In samenwerking met een bevriende relatie zoeken wij een Bestuurssecretaresse, 32-26 uur/week, verdeeld over 4 of 5 dagen per week. (on hold)
Ingaande 01-01-2021 voor een periode van 6 maanden met wellicht optie tot verlenging. In de gelegenheid om zowel vanuit huis als vanuit het Raadhuis in Hoofddorp te werken.
Opdrachtomschrijving
Als Bestuurssecretaresse ben je – samen met je collega’s – verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders.
Je beheert de agenda(‘s) en mailbox(en) en ontvangt bezoekers. Ook handel je eenvoudige correspondentie af en ondersteun je de collegeleden bij de archivering van hun stukken.
Tevens werk je nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van de wethouder. Aangezien bestuurders zelf veel buiten de deur zijn, communiceer je veel op afstand en online. Je werkt nauw samen met collega secretaresses, je zorgt met elkaar voor de continuïteit en je vervangt elkaar bij afwezigheid.
Momenteel werken de medewerkers van gemeente Haarlemmermeer vanuit huis.
We zijn op zoek naar een echte teamspeler die de samenwerking opzoekt zowel binnen het team als daarbuiten. Je bent flexibel, proactief en stressbestendig.
Werkzaamheden:
- Zeer complex agendabeheer;
- Organiseren van vervoer voor bestuurder;
- Afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail en post);
- Uitzetten van acties en bewaken voortgang van gemaakt afspraken;
- Voorbereiden van vergaderingen, vergaderstukken plaatsen in iBabs en archivering van stukken;
- Onderhouden van veel in- en externe contacten en eerste aanspreekpunt hierin;
- Vervangen van collega’s op bestuurssecretariaat.
Profielschets:
- HBO werk- en denkniveau;
- Ruime ervaring met secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden op bestuurssecretariaat;
- Volledige beheersing van het MS Office pakket;
- Je bent een organisatietalent en hebt goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
- Klantgericht, integer en gericht op samenwerking;
- Affiniteit met en gevoel voor een bestuurlijk, politieke werkomgeving;
- Zelfstandig, initiatiefrijk, stressbestendig;
- Flexibel, discreet en collegiaal;
- Affiniteit met digitalisering / digitale werkprocessen;
- Bij voorkeur kennis van de vergadertool iBabs
Interview planning
Gesprekken vinden plaats op dinsdag 15 december en een eventueel klikgesprek met de wethouder(s) op donderdag 17 december.
LinkedIn
Twitter