Moet er steeds geld bij, of moeten zaken efficiënter geregeld worden?

Moet er steeds geld bij?

Standaard processen en overvolle agenda’s

Op het nieuws wordt het steeds gemeld; o.a. de zorg is (te) duur – er moet steeds meer geld bij.

Natuurlijk ben ik het er volkomen mee eens om de zorg op zo hoog mogelijk niveau te hebben en te houden. Echter, is dat ‘alleen’ via geld blijven bijstorten? Of komt daar ook efficiëntie bij kijken? In mijn visie toch zeker ook dat laatste.

Een aantal processen is gebaseerd op herhaling (bijvoorbeeld: iedere dag bloed prikken bij opgenomen patiënten, zelfs op de dag van vertrek), en niet altijd op efficiëntie en daadwerkelijke, noodzakelijke informatie. Dat verbaast mij.

Zojuist heb ik gelezen dat de extra miljoenen uitgetrokken voor verbetering van de A4 niet het gewenste resultaat hebben opgeleverd. Waarschijnlijk zelfs het tegenovergestelde. Na al dat geld en al die tijd die erin gestoken is, is dat toch bijzonder jammer?

In het zakenleven zie ik nog weleens iets dergelijks gebeuren, echter wel op heel andere schaal. De CEO, CFO en andere Directeuren hebben hun agenda’s vol staan met afspraken. Vanwege verschillende prioriteiten moeten bestaande afspraken worden omgezet om te worden vervangen door andere. Van minuut tot minuut wordt er vergaderd. Worden er in al die vergaderingen ook evenredig besluiten genomen? Allemaal weten wij daar het antwoord wel op.

Oftewel, hoe efficiënt zijn al die aansluitende vergaderingen? Zijn alle vergaderingen op die manier wel nodig? Of kan het ook gewoon eens via een belletje naar de Directeur in kwestie, of even binnenlopen voor een goedkeuring? Kost veel minder tijd en in mijn visie zou e.e.a. wel eens veel sneller geregeld kunnen zijn. Maar goed, dat is mijn mening.

Vergadertijger

Nederland is steeds meer de kant van ‘vergadertijgers’ op gegaan. Ik zelf ben dat helemaal niet. Dat zal ook de reden wel zijn waarom ik daar anders in sta.

Natuurlijk ben ik van mening dat vergaderingen nodig zijn. Absoluut, maar die zijn er wel om informatie met de betrokkenen te delen, voortgang te bespreken en besluiten te nemen. En vooral dat laatste is nog wel eens waar de schoen wringt.

Hoe kan e.e.a. dan efficiënter?

In mijn visie door minder te vergaderen, een vergadering niet langer dan 1,5 uur te laten duren – misschien zelfs wel staand, zoals wel vaker wordt voorgesteld – en daadwerkelijk besluiten te nemen tijdens die vergaderingen.

Op die manier blijft er meer tijd over om business te vergaren, de stukken voor vergaderingen goed  door te lezen (wat er nu toch vaak bij in schiet), de vergadering voor te bereiden en vooral de werkzaamheden te doen waarvoor de betreffende Directeur is aangenomen of ingehuurd.

Spar- en/of brainstorm sessies

Met een meer overwogen indeling van agenda’s blijft er mijns inziens ook tijd over om eens in de zoveel tijd spar- en/of brainstorm sessies te houden. Zoals dat heet, met de voeten op tafel.

Dit kan juist heel zinvol zijn voor vernieuwing, reflecteren, misschien wel terugkijken en evaluatie, nieuwe ideeën en ontwikkeling.

Efficiëntie geeft rust en ruimte op de werkvloer en daarmee ook in het hoofd.

Wie gaat u daarbij helpen?

U raadt het al; een Personal Assistant!

Of het nu uw PA is of een PA via PA Online, het gaat u veel tijd en zelfs geld schelen! Het gaat tenslotte om de business!