Vacatures

Een nieuwe uitdaging?

GEZOCHT VOOR HET INVULLEN VAN VACATURES:  

Heb je minimaal 7 jaar secretariële werkervaring op hoog niveau, dus voor een RvB, RvC, CEO,  CFO, CIO etc.? Beheers je minimaal 2 talen uitstekend? En wil je fulltime werken?

Ben je geïnteresseerd in een van de onderstaande vacatures, schrijf je dan hier in onder vermelding van de betreffende vacature in het onderwerp.

Vacature

MANAGEMENT ASSISTANT, 24 uur/week verdeeld over 4 dagen, Veenendaal, deta-vast

Onze opdrachtgever beweegt zich in de personeelsontwikkeling in de creatieve industrie. Mede dankzij eigen onderzoek zijn zij permanent op de hoogte van ontwikkelingen in de markt, in technieken en in organisaties. Zij verzamelen en ontwikkelen kennis en vertalen die in praktische producten en diensten. Van advies op maat tot technische trainingen. Daarmee werken zij aan een gezonde, sterke en sociaal-innovatieve branche. Voor werkgevers en werknemers, sociale partners en de ministeries van OCW en SZW.

Als hoofdtaak verricht je werkzaamheden voor de afdeling Bedrijfsadvisering en Services. Daarnaast ben je in teamverband gezamenlijk verantwoordelijk voor het goed functioneren van het secretariaat en ondersteun je elkaar bij drukte van de werkzaamheden dan wel bij ziekte en/of afwezigheid van de overige secretaresses. In deze functie verricht je samen met 3 andere collega-secretaresses de volgende taken:

  • Verzorgen van correspondentie en rapporten;
  • Het voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
  • Projectadministratie;
  • Agendabeheer en archivering;

Je  profiel

Je hebt een dienstverlenende- en flexibele instelling. HAVO/MBO-werk en denkniveau, aangevuld met een secretaresseopleiding. Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal en ervaring met notuleren. Je bent een echte team player die zelfstandig, accuraat, klantgericht en proactief kan werken. Je hebt goede sociale- en communicatieve vaardigheden. De gangbare office pakketten hebben geen geheimen voor je.

Wie ben jij?

  • Een spin in het web voor de Buitendienst
  • Iemand die haar eigen baan creëert
  • Werk ziet en uit handen van de Buitendienst trekt, en zeker van de leidinggevende !
  • Initiatief neemt
  • Iemand die niet bang is om dat te doen
  • Commercieel is, maar zich ook aan procedures houdt
  • Notuleert
  • Afspraken maakt en meetings organiseert etc.
  • Collega’s van andere afdelingen vervangt bij ziekte en/of vakantie
  • Team player is
  •  Commerciële affiniteit heeft
  • Onderzoekend is

Het aanbod

Het betreft een dienstverband van 24 uur per week. Het dienstverband is vooreerst gedetacheerd via ons (als een soort langere proefperiode) met uitzicht op een vast dienstverband bij gebleken geschiktheid. Bij een fulltime dienstverband is het salaris afhankelijk van leeftijd en ervaring maximaal € 2.362,00  bruto per maand.

Interesse? Stuur dan s.v.p. je CV vergezeld van je motivatie per mail via het inschrijfformulier onder vermelding van deze vacature.

Vacature

PA TO A FRENCH DIRECTOR + HR MANAGER OF AN INTERNATIONAL ORGANISATION, full-time, long term contract, Utrecht region (kandidaten voorgesteld)

For our client in the Utrecht region we are looking for an excellent Personal Assistant to offer well experienced support to the kind and very busy as well as demanding French Director of an international company.

Are you the person we are looking for? Do you have an excellent command of the English as well as the French language? Have you got the experience of over 10 years of being a PA at BoD level and ‘what it takes’ to be a great PA? Do you wish to work full-time?

Is so, please, check the requirements below. If you do meet all these requirements, kindly submit your resume in both the English and Dutch language and mention the job you are interested in through our registration form.

RESPONSIBILITIES AND MAIN ACTIVITIES:

JOB PURPOSE

To provide efficient and excellent support and act with integrity being the Personal Assistant to the French Director of an international company in the Utrecht region.

KEY RESPONSIBILITIES:

  • Provide accurate support to the above roles on a PA level
  • Screen all telephone calls and emails and act independently on calls and mails where possible
  • Complex diary management
  • Co-ordinate meeting agendas, minutes, location, schedules, etc.
  • Produce first-class, confidential presentation visuals and reports using best-practice graphics and computer capabilities
  • Maintain personal records of all key reports
  • Update and distribute the Supply Chain department’s weekly movement schedule
  • Point of contact for external and internal enquiries to the SC hub
  • Organise offsite conferences and meetings etc
  • Maintain expenses for the above roles
  • Book flights for the above roles
  • Administrative tasks (CARs, PO numbers, invoices)
  • Making excellent PowerPoint presentations

KEY ATTRIBUTES/SKILLS:

  • Knowing the business, be aware of what is going on
  • Encourage and demonstrate a team approach and be aware of and sensitive to office politics
  • Willingness to take on special projects and have the flexibility, commitment, energy and drive to see projects through to a conclusion
  • Demonstrate and promote a high level of commitment (to customer service)
  • Consistently high standards of work, behaviour, time keeping, etc.
  • Really excellent PowerPoint presentation making skills (!!!)

Ability

  • Ability to work efficiently and effectively, without supervision, in a fast moving environment where priorities change frequently
  • Ability to read, understand, prioritise and action, where possible, all incoming post, e-mails and messages
  • Able to maintain an awareness of key issues and current projects in relation to all aspects of the Supply Chain hub
  • Ability to work to tight deadlines and pressure at times
  • Discipline to ensure that the VP’s are kept up to date with issues on a day to day basis especially when they are travelling or out of the office for any length of time

EXPERIENCE & COMPETENCES:
  • Pro-active, self starting, responsible and able to take decisions
  • Significant flexibility of working hours depending on workload
  • Versatile, strong communication skills and relatively assertive personality
  • Display total confidentiality in all matters
  • Enhanced social and communication skills, stay calm in a crisis and be assertive when required.
  • High level of tolerance and patience
  • Good people skills (when handling visitors, telephone enquiries etc.

Vacature

EXPERIENCED SALES ASSISTANT / ADMINISTRATOR, EINDHOVEN, fulltime, Dutch, English and German (native) languages required, preferably with some technical knowledge

THE POSITION

1. Purpose of the Job

The primary responsibility of the Sales Operations Coordinator (SOC) is order management. Working in a team environment, you will accurately and efficiently process purchase orders, and follow those orders through shipment. As a SOC you will be the primary contact for purchasing representatives in distributor, reseller and end-user accounts. You will develop positive working relationships with these representatives as well as the internal HSM functions required to effectively serve them

2. Principal Responsibilities

  • Accurate and efficient order management using the ERP system
  • Positive interaction with Planners, Shipping, and Credit functions to facilitate exceptional services to customers.
  • Accurate and efficient management of credits, debits and return requests (RMA)
  • Provide continuous training to customers on order entry processes containing: product information, website, configuration, spare part web shop etc.
  • Provide customers with accurate lead time, price and product information on their orders (sending acknowledgement, open order report)
  • Customer complaint handling

3.  Principal Networks & Contact Links

Internal

  • Accounting control
  • Sales Reps Region
  • Planners EMEA
  • Logistic clerks Eindhoven-Wincanton

External

  • Customers (purchasing department)

4. Supervisory Responsibilities

NA

5. Geographic Scope & Travel Requirements

Depending on region of responsibilities

CEU, NEU, SEU, MEA, RUSSIA or shared within CEU, NEU, SEU

6. Key Performance Measures

  • Timely entry of orders
  • Timely closure of disputes
  • Timely response to customer complaints
  • Customer satisfaction (through surveys)

THE CANDIDATE

1. Education Required

  • Associates degree

2. Work Experience Required

  • 1-2 years customer service experience required; 3-5 preferred

3. Technical Skills & Specific Knowledge Required

  • Some knowledge of electronics and computer peripherals with a proven ability to learn new products and applications.
  • Strong computer skills

4. Behavioural Competencies Required

  • Proven ability to follow established processes with a strong attention to detail
  • Team player who is professional and diplomatic in dealings with internal and external customers.

5. Language Requirements

  • Fluent knowledge of English, Dutch and German

Ben je geïnteresseerd? Stuur dan s.v.p. je CV vergezeld van je motivatie per mail via het inschrijfformulier onder vermelding van de vacature waarin je geïnteresseerd bent.