PASPOORT CHECK & KOPIE PASPOORT

Waarschuwing omtrent achterlaten kopie paspoort via de media

Vandaag, donderdag, 13 februari 2014 is er op het nieuws veel te doen over de verzoeken van bedrijven voor een kopie paspoort. Sinds jaar en dag wordt het gevraagd (geëist) door telecombedrijven teneinde fraude door klanten tegen te gaan. Het werd en veelal wordt heel normaal gevonden. Maar dat is het natuurlijk niet.

Solliciteren en (kopie) paspoort

En ja, bij het solliciteren wordt door werkgevers, uitzend- en bemiddelingsbureaus ook steeds verzocht om het paspoort te bekijken en er een kopie van te bewaren.  Waarom is dat eigenlijk?

Het is werkgevers vanwege de loonadministratie wettelijk verplicht op een veilige manier kopieën van paspoorten van werknemers te bewaren. Dit teneinde de betreffende kopieën direct te kunnen tonen wanneer daar bijvoorbeeld door overheidsinstanties als de Belastingdienst om wordt gevraagd. En natuurlijk aldus om fraude te voorkomen.

Uitzend- en bemiddelingsbureaus checken de paspoorten veelal tijdens een intakegesprek en vragen meestal om een kopie teneinde de administratie omtrent loonbelasting etc. direct te kunnen regelen, zodat er geen vertraging in salarisbetaling ontstaat voor de kandidaat.

Het dilemma

Helaas zijn er altijd mensen die misbruik (willen) maken van de gegevens van een ander dan wel zijn of haar geld oneigenlijk te bemachtigen. En dat is –terecht- de waarschuwing betreffende het paspoort en kopieën daarvan.

  1. Ons dilemma is de vertraging voor de kandidaat. Het is nogal eens gebeurd dat een kandidaat op gesprek bij een werkgever / opdrachtgever ging en direct aan de slag mocht via inhuur. In dat geval moet de kandidaat direct worden aangemeld betreffende de loonbelasting, waarbij een kopie van het paspoort direct –in ons geval- aan de NEN-gecertificeerde payroller wordt gestuurd. Als wij dit niet direct doen, kan de payroller niet of niet tijdig zorg dragen voor verloning. Om dat te voorkomen, vragen wij dus direct om het checken van je paspoort en een kopie van je paspoort te mogen bewaren.
  2. Daar komt nog bij dat een aantal grote organisaties, waaronder Ministeries (!) en banken, een geldig kopie paspoort of identiteitsbewijs eisen tezamen met het c.v. van de voor te stellen kandidaat op hun aanvragen voor in te huren personeel. Wanneer niet direct een geldig kopie paspoort of identiteitsbewijs is meegestuurd, wordt de (lees: onze) reactie op de aanvraag direct ongeldig verklaard.

Tja, en daarom is onze vraag dan toch:

Als de overheid stelt dat het afgeven van een kopie paspoort alleen nodig is voor de loonadministratie van en bij de werkgever (zie http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/paspoort-en-identificatie/vraag-en-antwoord/ben-ik-verplicht-om-een-kopie-van-mijn-identiteitsbewijs-te-geven-aan-een-bedrijf.html), waarom eisen Ministeries en banken van bureaus als het onze een geldig kopie paspoort of identiteitsbewijs van de kandidaat bij het c.v. wanneer wij de kandidaat voorstellen n.a.v. hun aanvraag?

De aangegeven tips door de overheid omtrent het onzichtbaar maken van de pasfoto en het BSN-nummer accepteert men overigens zelf niet.

Ons inziens is dat nogal tegenstrijdig.

Hoe dan ook

Wanneer een PA, PMO-er, Secretaresse etc. wordt ingehuurd bij één van onze opdrachtgevers, sturen wij een kopie paspoort tezamen met de benodigde gegevens van de kandidaat direct aan onze NEN-gecertificeerde payroller, die de kopie ALLEEN gebruikt voor de loonadministratie.

Gaat de kandidaat direct bij één van onze opdrachtgevers in dienst, dan vragen wij de betreffende kandidaat of het goed is of wij de kopie aan zijn of haar toekomstige werkgever mogen sturen. Dit teneinde zowel de opdrachtgever als de kandidaat extra c.q. dubbele handelingen te laten verrichten.