Er zijn gelukkig weer wat meer banen dit jaar, waarvan vooralsnog de meeste eerst op tijdelijk contract. Hoe dan ook: liever (tijdelijk) werk dan geen werk!

Hetgeen ons nog steeds opvalt, is dat niet alle vacatureteksten conform de realiteit zijn, dan wel aangeven wat er echt in een kandidaat gezocht en van een kandidaat gevraagd wordt.

Theorie versus praktijk

Veel vacatures voor PA’s (voor zover het een daadwerkelijke PA-vacature een geen secretaresse-vacature betreft) hebben als eis een HBO- of WO-opleiding. Wij begrijpen als geen ander dat meedenken, sparren en inzicht in de organisatie en de business bijzonder belangrijk zijn, maar zet ook s.v.p. theorie en praktijk even tegenover elkaar.

Wij zien helaas namelijk nogal eens dat kandidaten met een HBO- of WO-opleiding geworven worden die niet –zoals wij dat noemen- het secretaressebloed hebben.

Dat betekent natuurlijk niet dat HBO- en WO-ex-studenten geen goede kandidaat kunnen zijn binnen het secretaressevak. Echter, meestal hebben ze daar niet voor gekozen. Anders hadden ze wel een secretariële opleiding gevolgd.

HBO werk- en denkniveau is dan mogelijk de gulden middenweg.

Standaardprofielen of realistisch opgestelde vacatureprofielen?

Vaak worden binnen HR profielen van functies opgesteld. Dit vanwege cao’s en teneinde o.a. snel te kunnen handelen wanneer personeel gezocht wordt.

Het verdient echter aanbeveling om vacatureprofielen voor het publiceren nog wel even te toetsen aan de functie zoals deze tot die tijd is ingevuld. Naar alle waarschijnlijkheid heeft de medewerker een aantal extra werkzaamheden zich toe getrokken en is de functie dus uitgebreider geworden.

Iets waaraan collega’s dan wel de betreffende Manager of Directeur aan gewend zijn geraakt.

Bovendien, op een secretariële standaardvacature als hierboven weergegeven komen honderden sollicitanten af, maar mogelijk niet degene die u juist wenst en nodig heeft. DIE persoon laat deze vacature aan zich voorbij gaan…

Voorkomen van mismatches

Tip:

• Voordat een vacature wordt uitgezet, overleg dan s.v.p. eerst met de betreffende Directeur en/of afdeling welke werkzaamheden (echt) moeten worden verricht en wat voor persoon dient te worden gevonden (opleiding, werkzaamheden, ervaring en karakter).
• Pas de vacaturetekst overeenkomstig aan.
• Indien de vacature tijdens de wervingsprocedure vanwege ‘voortschrijdend inzicht’ moet worden aangepast, breng dan s.v.p. direct HR, betreffende wervingsbureaus etc. op de hoogte, opdat er direct bijgestuurd kan worden.

Door tijdig handelen en bijsturen wordt veel tijd bespaard en vooral teleurstelling voor alle partijen voorkomen met een grotere kans op het juiste personeel!