Minder secretaresses, alles zelf doen?

Minder secretaresses, alles zelf doen? Secretaresse of PA?Time is money, toch?Gisteren meldde het UWV dat één van de beroepen waar minder vraag naar is, de rol van secretaresse is. Herhalen we de fout van de vorige crisis? Secretaresses en PA's werden toen veelal boventallig verklaard; managers moesten hun eigen afspraken, het regelen ervan en alle betreffende communicatie en administratie zelf doen. Dit uit kostenbesparing.Natuurlijk is er momenteel nog meer faciliterende software. Echter, is het nou echt zoveel goedkoper als een manager heel veel tijd spendeert aan het regelen en organiseren van alles dat ter tafel komt in plaats van buisiness binnen halen?Je mag het ‘preken voor eigen parochie’ noemen, maar als CEO, CFO, directeur, manager ben je simpelweg te duur om dergelijke werkzaamheden zelf te doen. Of er nou op kantoor of vanuit huis gewerkt wordt; zonde van je business!...
Lees meer

De ene PA is de andere niet

De ene PA is de andere niet Grote verschillenIt is lonely at the topEr zijn grote verschillen in de kennis en kunde van PA's, Personal Assistants dus. Zoals ik al vaker heb gemeld, is ‘PA’ al jaren een modewoord.Dat is erg jammer, want een PA is, zeg maar, een zeer ervaren Directiesecretaresse+. De Executive Assistant die tevens privé- en familiezaken regelt voor de CEO, CFO, Managing Director etc.. Dit vergt jaren werkervaring op hoog niveau. Zonder die jarenlange werkervaring begrijp je niet waar je CEO of CFO mee bezig is, waardoor je hem of haar niet voldoende kunt ondersteunen. Vaak ben je tevens aanwezig bij meetings in binnen- en buitenland, en waar de strategie wordt bepaald.Een PA is tevens sparring partner. Als PA weet je zaken nota bene eerder dan het lijnmanagement!Dat brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee. Het is niet voor niets dat er altijd gezegd wordt ‘it is lonely at the top’.Natuurlijk maak je ook een praatje met...
Lees meer

Secretaressebloed

Secretaressebloed Je hebt het, of je hebt het nietMaking your CEO, CFO, COO, CRO, CIO shineDe PA’s, Executive Assistants en Management Assistants van tegenwoordig willen absoluut geen ‘Secretaresse’ meer genoemd worden. Dat begrijp ik wel. Maar of je het nou leuk vindt of niet, een échte PA, Executive of Management Assistant, die ondersteuner die ú in uw bedrijf wilt hebben, heeft SECRETARESSEBLOED!Je hebt het, of je hebt het niet. Heel simpel.En ja, ik heb het. Mijn collega Marieke heeft het en onze PA’s hebben het, SECRETARESSEBLOED! Daar selecteren wij op.Iemand wordt blij van werken binnen hetgeen hij of zij het liefst doet.In het geval van een PA, Executive of Management Assistant is  dat ontzorgen en zorgen dat ‘his/her boss will shine’.Oftewel, ondersteunen, organiseren, faciliteren, signaleren, anticiperen, analyseren, reageren....
Lees meer

Need a Personal Assistant?

Need a Personal Assistant? In spite of this bizarre time, business goes on Therefore, ladies and gentlemen CEO, CFO, CIO, CRO, SVP’s and VP”s Unfortunately sometimes somewhat leaner. During the credit crunch which started in 2008 quite a few Chief Executives let their PA’s go. This resulted in arranging and organizing their meetings, flights, transfers, hotels, lunches and dinners themselves as well as all mails and correspondence etc.. Of course the Chief Executives did manage. However, it took quite a lot of time. And #Timeismoney. Moreover, the time spent on the above could not in full be spent on doing their own jobs, doing #business. How about a PA’s network? It does not only consist of getting the job done by knowing who to turn to for what, but also being a kind of a ‘radar’ who picks up messages on family business or insecurities from employees or rumours to be dealt with many times a.s.a.p.. These messages or rumours will not reach the CEO or...
Lees meer
Ervaringsdeskundigen

Ervaringsdeskundigen

Ervaringsdeskundigen In de afgelopen maanden hebben Marieke en ik organisaties gesproken die échte adviezen wilden. Oftewel, niet alleen ‘wij hebben vervanging van onze vertrekkende Secretaresse nodig’, maar ‘wat kunnen jullie ons adviseren m.b.t. herstructurering en onze nieuwe Personal Assistant?’ Advies van ervaringsdeskundigen En dát is nou precies wat wij willen! Zoals inmiddels wel bekend, zijn Marieke en ik zelf international Personal Assistants geweest. Wij kennen het secretaressevak dus ‘inside and out’. Bovendien spreken wij onze kandidaten intensief (zo’n 1,5 a 2 uur), waarop wij vaak genoeg opmerkingen van de betreffende kandidaten krijgen als “J… wat een vragen! Dat gaat een stuk verder dan ik gewend ben.” Precies! Dat is onze toegevoegde waarde. Tenslotte is het anders niet nodig om een bureau in te schakelen, nietwaar? U wilt toch waar voor uw geld? Waaruit blijkt die ervaringsdeskundigheid? Hoewel dat wat lastig is om zelf uit te leggen, ga ik het toch proberen. Wij hebben vaak aan een half woord genoeg. Hoe vaak komt het voor dat een CEO...
Lees meer

The Personal Assistant, managing her CEO

De Personal Assistant, degene die haar CEO managet Klinkt wat raar misschien, maar het is zo. Dat is nou juist het mooie van de samenwerking tussen de CEO (of CFO, COO, CIO etc.) en zijn (haar) Personal Assistant. Managing de Manager? Ja zeker, o.a. door het beheer van de complexe agenda. Waar zou de CEO zijn zonder een goed bijgehouden en duidelijk ingerichte digitale agenda met georganiseerde vergaderingen en benodigde stukken erbij? Ook dit klinkt misschien wat simpel, maar dat blijkt toch anders te zijn dan misschien gedacht wordt. Gisteren nog sprak ik één van onze uitstekende meertalige Personal Assistants (op zoek naar een nieuwe baan overigens) die regelmatig bemerkt dat haar collega 'het' niet in de vingers heeft. Net voor aanvang van een vergadering wordt haar collega gevraagd: "Eh... waar zitten we eigenlijk?" Dat is nou net niet managen. Nee, het is de taak en zelfs de voldoening van een echte Personal Assistant om vergaderingen, lokaal of internationaal, goed geregeld en georganiseerd te hebben. Daar hoort dan...
Lees meer

De zeer ervaren PA: 40+ en 50+

De zeer ervaren PA: 40+ en 50+ PA Online is gespecialiseerd in de bemiddeling van zéér ervaren meertalige Personal Assistants en Top Secretaresses. Dit betekent dat onze PA’s voornamelijk 40+ers en 50+ers zijn. Zij hebben een lange en gedegen werkervaring, veelal ook op Raad van Bestuurniveau. Bovendien hebben zij inmiddels een behoorlijke levenservaring. Ook dat is op een gegeven moment erg belangrijk. De ervaren PA spreekt de taal van de CEO, CFO, COO, RvB Wanneer de CEO, CFO, COO of een lid van de Raad van Bestuur kampt met de uitdagingen in zijn bedrijf, economische omstandigheden etc., dan is het toch bijzonder prettig als sparring partner een ervaren PA naast hem/haar te hebben staan die zelf ook inmiddels is ‘doorgewinterd’ is en die dezelfde taal spreekt als hij of zij. Meldingen via WhatsApp veelal verdeeld over verschillende regels alsook het herinneren aan een afspraak via WhatsApp door een jeugdige Secretaresse met kreten als ‘OMG' en 'BTW'  (Oh my G en by the way) zullen op onbegrip stuiten. Niet...
Lees meer

Assisteren Organiseren Faciliteren Prioriteren Signaleren Analyseren Anticiperen en Reageren

Assisteren Organiseren Faciliteren Prioriteren Signaleren Analyseren Anticiperen en Reageren Van Secretaresse naar Personal Assistant Er wordt ons vaak gevraagd wat het verschil is tussen een Secretaresse en een Personal Assistant. Zonder eerst jarenlang Secretaresse dan wel Directiesecretaresse te zijn geweest, kun je geen Personal Assistant worden. Tenslotte begint de Directeur ook niet bovenaan de ladder. Wij hebben al vaker gemeld dat ‘Personal Assistant’ een modewoord is tegenwoordig. Dat is erg jammer. Op de een of andere manier vindt men het te min (?) om Secretaresse genoemd te worden. Waarom? Het woord secretaresse komt van ‘secret’. Dat is toch prachtig? En allemaal zijn wij onderaan de ladder begonnen. Ons inziens de enige manier om goed in je vak te worden. Ambitie en prioriteit Als je een echte Personal Assistant wilt worden of bent, dan heb je geen 9-5 job. Dan betekent dat dat je ook ’s avonds en in het weekend werkzaamheden dient te verrichten. Dat hoort bij je job en is verdisconteerd in je salaris. Helemaal niet erg,...
Lees meer
Behind every great CEO There is a great PA II

Behind every great CEO There is a great PA II

In het vervolg op onze blog ‘Behind every great CEO there is a great PA !’ even de vraag omtrent de (zelf)kennis van de Directeur en als voorbeeld een situatie van een aantal jaren geleden: Hoe ziet de Directeur zichzelf? Veel Directeuren en Managers hebben inmiddels een lange werkervaring en zijn dus wat ouder. Een wat oudere en dus zeer ervaren, maar wel heel verzorgde !, Personal Assistant vinden zij dan vaak prettiger om mee te werken. Die PA heeft inmiddels zelf een lange zakelijke werkervaring en op hoog niveau en ook inmiddels een behoorlijke levenservaring. Dat is op hoog niveau juist heel erg gunstig. Beide partijen begrijpen elkaar veel beter en hebben vaak maar een half woord nodig. De Directeur die dat beseft, heeft een voorsprong. Jawel, op zichzelf! De taak waarvoor hij (zij) is aangenomen of ingehuurd, wordt vergemakkelijkt door de tweezijdige ervaring. En dan het verhaal van één van onze klanten, een toen zeer jonge Directeur die héél goed begreep dat het...
Lees meer
Behind every great CEO there is a great PA !

Behind every great CEO there is a great PA !

Aanvraag Wij ontvingen een aanvraag voor vervanging tijdens zwangerschapsverlof van een PA van de CEO en COO. Aan wat voor tarief moest men denken? Wij hanteerden altijd simpelweg 2.15 als omrekenfactor over het bruto uurloon. Sinds minister Koolmees de WW-premies heeft laten verhogen, is helaas die omrekenfactor niet meer mogelijk. Wij berekenen het tarief echter nog wel steeds heel transparant evenredig aan de verhoging van de premies. Enfin, na het geven van enkele voorbeelden zouden de tarieven worden meegenomen in de interne bespreking. Wij wisten inmiddels allang dat ons tarief altijd te hoog zou zijn, aangezien men een bijzonder jonge dame in dienst had als PA van de CEO en COO en bijpassend salaris. Blijkbaar zijn de CEO en COO zeer zelfstandig, want op dat niveau een PA van net twintig…. Wat doet een Personal Assistant dan zoal? Wij ontvangen die vraag nogal vaak. Of, wat is het verschil tussen een Secretaresse en een PA? Ons inziens is een Secretaresse het ‘verzamelwoord’ binnen het secretariële vak....
Lees meer