The Personal Assistant, managing her CEO

De Personal Assistant, degene die haar CEO managet

Klinkt wat raar misschien, maar het is zo. Dat is nou juist het mooie van de samenwerking tussen de CEO (of CFO, COO, CIO etc.) en zijn (haar) Personal Assistant.

Managing de Manager?

Ja zeker, o.a. door het beheer van de complexe agenda. Waar zou de CEO zijn zonder een goed bijgehouden en duidelijk ingerichte digitale agenda met georganiseerde vergaderingen en benodigde stukken erbij? Ook dit klinkt misschien wat simpel, maar dat blijkt toch anders te zijn dan misschien gedacht wordt.

Gisteren nog sprak ik één van onze uitstekende meertalige Personal Assistants (op zoek naar een nieuwe baan overigens) die regelmatig bemerkt dat haar collega ‘het’ niet in de vingers heeft. Net voor aanvang van een vergadering wordt haar collega gevraagd: “Eh… waar zitten we eigenlijk?”

Dat is nou net niet managen. Nee, het is de taak en zelfs de voldoening van een echte Personal Assistant om vergaderingen, lokaal of internationaal, goed geregeld en georganiseerd te hebben. Daar hoort dan vaak ook het daadwerkelijk uitstippelen van de route bij, niet alleen voor haar CEO, maar bij voorkeur ook voor de andere aanwezigen. Hiermee zet de Personal Assistant niet alleen haar CEO ‘in the spotlight’ maar ook zichzelf!

Ont-zorgen

Het voorgaande betekent ont-zorgen. Ont-zorgen van je Directeur. Dienstverlening dus. Dat zit je in het bloed, of niet.

Veel PA’s gaan ook mee naar vergaderingen teneinde zeker te stellen dat de meeting accommodaties prettig en conform afspraak zijn en te notuleren.

Ont-zorgen en voorbereiden

Wat hoort daar dan nog meer bij? Behalve het complexe agendabeheer, notuleren en de voorbereiding daaromtrent, behoren o.a. de volgende basiswerkzaamheden tot die van een PA: het consolideren van rapportages, bewaken van acties en deadlines, behandelen van telefoon-, e-mailverkeer en correspondentie, vertalen indien van toepassing, corporate housekeeping, doen van research ten behoeve van de business en natuurlijk privézaken ten behoeve van de CEO en vaak zijn familie. Dit laatste vooral als de CEO een expat is.

En, wat dacht u van signaleren, analyseren, anticiperen op gesprekken in de wandelgangen?

Dit wordt nogal eens vergeten. De PA verneemt via de wandelgangen wat er speelt en/of wat er gedacht wordt wat er speelt. Door dit te signaleren en aan te geven bij de CEO kan hier direct intern op ingespeeld worden.

We weten tenslotte allemaal hoe belangrijk communicatie is, extern maar zeker ook intern.

Eigenlijk komt het hierop neer: Anticiperen

Regeren is vooruit zien, is een oud spreekwoord. Anticiperen dus. Een echte Personal Assistant doet niet anders, vaak zonder dat ze er zelf altijd bewust van is…

Kortom, Behind every great CEO there is a great PA !

Behind every great CEO there is a great PA !