Secretaressebloed

Secretaressebloed Je hebt het, of je hebt het nietMaking your CEO, CFO, COO, CRO, CIO shineDe PA’s, Executive Assistants en Management Assistants van tegenwoordig willen absoluut geen ‘Secretaresse’ meer genoemd worden. Dat begrijp ik wel. Maar of je het nou leuk vindt of niet, een échte PA, Executive of Management Assistant, die ondersteuner die ú in uw bedrijf wilt hebben, heeft SECRETARESSEBLOED!Je hebt het, of je hebt het niet. Heel simpel.En ja, ik heb het. Mijn collega Marieke heeft het en onze PA’s hebben het, SECRETARESSEBLOED! Daar selecteren wij op.Iemand wordt blij van werken binnen hetgeen hij of zij het liefst doet.In het geval van een PA, Executive of Management Assistant is  dat ontzorgen en zorgen dat ‘his/her boss will shine’.Oftewel, ondersteunen, organiseren, faciliteren, signaleren, anticiperen, analyseren, reageren....
Lees meer
Ervaringsdeskundigen

Ervaringsdeskundigen

Ervaringsdeskundigen In de afgelopen maanden hebben Marieke en ik organisaties gesproken die échte adviezen wilden. Oftewel, niet alleen ‘wij hebben vervanging van onze vertrekkende Secretaresse nodig’, maar ‘wat kunnen jullie ons adviseren m.b.t. herstructurering en onze nieuwe Personal Assistant?’ Advies van ervaringsdeskundigen En dát is nou precies wat wij willen! Zoals inmiddels wel bekend, zijn Marieke en ik zelf international Personal Assistants geweest. Wij kennen het secretaressevak dus ‘inside and out’. Bovendien spreken wij onze kandidaten intensief (zo’n 1,5 a 2 uur), waarop wij vaak genoeg opmerkingen van de betreffende kandidaten krijgen als “J… wat een vragen! Dat gaat een stuk verder dan ik gewend ben.” Precies! Dat is onze toegevoegde waarde. Tenslotte is het anders niet nodig om een bureau in te schakelen, nietwaar? U wilt toch waar voor uw geld? Waaruit blijkt die ervaringsdeskundigheid? Hoewel dat wat lastig is om zelf uit te leggen, ga ik het toch proberen. Wij hebben vaak aan een half woord genoeg. Hoe vaak komt het voor dat een CEO...
Lees meer

CEO’s, CFO’s, COO’s, CIO’s van Nederland

CEO’s, CFO’s, COO’s, CIO’s etc. van Nederland. Alles zelf doen. Is dat wel ‘penny wise’? Vandaag had ik een telefoongesprek met een Directeur van een financiële dienstverlener. Het gesprek nam een wending naar het dilemma van het delegeren van taken en werkzaamheden versus ‘alles zelf doen’. Zelf doen Tijdens dat gesprek bespraken wij een aantal werkzaamheden en de uren die per week gespendeerd worden aan het maken van afspraken het organiseren ervan de meetings zelf eventueel het notuleren de follow-up van acties en besluiten het bijhouden van e-mailberichten en zelf beantwoorden van álle telefoontjes etc. En dan hebben wij het nog niet eens over alle werkzaamheden die ertussen door nog ‘even’ gedaan dienen te worden. In ieder geval, er blijft letterlijk nauwelijks nog tijd over voor het bedenken en uitwerken van strategie en het doen c.q. binnenhalen van business. Een beeld zegt meer dan 1000 woorden Uit eigen ervaring, als voormalig PA van verschillende CEO’s en CFO’s, weet ik wat voor fulltime baan+ het is en dus hoeveel...
Lees meer

Artificial Intelligence: Robotisering, slimmere software, apps en machine learning

Artificial Intelligence Op dit moment is er veel te doen over robotisering. Vorige week werd ik om een reactie gevraagd m.b.t. een stelling in de Flexmarkt, magazine omtrent bemiddeling van flexwerkers. Aan twee conculega’s en mij werd gevraagd onze visies te geven of door robotisering banen verdwijnen of juist erbij komen. De toekomst voorspellen Natuurlijk is het heel moeilijk, zo niet onmogelijk, om de toekomst te voorspellen. Echter, wij (van PA Online) zijn/ik ben wel van mening dat er veel gaat veranderen door robotisering en (dus) door software. Of eigenlijk, wat er al een tijdje aan het veranderen is! Lopende bandwerk zal steeds meer worden overgenomen door robots, software neemt veel standaardtaken en –zaken over, terwijl interessant en motiverend werk door de mens gedaan wordt (gelukkig!). Netwerken & machine learning Allerhande netwerken zijn en worden steeds meer met elkaar verbonden. Het is hierdoor mogelijk allerlei apparaten met elkaar te verbinden waardoor signalen kunnen worden doorgegeven als er bijvoorbeeld een storing is aan het apparaat in kwestie. Bovendien...
Lees meer

The Personal Assistant, managing her CEO

De Personal Assistant, degene die haar CEO managet Klinkt wat raar misschien, maar het is zo. Dat is nou juist het mooie van de samenwerking tussen de CEO (of CFO, COO, CIO etc.) en zijn (haar) Personal Assistant. Managing de Manager? Ja zeker, o.a. door het beheer van de complexe agenda. Waar zou de CEO zijn zonder een goed bijgehouden en duidelijk ingerichte digitale agenda met georganiseerde vergaderingen en benodigde stukken erbij? Ook dit klinkt misschien wat simpel, maar dat blijkt toch anders te zijn dan misschien gedacht wordt. Gisteren nog sprak ik één van onze uitstekende meertalige Personal Assistants (op zoek naar een nieuwe baan overigens) die regelmatig bemerkt dat haar collega 'het' niet in de vingers heeft. Net voor aanvang van een vergadering wordt haar collega gevraagd: "Eh... waar zitten we eigenlijk?" Dat is nou net niet managen. Nee, het is de taak en zelfs de voldoening van een echte Personal Assistant om vergaderingen, lokaal of internationaal, goed geregeld en georganiseerd te hebben. Daar hoort dan...
Lees meer

Het resultaat van wegbezuinigde Secretaresses

Al jaren meld ik ‘penny-wise pound foolish’ als hele groepen Secretaresses worden ontslagen uit bezuinigingsoverwegingen. Dat er bespaard moe(s)t worden, zeker tijdens de crisis, is logisch. Echter, ervan uitgaan dat de Managers dan zelf wel alles regelen en organiseren, is natuurlijk niet logisch. Hoe praktisch is een Directeur, een Manager? Hoeveel Directeuren en Managers zijn nou werkelijk zeer praktisch aangelegd? Hoeveel kennen de ‘tips & tricks’ van MS Office waardoor het maken van afspraken veel sneller kan den iedereen via de mail uit te nodigen, en het gebruik van Word waarvoor het bedoeld is? Welke Directeur en Manager zijn ‘regelneven’? En ook niet onbelangrijk: welke Directeur en Manager vindt deze ‘self service’ leuk? Economische omstandigheden Dat Managers zichzelf niet ‘wegbezuinig(d)en’ tijdens de crisis, dat begrijp ik. Maar dat zij de taken van hun management ondersteuner erbij krijgen, lijkt mij niet echt een bezuiniging. Daar zijn zij veel te duur voor. Pas geleden vernam ik via via, conform mijn voorspelling overigens, dat o.a. verschillende accountantskantoren tegen hele praktische...
Lees meer

Brandjes blussen of brandjes voorkomen?

Er wordt ons geregeld gevraagd: “Hoe snel kunnen jullie leveren?” Klinkt natuurlijk een beetje raar als je het over PA’s, Office Managers, Management Assistants en/of PMO’ers hebt, maar OK. Dan is ons antwoord: “Als u wilt, kan uw nieuwe PA er vanmiddag al zijn.” Vervolgens sturen wij zo’n twee of drie passende cv’s op met het profiel van de betreffende kandidaten zoals wij hen zien n.a.v. het intakegesprek en…. neemt de waan van de dag de prioriteiten van de (potentiële) klant over. Oftewel, de eerstvolgende weken volgt er geen terugkoppeling en/of eerste reactie. Op een enkele uitzondering na natuurlijk. Prioriteiten En dat verbaast ons altijd weer. De (potentiële) klant heeft aangegeven haast te hebben. Wij kunnen direct en juist op de haast inspelen en aldus zorgen dat diezelfde prioriteiten worden ondervangen door de nieuwe PA, Office Manager, PMO-er etc.. Echter, door de waan van de dag volgt soms uitstel bij de klant. Dus is onze vraag: Wilt u brandjes blussen of brandjes voorkomen? Als voormalige...
Lees meer

Penny wise, Pound foolish?

If you think it’s expensive…. Dit plaatje zien wij elke keer weer verschijnen op LinkedIn. Oftewel, this image goes viral… En dat begrijpen wij ook. Het is namelijk absoluut waar. En dat weten wij met z’n allen. En toch…. Verbaast het ons dan elke keer weer dat in allerhande vacatureteksten min of meer verwezen wordt naar bovengenoemde tekst? Verwezen? Jawel, maar op de manier van ‘voor een dubbeltje op de eerste rang willen zitten’. En dat kan niet. Een Ferrari koop je ook niet voor de prijs van een Suzuki. Momenteel is het heel goed mogelijk om te onderhandelen en daar is niets mis mee, mits het voor alle partijen toch een win-win betekent. Maar de basis is wel KWALITEIT ! Vacatureteksten: twee functies ineen? Sinds de crisis zien wij vrij regelmatig vacatureteksten met twee functies tegelijkertijd in één vacature en dus in de hoop dat in één persoon te vinden. En dan ook letterlijk op zoek naar een Techneut die zeer goed administratief onderlegd is, een...
Lees meer

Assisteren Organiseren Faciliteren Prioriteren Signaleren Analyseren Anticiperen en Reageren

Assisteren Organiseren Faciliteren Prioriteren Signaleren Analyseren Anticiperen en Reageren Van Secretaresse naar Personal Assistant Er wordt ons vaak gevraagd wat het verschil is tussen een Secretaresse en een Personal Assistant. Zonder eerst jarenlang Secretaresse dan wel Directiesecretaresse te zijn geweest, kun je geen Personal Assistant worden. Tenslotte begint de Directeur ook niet bovenaan de ladder. Wij hebben al vaker gemeld dat ‘Personal Assistant’ een modewoord is tegenwoordig. Dat is erg jammer. Op de een of andere manier vindt men het te min (?) om Secretaresse genoemd te worden. Waarom? Het woord secretaresse komt van ‘secret’. Dat is toch prachtig? En allemaal zijn wij onderaan de ladder begonnen. Ons inziens de enige manier om goed in je vak te worden. Ambitie en prioriteit Als je een echte Personal Assistant wilt worden of bent, dan heb je geen 9-5 job. Dan betekent dat dat je ook ’s avonds en in het weekend werkzaamheden dient te verrichten. Dat hoort bij je job en is verdisconteerd in je salaris. Helemaal niet erg,...
Lees meer
Behind every great CEO there is a great PA !

Behind every great CEO there is a great PA !

Aanvraag Wij ontvingen een aanvraag voor vervanging tijdens zwangerschapsverlof van een PA van de CEO en COO. Aan wat voor tarief moest men denken? Wij hanteerden altijd simpelweg 2.15 als omrekenfactor over het bruto uurloon. Sinds minister Koolmees de WW-premies heeft laten verhogen, is helaas die omrekenfactor niet meer mogelijk. Wij berekenen het tarief echter nog wel steeds heel transparant evenredig aan de verhoging van de premies. Enfin, na het geven van enkele voorbeelden zouden de tarieven worden meegenomen in de interne bespreking. Wij wisten inmiddels allang dat ons tarief altijd te hoog zou zijn, aangezien men een bijzonder jonge dame in dienst had als PA van de CEO en COO en bijpassend salaris. Blijkbaar zijn de CEO en COO zeer zelfstandig, want op dat niveau een PA van net twintig…. Wat doet een Personal Assistant dan zoal? Wij ontvangen die vraag nogal vaak. Of, wat is het verschil tussen een Secretaresse en een PA? Ons inziens is een Secretaresse het ‘verzamelwoord’ binnen het secretariële vak....
Lees meer