Een nieuwe uitdaging?

GEZOCHT VOOR HET INVULLEN VAN VACATURES:  

Heb je minimaal 7 jaar secretariële werkervaring op hoog niveau, dus voor een RvB, RvC, CEO,  CFO, CIO etc.? Beheers je minimaal 2 talen uitstekend? En wil je fulltime werken?

Ben je geïnteresseerd in een van de onderstaande vacatures, schrijf je dan hier in onder vermelding van de betreffende vacature in het onderwerp.

Vacature

BESTUURSSECRETARESSE VOOR SECRETARIS/DIRECTEUR IN GRONINGEN MET ABSOLUTE ERVARING BIJ OVERHEIDSINSTELLING, fulltime, vaste baan (kandidaten voorgesteld)

Bedrijfsomschrijving

Voor een overheidsorganisatie in Groningen zoeken wij z.s.m. een ervaren bestuurs/directiesecretaresse voor 36 uur per week. Je maakt deel uit van het bestuurssecretariaat en ondersteunt de secretaris/directeur. De secretaris/directeur heeft een publieke functie en daarom is een hoge mate van kwaliteit en discretie van het grootste belang.

Functieomschrijving

In deze functie wordt verwacht dat je op een effectieve en efficiënte manier secretariële en logistieke ondersteuning biedt aan de secretaris/directeur. De secretaris/directeur heeft een complexe agenda waarin voortdurend rekening gehouden moet worden met prioriteiten binnen de politieke actualiteit. Dat betekent dat gemaakte afspraken vaak opnieuw ingepland moeten worden, voortdurend rekening houdend met allerlei belangen en prioriteiten.
De bestuurder wordt voortdurend benaderd met allerlei verzoeken en vragen vanuit diverse hoeken. Je signaleert bijzonderheden in deze verzoeken en legt mogelijke verbanden met de actualiteit. Je kunt deze zaken zelfstandig en adequaat afhandelen of ervoor zorgen dat de verzoeken binnen de organisatie verder afgehandeld worden. Je bewaakt hierbij ook de voortgang en staat externe contacten te woord over deze voortgang.

Je bent bekend of laat je tijdig informeren over actuele en lopende zaken binnen en buiten de organisatie, gericht op relevante zaken in de pers en op stedelijk, regionaal, provinciaal en landelijk bestuur. Je bent een op en top gastvrouw/man en bent ervaren met het werken met nieuwe media en verdergaande digitalisering in het secretariële vakgebied.

Hiernaast vervul je ook andere secretariële werkzaamheden zoals:
Zelfstandig afhandelen van binnenkomende vragen/verzoeken
Proactief omgaan met in- en uitgaande post/e-mail
Organiseren van bijeenkomsten
Vergaderstukken digitaliseren/versturen
Procesbewaking
Verslaglegging in geval van calamiteiten
Vervanging van de andere (bestuurs)secretaresses in het team en aandacht hebben voor het ’teamgevoel’.

Functie-eisen

• Minimaal 5 jaar ervaring als bestuurs- of directiesecretaresse bij een overheidsorganisatie *
• Gemeentelijke/bestuurlijke ervaring binnen gemeente/provincie of een ander ambtelijk orgaan is een harde eis van onze opdrachtgever
• HBO werk- en denkniveau, en een afgeronde secretariële opleiding (bij voorkeur Schoevers)
• Uitstekende kennis en vaardigheid in het werken met softwarepakketten voor agenda, tekst- en gegevensverwerking en presentaties (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Bekend en ervaren met de social media
• Ervaring met het werken met de iPad en de software hierop: Dorpbox, Evernote etc.
• Uiterste discretie: Om kunnen gaan met vertrouwelijke en gevoelige informatie in een bestuurlijke/politieke omgeving, stevige proactieve houding en selecterend vermogen
• Flexibel, functioneel en efficiënt kunnen omgaan met het werkaanbod en de beschikbare verwerkingstijd
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid, zeer goede kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Jij bent een kei in prioriteiten stellen en kan zelfstandig beslissingen nemen
• Stressbestendig
• Efficiënt
• Teamplayer die zelfstandig goed uit de voeten kan
• Uiterst accuraat (let op de kleinste details)
• Organisatietalent
• Discreet
• Communicatief vaardig
•  Pro actief in de breedste zin van het woord
•  Daadkrachtig, afspraak is afspraak mentaliteit

* Indien je geen ervaring hebt als secretaresse op dit niveau bij een overheidsorganisatie, dan kunnen wij je sollicitatie helaas niet in behandeling nemen.

Arbeidsvoorwaarden

Onze opdrachtgever biedt je een uitdagende functie voor 36 uur per week voor een vast dienstverband. Salarisindicatie: afhankelijk van opleiding en werkervaring maximaal € 3.053,- (o.b.v. een 36-urige werkweek). Daarnaast heeft deze opdrachtgever een uitstekend pakket aan arbeidsvoorwaarden.

Sollicitatieprocedure

Ben jij de persoon die onze opdrachtgever gaat verblijden met zijn/haar talenten en kwaliteiten?　Stuur direct je sollicitatie via info@paonline.nl onder vermelding van ‘Secretaresse overheidsinstelling Groningen’ voorzien van je motivatie.

Vacature

EXPERIENCED SECRETARY FOR 2 MANAGING DIRECTORS, Dutch/English, Amsterdam center, 24 h/week (4×6), contract (fullfilled)

For our client in the financial markets in the center of Amsterdam we are looking for – by exeption- a part time secretary, who will work for two Managing Directors for 24 h/week (4×6). The right candidate will report to the Office Manager.

You present yourself well, have ample secretarial work experience, are dilligent, flexible and know how to handle (yourself in) a tough financial culture.

Position:

• Offering secretarial services to both very busy Managing Directors
• Complex schedule management
• Answering phone calls and filtering the ones you can handle yourself
• Internal and external relations management
• Organizing and preparing meetings
• Making sure the participants have the documents necessary for the meeting(s)
• Taking minutes during the meetings
• Independant correspondence by post and mail
• Filtering and dividing the incoming correspondence by post and mail
• Taking care of the reporting to be done by both Managing Directors
• Filing
• And anything and everything that is necessary to do the job right

Requirements:

• A minimum 5 years of secretarial work experience
• Excellent command of the Dutch and English languages
• The Italian language is an advantage
• Absolute financial insight
• Excellent command of MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, LotusNotes
• Stress resistant
• Good communicative and organizational skills
• You are an orderly person and such are your work and your desk
• You live in Amsterdam or very close by.

Are you the person we are looking for? Do you meet all the requirements? If so, please, then do not hesitate to send us your resume and motivation letter via our registration form.

Vacature

DIRECTIESECRETARESSE VOOR CEO EN CFO, NL/E, met minimaal 7 jaar werkervaring op hoog niveau, Rotterdam (ingevuld)

Wij zoeken voor onze opdrachtgever een fantastische meertalige en representatieve Directiesecretaresse, d.w.z. voor de CEO en CFO in vaste dienst.

Je hebt een lange en brede werkervaring als Directiesecretaresse / Personal Assistant. Het is heel belangrijk dat je zowel de Nederlandse als Engelse taal bijzonder goed beheerst. Je bent tevens een echte aanpakster, een sparring partner, een gastvrouw en de spil voor de Directie, zowel intern als extern.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden zijn o.a.:

• Complex agendabeheer van beide Directeuren
• E-mailbeheer en bewaken en signaleren van acties
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen en andere evenementen
• Bewaken en (laten) opvolgen van acties en besluiten
• Spilfunctie voor de Directie zowel intern als extern
• Relatiebeheer, waarbij zowel de Nederlandse als Engelse taal dagelijks gebruikt worden (voertaal: Engels)

Vereisten:

• Je hebt minimaal 7 jaar werkervaring als Directiesecretaresse / PA op hoog niveau
• Je beheerst zowel de Nederlandse als Engelse taal daadwerkelijk uitstekend
• Extra taal of talen zijn een pré
• Je beheerst Word, Excel, Outlook, PowerPoint heel erg goed
• Je bent opgeruimd (letterlijk en figuurlijk), een echte aanpakster, oplossingsgericht, stressbestendig, organisatorisch en communicatief sterk, een sparring partner en een netwerker

Ben je geïnteresseerd? Stuur dan s.v.p. je CV vergezeld van je motivatie per mail via het inschrijfformulier onder vermelding van de vacature waarin je geïnteresseerd bent.