#Efficiency. Of niet.

Iedere Personal Assistant (#PA), secretaresse, office manager of welke office support dan ook weet dat je vooruit plant. Anticipeert dus. Daarmee maak je het gemakkelijker voor het management en niet in de laatste plaats voor jezelf.

Oftewel, als je afspraken moeten maken voor een manager waarbij een aantal evaluaties nodig is, plan je de verschillende afspraken in één keer opvolgend in de agenda. Als er opvolgende afspraken gepland moeten worden voor verschillende managers met betrekking tot eenzelfde project, plan je ook die in één keer. Met een tussenpose van een paar uur of weken, al naar gelang benodigde tijd voor werkzaamheden of rapportage. Logisch toch? Hoe moeilijk kan het zijn.

Voor de afdeling Planning van het UWV in een bepaalde regio bleek dat maanden geleden heel moeilijk te zijn. De situatie: de twee jaar ziekteverlof van een medewerker loopt teneinde. Die vraagt op tijd WIA aan. Het nieuws staat inmiddels bol van achterstanden bij de Belastingdienst en het UWV. De medewerker ontvangt een brief van het UWV dat hij voor een aangegeven datum de beslissing van het UWV ontvangt. Na vele weken volgt een afspraak met een verzekeringsarts bij het UWV. De betreffende afspraak vindt twee weken voor de datum van de beslissingsdatum in de brief plaats. Er dient echter ook nog een afspraak met een arbeidsdeskundige plaats te vinden om tot een besluit te komen. Voor die beslissingsdatum dus.

Mijn #PA-hart schreeuwt het uit. Er is namelijk nog helemaal geen afspraak gemaakt met een arbeidsdeskundige. En die blijft ook uit. Dat een verzekeringsarts enige tijd nodig heeft voor het maken van een rapportage waarna de arbeidsdeskundige het gesprek aan gaat, begrijp ik. Als afdeling Planning maak je dan toch opvolgende afspraken met bijvoorbeeld drie weken ertussen? Dan staat het alvast in de agenda’s. Je ‘dwingt’ het management om op tijd de dossiers te behandelen en je haalt als het ware vanzelf achterstanden in. Duidelijker, efficiënter en makkelijker voor alle partijen.

De genoemde beslissingsdatum verstrijkt. Nog steeds geen uitnodiging voor een afspraak met een arbeidsdeskundige. Telefoontjes door de medewerker met verzoeken om een afspraak volgen, maar het blijft stil.
De laatste dag van twee jaar ziekteverlof komt inmiddels met rasse schreden dichterbij. De steeds zenuwachtiger wordende medewerker – zijn toekomst hangt tenslotte af van een beslissing van het UWV – belt het UWV een paar dagen voor het einde van de 104 weken nog maar eens op. Hij wordt te woord gestaan door een medewerker van de klantenservice die van aanpakken weet. Deze customer service-medewerker zorgt ervoor dat de arbeidsdeskundige diezelfde dag de medewerker nog belt. Het kan dus wel!

Reactie van de arbeidsdeskundige: ‘Je wilt een afspraak? Ja, dat moet inderdaad wel gebeuren, zie ik. Nou, dat kan. Donderdag is mijn agenda helemaal leeg. Hoe laat wil je?’