NH_R, Onze Directiesecretaresse/Office Manager HR

NH-R, Onze Directiesecretaresse/Office Manager HR

Onze Directiesecretaresse/Office Manager HR is een ervaren spontane, representatieve en leidinggevende Office Manager en Directiesecretaresse. Zij stuurt twee andere Secretaresses aan.
Zij geeft er de voorkeur aan in een bedrijf te werken waar de voertaal Nederlands is. Bovendien geeft zij de voorkeur aan een zeer veelzijdige baan als Office Manager / Directiesecretaresse waar HR een grote rol binnen haar werkzaamheden speelt.
Onze Directiesecretaresse/Office Manager HR heeft bij haar huidige werkgever het kasbeheer, regelt al het office management, waaronder het aansturen van receptie, facilities, onderhoud pand en schoonmaak, onderhandelt over betere voorwaarden huur, alarminstallatie, met hotels en reisorganisatie etc..

Vermeldenswaardig

­Goede technisch opgeleide medewerkers aangetrokken (TU opgeleid), waarbij zij tevens de afweging maakte of de betreffende kandidaat binnen de cultuur zou passen
­Compleet handboek met functies en benodigde competenties gemaakt
­Opstellen, personaliseren en actualiseren personeelsdossiers met checklist
­Huurcontract heronderhandelen met verhuurder van het pand.

In haar eigen woorden

“Mijn professionele ervaring en kennis heb ik voornamelijk opgedaan als directiesecretaresse/ office manager aangevuld met taken op het gebied van personeelsmanagement en leiding geven. Ik heb veel werkervaring opgedaan in diverse branches. Dat maakt dat ik me in verschillende organisaties gemakkelijk thuis voel en op alle niveaus uitstekend kan communiceren en samenwerken. Ik ben goed in organiseren en plannen, waarbij ik het overzicht behoud en goed prioriteiten kan stellen. Ik beschik over ruim 6 jaar leidinggevende ervaring. Ik voel me zeer prettig bij een spil-functie waarbij ik degene ben die goed op de hoogte is van wat er speelt binnen het kantoor. Voor zowel directie als MT ben ik een sparringpartner. Ook als ondersteuner draag ik graag mijn steentje bij. Ik neem graag werk uit handen. Professionaliteit van een organisatie én medewerkers vind ik belangrijk, evenals goede sfeer en goede arbeidsvoorwaarden.
Ik beheers de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift, Engels goed. Daarnaast heb ik ruime ervaring met de MS Office programma´s.”

Persoonskenmerken

Brede werkervaring
Sparren
HR
Ontwikkelgesprekken voeren
Voortgang gesprekken voeren
Leidinggevende capaciteiten
Samenwerken
Anticiperen
Organiseren
Prioriteren
Reageren
Structureren
Plannen
Werk uit handen nemen
Toegevoegde waarde
Altijd stap extra
Signaleren
Initiatieven nemen
Spil
Open
Efficiënt
Kwaliteit leveren
Reminders
Onderzoeken
Zakelijk communiceren
Enthousiast
Integer
Serieus
Werk naar zich toetrekken
Zelfstandig
Zelfstarter
Snel ingewerkt
Sensitiviteit
Gevoel voor verhoudingen
Eerlijkheid
Wederzijds respect
Harde werker
Vaker eigen grenzen aangeven
Ongeduldig
Communicatief sterk
Gezicht spreekt boekdelen

Onze Directiesecretaresse/Office Manager HR heeft een maand opzegtermijn. Zij wenst max. 36 uur/week te werken. Haar salaris is € 4.100 bruto per maand op basis van een 40-urige werkweek.

Personalia

Naam Onze Directiesecretaresse/Office Manager HR
Woonplaats Amstelveen
Rijbewijs/auto ja/ja

Opleiding & diploma’s

2013 Opleiding Online Loopbaanbegeleiding (HBO niveau), diploma
2011/2012 ICM Middle Management (HBO niveau) diploma
2007 Stress counceling – Civas diploma
2004 Intensieve praktijkopleiding Management Assistente (HBO niveau) diploma
Secretary Management Institute, Eindhoven

Trainingen / workshops

2015 Workshop Privacy in de Arbeidsrelatie
Dossiervorming Wet Werk en Zekerheid
Arbeidsvoorwaarden (HR Academy)
2007 Training Procesmanagement
Training Communicatiestijlen
2003 Timemanagement
1997 Verkooptraining Exact
1989 NIBE Binnenland (diploma)
1988 NIBE Grondbeginselen Zakelijke Kredietverlening (diploma)
1988 NIBE Basisopleiding (certificaat)

Computerkennis & vaardigheden o.a.

MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
Baan, Quickstep (ERP)
Exact Globe (ziekteverzuimbeheer)

Talenkennis

Nederlands moedertaal
Engels goed

Werkervaring

Werkgever: Handelsmaatschappij te Hoofddorp
Periode: februari 2015 – heden
Functie: Directiesecretaresse (leidinggevend)/HRM
Belangrijkste taken:

  • Organisatorische en administratieve ondersteuning directeur:
  • Kritisch meelezen in de mailboxen en actie ondernemen waar nodig;
  • Zelfstandig opstellen van brieven en e-mails;
  • Actiepunten en taken bewaken;
  • Aanspreekpunt voor interne en externe partijen, ontvangst van gasten;
  • Bijeenkomsten, evenementen, reizen en hotels regelen;
  • Contracten administratie;
  • Ondersteunende rol bij audits;
  • Pro actief meedenken in de dagelijkse gang van zaken en sparringpartner;

Verantwoordelijk voor HRM zaken:

  • ­Ideeën en verbeteringen aandragen voor beleid;
  • Verantwoordelijk voor werving & selectie nieuw personeel;
  • Ziekteverzuimbewaking en rol van Casemanager;
  • Ondersteuning bij juridische (arbeidsrechtelijke) kwesties;
  • Adviserende rol bij ontwikkeling medewerkers;
  • Opstellen en bijhouden van personeelshandboek en secundaire arbeidsvoorwaarden;
  • Opstellen van formulieren ter standaardisatie van personeelsdossiers;
  • Maken van teksten voor op de website t.b.v. het aantrekken van nieuw personeel;
  • Opstellen social media code.

Leidinggevende functie:

  • Leidinggeven aan en coachen van 2 secretaresses;
  • Houden van individuele voortgangs- en beoordelingsgesprekken;

Werkgever: Handelsmaatschappij
Periode: januari 2010 – februari 2015
Functie: Manager Operations
Belangrijkste taken:

  • ­Leidinggeven aan en coachen van een team van 5 medewerkers;
  • Planning opstellen, bewaken en coördineren van taken;
  • Opstellen van werkbeschrijvingen en procedures;
  • Houden van individuele voortgangs- en beoordelingsgesprekken;
  • Officemanagement, o.a.: beheren huurovereenkomst en dienstverleningsovereenkomsten, verzekeringen, ICT beheer, opstellen van formulieren, voorraadbeheer, onderhouden website, boeken van reizen, overige facilitaire zaken als schoonmaak, onderhoud pand, drukwerk etc.;
  • Controleren van facturen;
  • Ondersteuning Directie en Bestuur, waaronder voorbereiden en notuleren van bestuursvergaderingen, bewaking actiepunten, regelen van personeels- en bestuursuitjes, inplannen van afspraken;
  • Zelfstandig verzorgen van correspondentie en administratieve afhandeling;
  • Organiseren van jaarlijkse ledenvergadering en andere evenementen en bijeenkomsten;
  • Personeelsmanagement, o.a.: verantwoordelijk voor werving & selectie nieuw personeel en ontwikkeling medewerkers; ziekteverzuimbewaking en rol van casemanager, opstellen en bijhouden Personeelshandboek; personeelsdossiers beheren, loonmutaties;
  • Verantwoordelijk voor het voldoen aan de eisen van het CBO Keurmerk en het College van Toezicht;
  • Initiëren en begeleiden diverse projecten;
  • Onderhouden contacten externe organisaties, leveranciers en (buitenlandse) zusterorganisaties.

Werkgever: Consultancy
Periode: juni 2007 – december 2009
Functie: Accountmanager
Belangrijkste taken:

  • ­Het werven en selecteren van personeel (vast of interim) op HR / Payroll gebied;
  • Het matchen van kandidaten aan opdrachtgevers;
  • Het aanbieden en plaatsen van eigen consultants en interimmers voor tijdelijke opdrachten;
  • Het verkopen van consultancy trajecten en HR tools;
  • Het maken van offertes;
  • Acquisitie en relatiebeheer;
  • Contacten onderhouden met en bezoeken van opdrachtgevers;
  • Het onderhouden van netwerken, informatie verstrekken aan belangstellenden op bijeenkomsten als beursen en seminars;
  • Meedenken over nieuw relatiebeheer systeem (CRM).

Werkgever: Hypotheekvertrekker te Amsterdam
Periode: maart 2006 – mei 2007
Functie: Officemanager met P&O taken
Belangrijkste taken:

Het structureren en optimaliseren van het office management en P&O.

Office manager:

  • ­Leiding geven aan receptioniste/telefoniste;
  • Verantwoordelijk voor facilitaire zaken, waaronder alle zaken aangaande het huurpand, kantoorvoorraad, contacten schoonmaakbedrijf en andere leveranciers;
  • Opstellen van werkbeschrijvingen en procedures;
  • Ondersteuning Directieleden, waaronder zelfstandig correspondentie voeren, notuleren, agendabeheer, telefoontjes afhandelen en prioriteren;
  • Opleidingen en Introductiedagen verzorgen;
  • Juridische kwesties voorbereiden;

P&O taken:

  • ­Nieuwe medewerkers werven/selecteren en het traject van in- en uitdiensttreding verzorgen;
  • Personeelsadministratie verzorgen, optimaliseren en beheren van personeelsdossiers;
  • Ziekteverzuimbewaking, rol van casemanager;
  • Personeelshandboek opstellen en onderhouden;
  • Eerste aanspreekpunt voor medewerkers/management inzake arbeidsvoorwaarden en HR-gerelateerde vragen.

Werkgever: Handelsmaatschappij te Wormerveer
Periode: juli 2004 – februari 2006
Functie: Officemanager met P&O taken
Belangrijkste taken:

Het opzetten en structureren van de afdeling office management en P&O.

Officemanager:

  • ­Verantwoordelijk voor facilitaire zaken, wagenparkbeheer en mobiele telefoons;
  • Opstellen van werkbeschrijvingen en procedures;
  • Travelmanagement (complexe reisschema’s) en organiseren van (internationale) beursdeelnames;
  • Juridische kwesties afhandelen met advocaat/jurist;
  • Visum aanvragen en werkvergunningen voor personeel in Nederland of China regelen;
  • Communicatie en Marketing ondersteunende werkzaamheden;
  • Onderhouden Relatiebeheer systeem.

P&O taken:

  • ­Nieuwe medewerkers werven/selecteren en het traject van in- en uitdiensttreding verzorgen;
  • Personeelsadministratie structureren/optimaliseren en beheren van personeelsdossiers;
  • Ziekteverzuimbewaking, rol van casemanager;
  • Personeelshandboek opstellen en onderhouden;
  • Eerste aanspreekpunt voor medewerkers/management inzake arbeidsvoorwaarden en HR-gerelateerde vragen.

Werkgever: Handelsmaatschappij te Amsterdam
Periode: december 2001 – juni 2004
Functie: Office manager met P&O taken
Belangrijkste taken:

Officemanager taken:

  • ­Correspondentie (in Nederlands en Engels), notuleren;
  • Organiseren en voorbereiden van meetings met leveranciers;
  • Controleren van in- en verkoopfacturen;
  • Kantoorvoorraad bijhouden;
  • Buitenlandse reizen boeken;
  • Overbrengen van instructies en wensen van de manager;
  • Signaleerfunctie en aanspreekpunt voor collega’s;

P&O taken:

  • ­Personeelsadministratie en beheren en up to date houden van personeelsdossiers;
  • Vakantiedagen en ziekte registreren;
  • Voorlichting en communicatie over personeelszaken en arbeidsvoorwaarden;
  • Onderhouden en uitvoeren van arbeidsvoorwaarden.

Werkgever: Uitzendbureau te Haarlem/Zaandam
Periode: december 1999 – december 2001
Functie: Sales executive
Belangrijkste taken:

  • ­Verantwoordelijk voor acquisitie / sales in Haarlem en later in Zaandam.  ­ Gemiddeld 4 bedrijven per dag bezoeken, verkoopgesprekken voeren, zelf telefonisch afspraken maken;
  • Acties samen met de binnendienst bedenken om meer uitzendkrachten en klanten aan te trekken;
  • Overdragen van klanteninformatie aan intercedentes/vestigingsmanager en management rapportage;
  • Offertes opstellen, relatiebeheersysteem up to date houden en 1 x per jaar salesplan opstellen.

Werkgevers: Handelsmaatschappijen en banken
Periode: 1986- 1999
Functies: administratief

 

Heeft u interesse in deze zeer ervaren Directiesecretaresse / Office Manager HR voor uw onderneming?