C.V. en motivatiebrief, je eerste indruk

C.V. en motivatiebrief, je eerste indruk

Als bemiddelaar van zeer ervaren meertalige Personal Assistants en Top Secretaresses ontvangen wij dagelijks veel C.V.’s met motivatiebrieven.

Wat ons verbaast, is dat zelfs een aantal zeer ervaren Secretaresses zich onvoldoende realiseert dat een aantrekkelijk C.V. met goed geschreven en vacature betreffend motivatiebrief hét verschil kunnen maken.

Do’s

  1. Voeg altijd een leuke, spontane en zakelijke pasfoto in je C.V. toe.
  2. Vermeld je werkzaamheden en verantwoordelijkheden duidelijk en volledig in je C.V.. Je wilt opvallen, dus vermeld je tevens de zaken die je geregeld hebt, waarin je uitblinkt etc., die het verschil kunnen maken om uitgenodigd te worden voor een sollicitatiegesprek.
  3. Zorg dat je C.V. goed leesbaar is, bijvoorbeeld door het gebruik van opsommingstekens m.b.t. je  werkzaamheden en verantwoordelijkheden.
    1. Opsommingstekens: Gebruik de opsommingstekens van Microsoft die ons het schrijfleven zo gemakkelijk maken. Dan staan de volgende regels ook keurig netjes onder elkaar.
  4. Vermeld duidelijk en volledig alle softwareprogramma’s die je goed beheerst. Dus bijvoorbeeld: Outlook, Word, Excel, PowerPoint (met twee hoofdletters!), Access, SAP, GroupWise etc..
  5. Zorg dat je er altijd verzorgd uitziet, dus ook op de foto. Je bent tenslotte het visitekaartje van je Directeur en het bedrijf. Die uitstraling wil je dus ook tonen.
  6. Trigger:
    1. Je wilt dat jouw C.V. wordt gekozen uit de stapel C.V.’s. Dan zul je dus voor een ‘trigger’ moeten zorgen. Dat kan je foto zijn (you never get a second chance on a first impression) en/of de uitstraling van je C.V..
  7. Koppen snellen:
    1. Zorg voor een goed en duidelijk leesbaar C.V. met een aantal koppen met een logische volgorde.
    2. Kranten lezen doe je ook door (eerst) koppen snellen! Zo worden stapels C.V.’s ook eerst bekeken. Wanneer je in het ‘scannen’ van de krant geraakt wordt door een stukje tekst, zul je de rest pas lezen. Realiseer je dat Recruiters hetzelfde doen. Zij hebben de tijd niet om alle binnenkomende C.V.’s bij wijze van spreken uit te pluizen.
  8. Verdeel je motivatiebrief in alinea’s en zorg ervoor dat deze prettig leesbaar is. Pas geleden ontvingen wij een prettige en goed leesbare brief van een dame van 23. De dame in kwestie hebben wij direct uitgenodigd voor een intakegesprek!
    1. Vermeld de juiste firma bij de naam en adresgegevens!
    2. Vermeld ook het volledige adres en ter attentie van wie.
    3. Zorg dat het lettertype in zowel C.V. als motivatiebrief hetzelfde is!
    4. Een enkele keer komt het verschil in lettertypen door verschillende versies Word bij schrijver en lezer. Teneinde dat te voorkomen, kun je je C.V. en motivatiebrief in PDF-formaat e-mailen. Dan weet je zeker dat deze bij de lezer op de juiste manier aankomen.

Overigens, wij bekijken eerst het C.V. en (lezen) dan pas de motivatiebrief. Sollicitanten verwachten dat eerst de motivatiebrief wordt gelezen. Dat is vaak niet zo.

Don’ts (allemaal open deuren, en toch….)

  1. Pasfoto: De pasfoto is dus géén vakantiefoto! De pasfoto dient zich ook in het C.V. te bevinden, niet separaat te worden meegestuurd. Wij ontvangen de foto’s vaak separaat, terwijl er gemeld wordt dat men goed om kan gaan met softwareprogramma’s. Dat toon je hiermee dus niet.
  2. Werkverleden:
    1. Begin bij je huidige en/of laatste werkgever en eindig met de eerste! Open deur? Ja klopt, maar je moest eens weten hoeveel mensen nog steeds beginnen met de vermelding van hun eerste baan in bijvoorbeeld de 80-er jaren! Daar is niemand meer in geïnteresseerd.
    2. Vermeld je werkzaamheden en verantwoordelijkheden niet in ‘onleesbare’ blokken tekst. Maak het de lezer gemakkelijk. Zie koppen snellen hierboven.
    3. Vermeld de namen van je (vroegere) werkgevers. C.V.’s waarbij heel geheimzinnig geen enkele bedrijfsnaam wordt vermeld, worden direct terzijde gelegd.
  3. Softwareprogramma’s: Vermeld dus niet alleen ‘MS Office’ bij de beheersing van computervaardigheden. Daarmee is niet duidelijk of je PowerPoint en/of Excel wel (goed) beheerst.
  4. Spelfouten. Helaas ontvangen ook wij nog steeds C.V.’s en/of motivatiebrieven met spelfouten. Vooral in het vak van de Secretaresse is dat killing. Het betekent dus direct een ‘nee’.
  5. Het gemak van Word niet benutten / geen opsommingtekens en uitlijning gebruiken: Vaak ontvangen wij C.V.’s met handmatig ingebrachte verbindingsstreepjes als opsommingtekens en tab-gerelateerde uitlijning. De regels staan dan niet netjes onder elkaar. Bovendien staat het C.V. vol met onnodige spaties en tabs, waarmee je dus eigenlijk toont Word niet goed te beheersen. De computer wordt soms helaas nog steeds gebruikt als een typemachine i.p.v. de handigheidjes van Word te gebruiken waarvoor zij bedoeld zijn.
  6. C.V. en motivatiebrief in verschillende lettertypes: Het gebeurt te vaak.
  7. Motivatiebrief:
    1. Motivatiebrief met alleen firmanaam: Blijkbaar heb je niet de moeite genomen om even via Google op te zoeken wat het adres van de firma is. De lezer kan dat als lui betitelen.
    2. Verkeerde firma en/of bemiddelingsbureau in het adresgedeelte: Hoe vaak ontvangen wij een motivatiebrief, waarbij men heeft nagelaten naam en adres te wijzigen in onze naam en ons adres. Check, check & double check!
  8. Verzending van een open sollicitatie via de CC aan verschillende bedrijven en/of bemiddelingsbureaus: Bij de CC zien alle bureaus aan wie je het gestuurd hebt. Dat is sowieso niet handig. En zelfs al zou je het via BCC sturen, dan nog weet een ieder dat jij je C.V. en brief aan heel veel bureaus en bedrijven hebt gestuurd. Hoe groot acht jij je kans dat er gereageerd wordt? Blijkbaar ben je niet echt geïnteresseerd in een bedrijf. Sorry, maar men ziet dat toch als een vorm van gemakzucht. De kans is dus groot dat je geen enkele reactie ontvangt. Stuur dus je C.V. en motivatiebrief aan een ieder separaat en bij voorkeur met duidelijke interesse gericht aan het bedrijf in kwestie.
  9. Tevens gebeurt het vrij regelmatig dat wij een e-mail ontvangen met een tekst als ‘Ik ben op zoek naar een nieuwe baan. Als u geïnteresseerd bent, stuur ik u graag mijn C.V. toe.’ Excuses, maar waarom zouden wij geïnteresseerd moeten zijn? Als je op zoek bent naar een (nieuwe) baan, zul je er toch echt zelf wat aan moeten doen. Wij willen je graag helpen, maar daar heb je zelf ook een héle belangrijke rol in.

Volgt er een tweede indruk na de eerste?

Dat is grotendeels aan jou! JIJ moet ervoor zorgen dat jouw C.V. interessant, catchy en passend is zodat deze gelezen wordt.

Zonder een goede eerste indruk, volgt geen tweede.