CEO’s, CFO’s, COO’s, CIO’s van Nederland

CEO’s, CFO’s, COO’s, CIO’s etc. van Nederland.

Alles zelf doen. Is dat wel ‘penny wise’?

Vandaag had ik een telefoongesprek met een Directeur van een financiële dienstverlener. Het gesprek nam een wending naar het dilemma van het delegeren van taken en werkzaamheden versus ‘alles zelf doen’.

Zelf doen

Tijdens dat gesprek bespraken wij een aantal werkzaamheden en de uren die per week gespendeerd worden aan

  • het maken van afspraken
  • het organiseren ervan
  • de meetings zelf
  • eventueel het notuleren
  • de follow-up van acties en besluiten
  • het bijhouden van e-mailberichten
  • en zelf beantwoorden van álle telefoontjes
  • etc.

En dan hebben wij het nog niet eens over alle werkzaamheden die ertussen door nog ‘even’ gedaan dienen te worden.

In ieder geval, er blijft letterlijk nauwelijks nog tijd over voor het bedenken en uitwerken van strategie en het doen c.q. binnenhalen van business.

Een beeld zegt meer dan 1000 woordenWerkzaamheden en tijd gespendeerd CEO

Uit eigen ervaring, als voormalig PA van verschillende CEO’s en CFO’s, weet ik wat voor fulltime baan+ het is en dus hoeveel uren per week ermee gemoeid zijn.

Natuurlijk hebben wij nu software die het maken van afspraken kan vergemakkelijken. Heel erg prettig. Desalniettemin is het niet altijd mogelijk (en/of geaccepteerd) een ieders agenda in te zien voor het maken van afspraken. Er zal dan toch contact gezocht moeten worden.

In ieder geval is het voorbeeld hieronder een weergave van menige werkelijkheid:

Strategie en business vergaren minder dan een ¼ van de tijd?

Natuurlijk weten wij dat in de afgelopen jaren er fors bezuinigd is op ondersteuning. Natuurlijk is ons bekend dat software steeds ‘intelligenter’ wordt en het een verlichting van verschillende werkzaamheden kan betekenen. Helemaal mee eens, zelfs.

De bovengenoemde grafiek bekijkend: bent u dan van mening dat u bezuinigt door geen PA aan te nemen of in te huren? Oftewel, bent u ‘penny wise’ door alles zelf te (blijven) doen?

Eye opener

Wij mogen toch hopen dat de bovengenoemde grafiek een eye opener is.

  • Ziet u ook hoeveel tijd er verloren gaat aan e-mail- en telefoonverkeer, terwijl veel daarvan gemakkelijk kan worden opgepakt door een ander?
  • Vindt u het prettig om uw collega’s na te jagen om tijdig acties en besluiten uitgewerkt en/of afgerond te krijgen?
  • En die HR, financiële en marketing procesmatige taken: daar komt u niet aan toe. Logisch, maar uiteindelijk moeten ze wel gedaan worden.
  • En wat wij zelf altijd erg belangrijk vinden maar veelal niet gerealiseerd wordt: het signaleren, intern en extern, door netwerken en gesprekken bij koffieautomaat en tijdens rookpauzes (sorry, maar het is zo), wat er speelt in de organisatie dan wel bij concurrenten.

Organiseren, assisteren, faciliteren, signaleren, analyseren, anticiperen, communiceren en reageren

Terugkomend op ‘wat er speelt in de organisatie of bij concurrenten’; PA’s hebben andere netwerken dan u. Zij hebben veelal een luisterend oor voor wie dat wil, zowel in uw eigen organisatie als daarbuiten. Doe er uw voordeel mee!

Hoewel het aannemen of inhuren van een PA of Management Assistant niet gratis is, zult u toch met ons eens zijn dat het uitvoeren van de work flow, het verzorgen van de processen, het signaleren alsook anticiperen, analyseren en communiceren beter en goedkoper gedaan kan worden door een PA of Management Assistant in plaats van door u.

PA of Management Assistant nodig?

Onze PA’s en Management Assistants assisteren u graag!

Uw naam (verplicht) / Your name (required)

Uw email (verplicht) / Your e-mail (required)

Onderwerp / Subject

Uw bericht / Your message

Conform EU wetgeving omtrent de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) moeten wij u vragen akkoord te gaan met opslag van uw gegevens waar wij zeer zorgvuldig mee omgaan. Uw gegevens worden niet gebruikt voor marketingdoeleinden en/of andere media uitingen.