office
  • Kennis van andere software systemen (bijv. CRM) is een pre
  • Kennis en ervaring in de zorg en medische terminologie is een pre
  • Organisatorisch en communicatief sterk
  • Kennis van en ruime werkervaring met diverse software, zoals het MS-officepakket
  • Volharding en geduld
  • Snel en efficiënt maar toch accuraat kunnen werken
  • Een representatieve en klantgerichte instelling
  • Systematiek en ordelijkheid
  • Betrouwbaarheid en integriteit
  • Doorzettingsvermogen
  • Collegiaal
  • Absoluut stressbestendig
  • ­Ervaring met notuleren voor een Raad van Bestuur
  • Representatief
  • Zelfstandig
  • Teamspeler
  • Diplomatiek
  • Communicatief sterk
  • Uitstekende planner
  • Organisatietalen
  • Accuraat
  • Integer
  • Discreet
  • Betrouwbaar
  • Loyaal
  • Oplossingsgericht
  • Initiatiefrijk
  • Doorzetter
  • Daadkrachtig
  • Creatief en vindingrijk
  • Snel kunnen schakelen
  • Multitasker
  • Gastvrouw
  • ­36 Uur per week beschikbaar
  • Z.s.m. beschikbaar
  • Woonachtig in NH.

In je manier van werken ben je doelgericht, staat excellente service hoog in het vaandel en ben je altijd op zoek naar verbetermogelijkheden.

Onze opdrachtgever biedt

De arbeidsvoorwaarden zijn conform de cao Ziekenhuizen (FWG 45/50).  In eerste instantie wordt (bij voorkeur) een inhuurovereenkomst geboden van een half jaar via PA Online, met optie tot vast dienstverband.
Startdatum: z.s.m..

  • Ben je geïnteresseerd?
  • Ben jij de ervaren Secretaresse Lid  Raad van Bestuur die wij zoeken?
  • Ben jij op zoek naar een nieuwe baan voor 36 uur per week?
  • Ben je snel beschikbaar?

Zo ja, dan zien wij je uitgebreide c.v. met foto en behaalde resultaten graag z.s.m. tegemoet via ons inschrijfformulier onder vermelding van deze betreffende vacature. Graag tot spoedig ziens!