Voor de directeur van de faculteit Science & Technology van Hogeschool Leiden zoeken wij een ervaren Directiesecretaresse / Management Assistant (0,8-1,0 fte).
Als directiesecretaresse werk je nauw samen met de directeur en heb je contact met de medewerkers van de faculteit, van de verschillende diensten, het bestuurssecretariaat, servicedesk, receptie en ook met studenten van bijvoorbeeld de studieverenigingen. Je bent onderdeel van het team managementondersteuners van de faculteit waarmee je samenwerkt op portefeuilleniveau. Daarnaast heb je contact met externen in het werkveld met wie je overlegt over het maken van afspraken of het plannen van rondleidingen en bijeenkomsten.
Als directiesecretaresse zorg je voor de secretariële- en administratieve ondersteuning namens de directeur. Je dagelijkse werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Optreden als eerste aanspreekpunt van de faculteit zowel op de locatie als telefonisch;
- Organiseren en beheren van de digitale agenda van de directeur (complex agendabeheer);
- Voorbereiding van nota’s ten behoeve van het College van Bestuur;
- Plannen, voorbereiden, notuleren en verslagleggen van diverse managementvergaderingen;
- Organiseren en voorbereiden van diverse bijeenkomsten zoals heidagen of faculteitsbijeenkomsten.
Natuurlijk weet jij als geen ander de deadlines te bewaken en zaken te signaleren die betrekking hebben op de managementacties. Daarbij beheer je het digitale archief van managementdocumenten in de SharePoint omgeving en beheer je een klein fysiek archief. De opmaak van de maandelijkse nieuwsbrief in Webpower behoort ook tot je taken, net als het verwerken van de personeelsmutaties van het ‘eigen’ team in AFAS.
Hoe oplossingsgericht ben je? Je ontvangt namelijk vaak genoeg (complexe) verzoeken via verschillende kanalen die om een oplossingsgerichte afhandeling vragen. Echt iets voor jou, toch?
Het is een solo-functie. Je werkt dus 1:1.
Er is een goede informele en relaxte sfeer. De directeur is laagdrempelig, en moet ook wel tegen zichzelf en zijn volle agenda beschermd worden. Je deelt een kamer met de andere Management Assistentes, die overigens een hele andere rol hebben dan jij. Deze rol kun je vergelijken met de rol van Bestuurssecretaresse.
Hogeschool Leiden
Hogeschool Leiden is een multisectoriële hogeschool in het hart van de Randstad.
De hogeschool heeft ongeveer 13.000 studenten en 1.275 medewerkers. Het onderwijs en onderzoek wordt verzorgd binnen vijf faculteiten met een eigen identiteit, die samenhangt met het karakter van de opleidingen en de verschillende beroepen en werkvelden waarvoor de studenten worden opgeleid. Onze maatschappelijke opdracht is om goed beroepsonderwijs en -onderzoek te verzorgen en gekwalificeerde professionals op te leiden die beschikken over een kritische houding en in staat zijn te functioneren in een veranderende beroepspraktijk. Naast kwalificatie voor de beroepspraktijk maken persoonsvorming, socialisatie, internationalisering en het ontwikkelen van maatschappelijke verantwoordelijkheid deel uit van onze opleidingen. Het leren van de student staat daarbij altijd centraal.
Faculteit Science & Technology
De opleidingen van de faculteit Science & Technology (S&T) worden verzorgd door de afdelingen Applied Sciences, Informatica, en het Middelbaar Laboratorium Onderwijs. De faculteit kent 4 bachelor opleidingen, Chemie, Biologie en Medisch laboratoriumonderzoek, Informatica en Bio- informatica. Daarnaast is er de duale opleiding Forensisch ICT en is de Master Forensisch ICT in oprichting en ontwikkeling. De na- en bijscholing wordt verzorgd door het Centrum Bioscience en Diagnostiek (CBD). In het kader van onderzoek is het Leiden Center of Applied Bio-sciences (LCAB) verbonden aan de faculteit. De faculteit S&T telt circa 250 medewerkers.
Competenties
- Je bent representatief, communicatief en proactief;
- Je weet van aanpakken en bent servicegericht;
- Je bent integer en diplomatiek;
- Je bent flexibel en oplossingsgericht;
- Je werkt nauwkeurig en bent een netwerker.
Je voelt je thuis in een zeer dynamische omgeving waar veel zaken ad hoc gebeuren. Je, blijft evenwichtig onder druk en je geeft tijdig aan welke informatie je nodig hebt om je werk goed uit te voeren. Je bent betrokken en je kan als het nodig is ook collega’s tijdig aanspreken op deadlines die er aan komen en acties en taken die zij moeten uitvoeren. Vanzelfsprekend ben je integer, en weet je hoe je met sensitieve informatie om moet gaan en heb je een goed gevoel voor verhoudingen. Je beheerst office-programma’s uitstekend en bent bereid om je de digitale hogeschoolsystemen (o.a. Office365, SharePoint) eigen te maken.
Heb je oog voor detail, creëer je graag overzicht en vind je het fijn om mensen te ontzorgen? Zie je waar iets beter kan en zorg je dan ook dat dat geregeld wordt? Krijg je energie van een dynamische werkomgeving waar steeds andere taken bij jou terecht komen? Kom dan solliciteren!
Van jou
- Brede werkervaring als Directiesecretaresse;
- MBO / HBO werk- en denkniveau;
- Goede kennis van Office 365;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
- Minimaal 32 uur per week beschikbaar.
Arbeidsvoorwaarden
De cao-hbo is van toepassing. De arbeidsovereenkomst is in eerste instantie voor bepaalde tijd voor de duur van een jaar. De functie is van structurele aard.
Voor jou
- Max € 3.691,00 bruto per maand (36 u/wk);
- Meer werken, meer verlof;
- Gunstige pensioenregeling;
- 8,3% Eindejaarsuitkering;
- Jaarcontract > vaste baan.
- Nabij station Leiden.
Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring minimaal € 2.650,87 en maximaal € 3.691,00 (schaal 8) bruto per maand bij een fulltime dienstverband, conform cao-hbo. Daarnaast is er een gunstige pensioenregeling via het ABP. Er zijn diverse ontwikkelmogelijkheden binnen de hogeschool en er is ruimte voor professionalisering.
Verder kent de cao-hbo een eindejaarsuitkering van 8,3 % en is de hogeschool dichtbij station Leiden gelegen.
Interesse?
Hogeschool Leiden heeft PA Online verzocht de eerste selectie voor haar te verzorgen. Ben je geïnteresseerd in deze mooie functie? Neem dan snel contact met mij, Franziska, op. Bij voorkeur door mij z.s.m. je uitgebreide cv met foto en gedane werkzaamheden te sturen.
Hogeschool Leiden hoopt de eerste gesprekken te kunnen houden op 6 juli a.s..
Startdatum is voorzien op 15 augustus 2022.
LinkedIn
Twitter