NH_U, Raad van Bestuur Secretaresse in Amsterdam

PA Online stelt graag aan u voor: Onze Raad van Bestuur Secretaresse  in Amsterdam (Beschikbaar)

Onze Raad van Bestuur Secretaresse is een representatieve, zeer ervaren Personal Assistant / Bestuurssecretaresse. Zij is gewend te werken voor de Directievoorzitter, heeft veel contact gehad met de Raad van Commissarissen. Bij de Bank werd een aantal taken van de Secretaris al snel naar haar verlegd, waaronder agendabeheer, het voorbereiden van vergaderingen, het concipiëren van agenda en het verzamelen en concipiëren van stukken.

D.w.z., Onze Raad van Bestuur Secretaresse ‘drafted’ the maandelijkse management informatie in het Engels ten behoeve van de Raad van Commissarissen, waarna haar Directievoorzitter (en voordien tevens haar voormalige Directeuren) de betreffende stukken verder vervolmaakte. Dit geldt tevens voor andere stukken en interne informatie op intranet.

Voorts ontving Onze Raad van Bestuur Secretaresse altijd complimenten voor de hoge kwaliteit van haar notulen van de vergaderingen.

Onze Raad van Bestuur Secretaresse heeft ter vergemakkelijking van het administratieve en besluitvormingsproces bij Bank een voorblad met kerninformatie over gevraagde besluitvorming (management summary & decision making) geïntroduceerd, welke zelfs door de Raad van Commissarissen werd overgenomen.

 

In haar eigen woorden (en volgens haar voormalige leidinggevenden):

“Hoogwaardige professional; discreet; accuraat; integer; meedenker/sparring partner; weet agenda en zaken goed te prioriteren; gewend om in bestuursomgevingen te acteren; ruime beschikbaarheid voor de job; rustige persoonlijkheid; flexibele en dienstverlenende werkinstelling; goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift.”

Persoonlijke en zakelijke eigenschappen:

  • Pur sang ondersteuner
  • Doorzetter
  • Hoog energieniveau
  • Veel werk verzetten
  • Loyaal
  • Sociaal
  • Teamplayer
  • Zelfstandig
  • Betrokken
  • Meedenken
  • Proactief
  • Hard werkend
  • Agenda in orde
  • Zaken op orde
  • Efficiënt(ere processen)
  • Organisatorisch sterk
  • Rustige doener
  • Netwerker
  • Accuraat
  • Notuleren / altijd stukken gelezen
  • Goed contact met RvC
  • Concepten opstellen van stukken voor RvC, maandelijkse rapportages en personeelsinformatie
  • Graag opbouwende kritiek
  • Humor
  • Kunnen aanpassen formeel / informeel
  • Wil gewaardeerd worden (wordt dat ook)
  • Soms streng tegen collega’s die kantjes ervan af lopen / of passieve collega’s

Onze Raad van Bestuur Secretaresse is per direct fulltime beschikbaar (vakantie: week 25 april 2016). Onze Raad van Bestuur Secretaresse’s salaris is € 3.900 bruto/maand.

PERSONALIA

Naam                      Onze Raad van Bestuur Secretaresse

Woonplaats              Amsterdam

Geboortedatum        6 maart 1964

Nationaliteit              Nederlandse

Rijbewijs/auto           ja/ja

OPLEIDING & CERTIFICATEN

  • HAVO – diploma behaald in 1983
  • Schoevers Directiesecretaresseopleiding – diploma behaald in 1984
  • HBO tweedegraads lerarenopleiding – diploma behaald in 1991
  • Prince2 Foundation (project management) – certificaat behaald in 2009
  • British Language Course (voor gevorderden), certificaat behaald in 2015

TALENKENNIS

Schriftelijk         Mondeling

Nederlands           Zeer goed         Zeer goed

Engels                   Goed                Goed

COMPUTERVAARDIGHEDEN

  • MS Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook), Lotus Notes
  • SharePoint
  • Relatiedatabase (CRM)
  • Tridion (intranet)
  • eSize (digitale verwerking facturen)
  • Raet Online (digitale administratie personeelsdossiers)

WERKERVARING

Periode :                oktober 2009 – december 2015

Bedrijf :                  Bank, Amsterdam

Functie :                 secretaresse directievoorzitter bankendivisie Bank Groep

  • Naast de secretariële ondersteuning van de directievoorzitter, verantwoordelijk voor de bancaire activiteiten van Bank Groep, in de dagelijkse praktijk bestaan de werkzaamheden o.m. uit: het vervullen van de secretarisrol van de directievergadering, inhoudende het voorbereiden, verslaan, uitzetten in de organisatie van actiepunten en bewaken van de uitvoering van genomen besluiten;
  • bewaken van de termijnagenda van dit gremium;
  • het opstellen van de concept-agenda en voorbereiden van de vergaderingen van de raad van commissarissen en van de audit- en risicocommissie en van vergaderingen met de toezichthouders;
  • het mede-verzorgen van presentaties; het bijhouden van een overzicht van actuele dossiers in relatie tot toezichthouders en de bewaking van de beantwoordingstermijn van verzoeken/uitvragen van toezichthouders;
  • het ontvangen van bezoekers;
  • het organiseren van lunches, diners, recepties, zakelijke reizen en medewerkersbijeenkomsten;
  • het verzorgen van de vastlegging van het cyclus van KPI’s m.b.t. variabele beloning van directie en management richting de werkgroep en gerechtigden.

Periode :                juli 2007 – september 2009

Bedrijf :                  Recruitmentorganisatie, Amsterdam

Functie :                 interim professional in de functie van projectsecretaris/personal assistant

Personal assistant van projectdirecteur/kwartiermaker nieuwe divisie Klant & Service bij semi-overheid (december 2007 – maart 2009)

  • Deze opdracht als interim professional betrof een ondersteunende en coördinerende rol voor de kwartiermaker (Paul Doop) in de oprichtingsfase van de nieuwe divisie Klant & Service, onderdeel van het Programma Vernieuwing. Deze nieuwe, per 1 januari 2009 staande divisie is erop gericht om het klantgerichter werken organisatiebreed te bevorderen en de regie hierop te voeren. Denk hierbij aan het efficiënter en effectiever inrichten van de klant- en bedrijfsprocessen en de klantcommunicatie daaromtrent.
  • De taken en verantwoordelijkheden hielden o.m. in: agendabeheer, voorbereiden en verslaan van vergaderingen van het kernteam en daaruit voortvloeiend de bewaking van de voortgang en termijn van divisiebrede (nieuwe) activiteiten en het besluitvormingsproces hieromtrent binnen het kernteam en richting de raad van bestuur en omgekeerd (integraal business ontwerp, adviesaanvraag richting de Ondernemingsraad m.b.t. de inrichting van de nieuwe divisie);
  • het inregelen van autorisaties en mandateringen;
  • coaching van de collega’s van het management support;
  • het opzetten van het digitaal archief;
  • routeren van vergaderstukken en alle overige relevante informatie aan betrokkenen;
  • vraagbaak, doorverwijs- en signaleerfunctie m.b.t. divisiebrede en -overschrijdende vraagstukken en activiteiten.

Projectsecretaris bij Bank (augustus 2007 – november 2007)

Geplaatst in het Programma Foxtrot, onderdeel van het overkoepelende Programma Tango van de Bank. Het Programma Foxtrot was erop gericht de systemen en werkprocessen van de Retail Finance-omgeving (FA- en MA-rapportages en Risk Management) van Particulieren en de Divisie Retail van Bank Nederland te integreren om op een efficiënte, kwalitatief hoogwaardige en kostenbesparende wijze volgens één model de Nieuwe Bank per 1 januari 2009 te servicen op dit gebied.

  • De functie-inhoud betrof o.m. de ondersteuning van de programmadirecteur, het voorbereiden en het verslaan van de vergaderingen van de stuurgroep en van het projectleidersoverleg;
  • beheren programma-archief in SharePoint-omgeving;
  • autorisatieaanvragen;
  • ondersteunen bij het opstellen van managementproducten (PID, stages, issue- en risklogs).

Periode :                november 1998 – juni 2007

Bedrijf :                  Semi-overheid, Amsterdam

Functie :                 secretaresse bestuursvoorzitter

  • Naast de secretariële ondersteuning van de bestuursvoorzitter (achtereenvolgens Toon Woltman, Hans Zwarts en Jan Post in de dagelijkse praktijk had ik een coördinerende en adviserende rol bij het tijdig voorzien van de voorzitter van dossiers en vergaderstukken en was ik tevens verantwoordelijk voor het bestuurssecretariaat.
  • De taken betroffen o.m.: het agenderen, beheren en bewaken van de termijnagenda, de planning en de termijn van afspraken en vergaderingen van de voorzitter en van het dagelijks en algemeen bestuur;
  • in samenspraak met de algemeen directeur het opstellen van bestuursagenda’s, notuleren en bewaken van de follow-up van de bestuursbesluiten;
  • beheren relatiegegevens (CRM);
  • organiseren van bijeenkomsten, recepties en diners;
  • organiseren van complexe overleggen vanuit de bruggenbouwers- en lobbyfunctie van de voorzitter tussen de (lokale) overheid en bedrijfsleven.
  • De vele nevenactiviteiten van de voorzitter als (president-)commissaris en bestuurder bij diverse bedrijven en instellingen vielen ook onder mijn werkzaamheden en verantwoordelijkheden, zoals het beleggen en voorbereiden van vergaderstukken van remuneratiecommissies met vertrouwelijke en gevoelige informatie.
  • Het aansturen van de voorzitterschauffeur behoorde eveneens tot het takenpakket.

Periode :                oktober 1988 – maart 1998

Bedrijf :                  Handelsmaatschappij

Functie :                 secretaresse voorzitter raad van bestuur

  • Mijn werkzaamheden bij deze holdingmaatschappij met dochterbedrijven actief in de automotive en technische handel verspreid over Europa (o.a. import van Saab-, Kia-, Lancia- en Ladapersonenauto’s, Renault Trucks, Avis Autoverhuur, Avis Lease) hielden, naast de secretariële ondersteuning van de voorzitter van de raad van bestuur, o.m. in: het voorbereiden en notuleren van de vergaderingen van de raad van commissarissen met vertrouwelijke en koersgevoelige informatie i.v.m. beursnotering van het moederbedrijf (fusies, overnames, verkoop van bedrijven en fusie);
  • het toezien op een tijdige aanlevering van de (financiële) rapportages door de dochterbedrijven t.b.v. consolidatiedoeleinden;
  • het organiseren van diners en recepties;
  • het verzorgen van de jaarlijkse targetcyclus voor directieleden van de dochtermaatschappijen.

Periode :                december 1984 – maart 1988

Bedrijf :                  Handelsmaatschappij, Zaandam

Functie :                 secretaresse op de commerciële afdeling

  • Deze organisatie was actief in de productie en verkoop (wereldwijd) van verpakkingsmachines voor magazines en kranten (adresdragers ter verzending) en mailingsystemen.

HOBBY’S

Golf, wandelen, lezen, socializen