Executive / Project Assistant NL/E uit Almere

PA Online stelt graag aan u voor: Onze Executive / Project Assistant NL/E uit Almere 

Onze Executive / Project Assistant NL/E uit Almere is een ervaren, resultaat gedreven Executive Assistant en Project Assistente. Sterk in communicatie, zeer ervaren in ondersteuning op- en aan hoog niveau, time management, reorganisatie van afdelingen, het vinden van zwakke en sterke punten en verbetering van efficiëntie. Sterk in het managen van projecten en in het motiveren van een team.

Onze Executive / Project Assistant NL/E let zeer op de details, terwijl zij de grote lijnen ook ziet.

Zij heeft menig symposium en groot evenement georganiseerd van A-Z. Zij heeft de travel policy aangepast en opnieuw onderhandeld, de kosten aldus zeer verminderd voor het bedrijf.

Skills

  • Communicatief sterk
  • Service gericht
  • Professioneel en ervaren
  • Onderhandelaar
  • Planner
  • Goede kennis van Word, Excel, PowerPoint, Outlook, LotusNotes en Oracle

Onze Executive / Project Assistant NL/E uit Almere is per direct fulltime beschikbaar.

OPLEIDING

2012                        Prince2 Foundation
2013                        Prince2 Practitioner
2012                        Getting Things Done
BHV (Eerste Hulp Verlener)
2009                        Time-Management
Workshops : Effective Assertiveness + Specialism (team)Managing
2007                        Intercultural Communication
2004                        FileMaker Pro
1999                        Congres met diverses seminars “the Management Secretary in Telecom business”
1998                        MS-Word ‘97 advanced en MS-Excel basic, Prof-Train inHilversum
1997                        Assurantie-B, module particulieren afgerond
Diverse telefooncursussen en trainingen
1994-1995                Middle-Management, Instituut Praehep in Almere
1979-1980                Directiesecretaresse, Schoevers in Amsterdam
1974-1979                Mavo – 4 Scholengemeenschap Pascal in Amsterdam

TALENKENNIS

Nederlands (moedertaal)
Engels (vloeiend)
Duits (matig)

COMPUTERVAARDIGHEDEN

Word, Excel, PowerPoint, Outlook, LotusNotes en Oracle

WERKERVARING

2010 – 2012

Executive Assistant van de General Manager en Operations Director bij een Amerikaans bedrijf in datacenters.

Taken: ondersteuning van de General Manager en Operations Director, managen van zeer drukke agenda’s, plannen van interne en externe vergaderingen/bijeenkomsten, schema’s opmaken voor inkomende (buitenlandse) bezoekers, boeken van reizen en hotels, onderhandelingen van contracten met reis- en andere boekingsagentschappen. Handelen en werken volgens Health & Safety en security processen. Assisteren in Marketing en Sales projecten, betrokken bij project bouw van een nieuw data center.

2006 – 2010

Executive Assistant (tevens Office Manager) van de President van een Taiwanees bedrijf in Amsterdam

Taken: volledige ondersteuning van de President (inclusief privé zaken), managen van zeer drukke agenda en privé afspraken, beheer en afhandeling inbox, plannen van interne en externe vergaderingen, verantwoordelijk voor het volledige reisbeheer, onderhandelen van contracten met vliegmaatschappijen, hotels en reisagentschappen. Verder het volledig Office management. Organiseren van het jaarlijk Symposium (4-landen toer, ca. 200 bezoekers)

2004 – 2006

Management Assistant / Office Manager bij wereldwijde leverancier van medische apparatuur in Amsterdam.

Taken: ondersteuning General Manager, inkomende/uitgaande correspondentie afhandelen, bijhouden agenda, inkoop, sales en voorraadbeheer. Boeken van reizen en hotels, bij afwezigheid van General Manager verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken, afhandelen klachten en reparaties, facturatie en verzending van goederen wereldwijd. Plus het volledige Office Management.

2003 – 2004

Management Assistant bij Bouwbedrijf in Bussum

Taken: ondersteuning van de Technisch Directeur. Afhandeling van zijn email, agenda management, voorbereiden en afhandelen correspondentie, voorbereiden en notuleren van vergaderingen. Verantwoordelijk voor tijdige afhandeling van aanbestedingen van grote bouwprojecten en bijhouden van resultaten

2002 – 2003

Management Assistant/Office Manager bij Bouwbedrijf in Almere

Taken: Ondersteuning van de Algemeen Directeur. Afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie. Afhandelen email, agendabeheer, voorbereiden vergaderingen en notuleren. Aansturen en leiding geven aan het secretariaat, receptie en kantinepersoneel (5 personen in totaal) plus het volledige Office Management.

1999 – 2002

Personal Assistant van de General Manager bij Kabelmaatschappij Benelux in Hilversum (Amerikaans bedrijf in telecom/glasvezel netwerken) Start up organisatie met een groei van ca. 90 medewerkers in 2 jaar.

Taken: rechterhand van de General Manager en actief lid van het Management Team.

Opzetten en organiseren van het kantoor, postkamer en archief, huisstijl, inrichten van het kantoor, management van het gebouw, regelen van recepties en klantenbijeenkomsten. Tevens “acting” Office Manager en waarnemend Human Resource. Onderhandelingen met leveranciers en contacten onderhouden met werving & selectie- en uitzendbureaus. Regelen van festiviteiten, zoals o.a. feestavonden voor de medewerkers, Sinterklaasfeest, Kerstfeest, Nieuwjaarsborrel, Paaslunch etc. Het regelen van vergaderaccommodaties, intern en extern, reizen/vluchten en hotelboekingen in binnen- en buitenland.

Algemene taken: 1e aanspreekpunt voor alle vragen. Correspondentie verzorgen, agenda beheren, presentaties maken, notuleren van Management vergaderingen, meedenken over lopende zaken en aanpassingen in de organisatie.

1998 – 1999

Assistant Director Marketing & Sales bij Farmaceutische Industrie in Almere

Taken: relatiebeheer (klanten) voor de Directeur en Accountmanagers, intern aanspreekpunt voor Account- en Rayonmanagers, inkoop/logistiek/verkoop afdelingen, afhandelen offertes, voorbereiden correspondentie, winstberekeningen, agendabeheer, redigeren accountplannen, nieuwe acties communiceren naar diverse afdelingen, organiseren van exhibitions, vergaderlocaties, notuleren, meedenken in organisatie m.b.t. business developments, bijhouden van marketing- en salesbudgetten.

1993 – 1997

Manager van afdeling CS & Sales bij Customer service and Sales department, divisie Cosmetica bij Handelsmaatschappij in Almere

Taken: order management, facturatie, klachtafhandeling, klanten- en after-sales service. Verantwoordelijk en aansturen van een team van 7 medewerkers.

1988 – 1993

Moederschap en diverse parttime banen

1983 – 1988

Manager afdeling Import/Export Italy (4 personen) bij Handelsmaatschappij in Amsterdam.

Taken: onderhouden van contacten, prijsonderhandelingen, winstberekeningen, facturatie, regelen en managen van transporten van Italië naar Holland en vice versa.

1979 – 1983

Diverse startfuncties, zoals telefoniste/receptioniste, administratief medewerkster.

HOBBY’S EN INTERESSES

Lezen, dansen, oriëntaals dansen (voor haar groep maakt zij tevens de kleding).

 

Bent u geïnteresseerd in deze Executive Assistant / Project Assistant? Neemt u dan s.v.p. contact met ons op.